Begründung für die Verabschiedung einer Richtlinie zur Dokumentenaufbewahrung und -vernichtung

Historisch gesehen, und zwar aus der Zeit vor elektronischen Aufzeichnungen, war ein Hauptgrund für eine Richtlinie zur Aufbewahrung und Vernichtung von Dokumenten (“DRD-Richtlinie”), Platz und Geld zu sparen, indem Papierdokumente vernichtet wurden, die für eine Organisation nicht mehr benötigt oder vorgeschrieben wurden.

Gleichzeitig war ein weiterer Hauptgrund für die DRD-Politik die Sicherstellung, dass die Organisation Dokumente aufbewahrte, die für geschäftliche oder regulatorische Zwecke benötigt werden könnten. Ein Beispiel hierfür war die Aufbewahrung von Steuerdokumenten für den Fall einer Prüfung oder anderer Untersuchungen. Ebenso wurden Personalakten als aufbewahrungswürdig erachtet. Vertragsdokumente sowie solche, die sich auf das Eigentum an den Vermögenswerten der Organisation beziehen, spielen bei einer solchen Politik ebenfalls eine Rolle. Unternehmen in regulierten Branchen können andere Anforderungen haben.

Darüber hinaus wurde die Dokumentenaufbewahrung im Falle eines Rechtsstreits oder einer behördlichen Untersuchung zu einem wichtigen Aspekt. Insbesondere angesichts der Entwicklungen in der elektronischen (oder E-) Discovery konnte die ordnungsgemäße Verwaltung und rechtzeitige Vernichtung elektronischer (sowie Papier-) Dokumente für ein Unternehmen, das gezwungen ist, sperrige und umfangreiche Unterlagen angesichts von Discovery-Anfragen zu durchsuchen, erhebliche Kosten sparen. Zu diesem Zeitpunkt ist die Einhaltung der Gesetze in Bezug auf Discovery im Rechtsstreit und behördliche Untersuchungen ein weiterer wichtiger Grund für die Einführung und Aufrechterhaltung einer geeigneten DRD-Richtlinie und eines entsprechenden Programms.

Das IRS-Formular 990 schreibt vor: “Eine Richtlinie zur Aufbewahrung und Vernichtung von Dokumenten identifiziert die Verantwortlichkeiten von Mitarbeitern, Freiwilligen, Vorstandsmitgliedern und externen Personen für die Aufbewahrung und Dokumentation der Lagerung und Vernichtung der Dokumente und Unterlagen der Organisation.”

Überlegungen und Verfahren zur Umsetzung einer DRD-Richtlinie

A. Zuerst erörtern Sie die Arten, wie Dokumente erstellt oder generiert werden.

Bezüglich jedes Mitarbeiters oder jeder organisatorischen Funktion, werden Dokumente erstellt, die leicht von anderen getrennt werden können, sodass, wenn es an der Zeit ist, diese Dokumente zu vernichten (oder aufzubewahren), sie leicht aus den anderen zum Zweck der Entsorgung aussortiert werden können? Zum Beispiel, auf individueller Basis pro Mitarbeiter, werden E-Mails und andere Dokumente von so erheblich unempfindlicher Natur erstellt, dass sie gelöscht werden könnten, selbst angesichts einer "Litigation Hold" (Einbehaltung von Beweismitteln im Falle eines Rechtsstreits) in Bezug auf andere, sensiblere Dokumente? Obwohl diese Diskussion nicht zwangsläufig die Bestimmungen der DRD-Richtlinie diktieren wird, kann sie weitgehend dazu beitragen, einen Hauptzweck der Richtlinie zu erreichen – Ressourcen (wie Geld und Platz) zu schonen –, indem Dokumentenströme so identifiziert werden, dass die DRD-Richtlinie routinemäßig die Vernichtung von Dokumenten vorsieht. Idealerweise möchten Sie Dokumente so erstellen und archivieren, dass Dokumente mit ähnlichen Ablaufsdaten leicht identifiziert und vernichtet werden können.

B. Prüfen Sie, ob bereits Richtlinien vorhanden sind, und falls ja, ob diese beibehalten werden sollten.

C. Ermitteln Sie, wie Datenschutzgesetze auf Dokumente und Daten von und in Bezug auf Mitarbeiter und Mitglieder/Spender/Freiwillige angewendet werden.

Die Richtlinie und die damit verbundenen Verfahren sollten die vollständige Einhaltung solcher Datenschutzgesetze gewährleisten oder ermöglichen. Darüber hinaus sollten solche Verfahren regelmäßig auditiert und überprüft werden können.

D.  Überlegen Sie sorgfältig die Verantwortlichkeiten von Mitarbeitern, Freiwilligen, Vorstandsmitgliedern und externen Personen (einschließlich Partnerorganisationen und Koalitionspartnern) für die Aufbewahrung und Dokumentation der Lagerung und Vernichtung von Dokumenten und Unterlagen der Organisation.

Obwohl die IRS in ihren 990-Anweisungen impliziert, dass Freiwillige diesbezüglich eine gewisse Verantwortung und tatsächlich eine besondere Verantwortung tragen sollten, sollten die Freiwilligen so wenig Verantwortung wie möglich tragen. Jeder, der ein Freiwilliger ist (was bedeutet, dass er seine Zeit, kostenloswerden es sich doppelt überlegen, weiterhin ehrenamtlich tätig zu sein, wenn sie dafür verantwortlich sind, Dokumente auf ihren persönlichen oder geschäftlichen Computern für einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren, Dokumente auf ihren Computern zu suchen und/oder bestimmte Dokumente zu vernichten. Diese Verantwortlichkeiten sollten stattdessen bei der Geschäftsleitung und dem Personal liegen.

Ö.   Stellen Sie sicher, dass die Richtlinie Standards für die Dokumentenintegrität enthält, einschließlich Richtlinien für die Handhabung elektronischer Dateien, Sicherungsprozeduren, Archivierung von Dokumenten und regelmäßige Überprüfungen der Zuverlässigkeit des Systems. Berücksichtigen Sie nur Anforderungen, die nachweislich innerhalb der Fähigkeiten des Unternehmens erfüllt werden können. (wenn die Organisation die Richtlinie nicht einhalten kann, dann nicht einführen). Das Schlimmste, was eine Organisation tun kann, ist, Richtlinien zu verabschieden, die sie nicht einhält, da dann sicherlich Haftung eintritt.

F.   Stellen Sie einen spezifischen Politikverwalter (mit Assistenten, falls erforderlich) zur Verfügung, der für die Verwaltung der Politik verantwortlich ist.

Zu den Verantwortlichkeiten dieser Person gehört die regelmäßige Überprüfung der Richtlinien auf ihre aktuelle Relevanz und Konformität. Ist dieser Administrator nicht der Geschäftsführer/CEO, sollte sich der Administrator an diese Person wenden (da diese letztendlich für fast alles verantwortlich ist).

G.  Die Richtlinie muss spezifische Verfahren für die Einleitung eines Litigation Holds enthalten, wenn ein Rechtsstreit, eine Prüfung oder eine behördliche Untersuchung vernünftigerweise absehbar ist.

Wie oben angegeben, ist dies ein Bereich, in dem die Haftung erheblich sein kann, wenn keine ordnungsgemäßen Verfahren eingeführt und befolgt werden.

H. Sobald die Richtlinie verabschiedet ist, sollte sie den Mitarbeitern in einem Umfang erläutert werden, der es ihnen ermöglicht, zu ihrer Einhaltung beizutragen.

I.   Die DRD-Richtlinie sollte dem Vorstand sorgfältig erläutert und von ihm angenommen werden.

Vor der Verabschiedung sollte festgelegt werden, wo die Richtlinie in der Dokumentation der Organisation platziert werden soll. Alternativen können beispielsweise ein Mitarbeiterhandbuch, eine Satzung, ein Handbuch für Vorstandsrichtlinien und -verfahren oder ein eigenständiges Dokument sein. Es sollte auch festgelegt werden, auf welche Weise die Richtlinie verabschiedet werden muss oder wird – beispielsweise durch den Vorstand (empfohlen), durch die Mitglieder oder durch beide.

J.  In jedem Fall muss die Richtlinie an alle betroffenen Interessengruppen wie z. B. Mitarbeiter, Direktoren, Mitglieder und Freiwillige verbreitet werden. Schließlich sollte die Organisation nur Richtlinien verabschieden, von denen sie überzeugt ist, dass sie diese einhalten kann. Es könnte schlimmer sein, eine Richtlinie zu verabschieden, die nicht befolgt wird, als gar keine Richtlinie zu haben.

Übungstipps

• Aufbewahrungsrichtlinien gelten gleichermaßen für Dokumente, die in der Cloud, auf einem Server oder in einem Aktenschrank gespeichert sind. Wenn Ihre gemeinnützige Organisation digitale Speicherung nutzt, stellen Sie sicher, dass Sie einen Sicherungsplan haben!
• Während eine Aufbewahrungsrichtlinie den Mitarbeitern grünes Licht gibt, bestimmte Dokumente (vorzugsweise nach einem Zeitplan) wegzuwerfen, sollten Sie bei der Erstellung einer Richtlinie speziell für Ihre gemeinnützige Organisation überlegen, ob es bestimmte Arten von Dokumenten oder spezifische Dokumente gibt, die im Interesse der Geschichte oder des institutionellen Gedächtnisses dauerhaft aufbewahrt werden sollten.
• Landesgesetze in Bezug auf die Beschäftigung (wie jene, die Beschäftigung/Lohnabrechnung regeln) variieren von Bundesstaat zu Bundesstaat und haben oft Auswirkungen auf die Richtlinien zur Aufbewahrung von Dokumenten.
• Gemeinnützige Organisationen, die minderjährige Kinder betreuen, müssen möglicherweise Aufzeichnungen, die sich auf minderjährige Kinder beziehen, mindestens bis zur Volljährigkeit des Kindes aufbewahren, zuzüglich der Zeit, die die staatliche Verjährungsfrist vorsieht, damit das nun volljährige Kind einen Anspruch gegen die gemeinnützige Organisation geltend machen kann.
• Klären Sie mit dem professionellen Berater/der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, die die jährlichen Steuererklärungen Ihrer gemeinnützigen Organisation bei der IRS erstellt, welche Dokumente für den Fall einer IRS-Prüfung benötigt werden und wie lange diese aufbewahrt werden müssen.
• Ihre gemeinnützige Organisation möchte möglicherweise eine Präambel zu ihrer Richtlinie aufnehmen, die die Verbindung zwischen einer Richtlinie zur Aufbewahrung von Dokumenten und der treuhänderischen Pflicht des Verwaltungsrats betont. Diese Formulierung stammt vom Minnesota Council of Nonprofits, Principles and Practices for Nonprofit Excellence. “…Die Annahme einer Richtlinie zur Aufbewahrung von Dokumenten legt Richtlinien fest und erleichtert die Erfüllung der Sorgfaltspflicht durch die Direktoren, schafft Transparenz und gewährleistet die Einhaltung von Vorschriften.’
• Auch wenn es vielleicht nicht offensichtlich ist, sind E-Mail-Protokolle “Dokumente”, die ebenfalls in der Dokumentenaufbewahrungsrichtlinie der gemeinnützigen Organisation behandelt werden sollten.

Besondere Berücksichtigung bestimmter Gruppen:

Sarbanes-Oxley-Anforderungen 

Abschnitt 802 (Strafen für die Verfälschung von Dokumenten) des Sarbanes-Oxley Act (―SOX‖) fügte dem Bundesstrafgesetzbuch Section 1519 hinzu, der besagt:

Wer wissentlich eine Aufzeichnung, ein Dokument oder einen greifbaren Gegenstand verändert, zerstört, verstümmelt, verbirgt, verdeckt, fälscht oder eine falsche Eintragung vornimmt mit der Absicht, die Untersuchung oder ordnungsgemäße Durchführung einer Angelegenheit innerhalb der Zuständigkeit einer Abteilung oder Behörde der Vereinigten Staaten zu behindern, zu erschweren oder zu beeinflussen oder in einem Fall, der nach Titel 11 anhängig ist, oder im Zusammenhang mit einer solchen Angelegenheit oder einem solchen Fall oder in Erwartung einer solchen Angelegenheit oder eines solchen Falls, mit einer Geldstrafe nach diesem Titel, einer Freiheitsstrafe von nicht mehr als 20 Jahren oder beidem bestraft wird.

SOX-Abschnitt 1102 (Manipulation einer Aufzeichnung oder sonstige Behinderung eines behördlichen Verfahrens) fügte dem Abschnitt 1512 des Bundesstrafgesetzbuches einen neuen Unterabsatz (c) hinzu, der besagt:

(c) Wer vorsätzlich – (1) eine Aufzeichnung, ein Dokument oder einen anderen Gegenstand verändert, zerstört, verstümmelt oder verbirgt oder dies zu tun versucht, in der Absicht, die Integrität oder die Verfügbarkeit der Sache für ein Gerichtsverfahren zu beeinträchtigen; oder (2) auf andere Weise ein behördliches Verfahren behindert, beeinflusst oder erschwert oder dies zu tun versucht, wird mit einer Geldstrafe nach diesem Titel oder mit einer Freiheitsstrafe von nicht mehr als 20 Jahren oder mit beidem bestraft.

Zusätzlich zur möglichen strafrechtlichen Haftung kann eine zivilrechtliche Haftung aus der widerrechtlichen Zerstörung von Beweismitteln oder der „Spoliation“ resultieren.

Wenn bereits eine Klage gegen Sie eingereicht wurde (oder Sie eine Klage gegen andere eingeleitet haben)

Bundesregeln für Zivilprozessordnung

Unter anderem verlangt Regel 26(a)(1) der Federal Rules of Civil Procedure (“FRCP”) von einer Partei, dass sie freiwillig mitteilt

eine Kopie — oder eine Beschreibung nach Kategorie und Ort — aller Dokumente, elektronisch gespeicherten Informationen und physischen Gegenstände, die die offenlegende Partei in ihrem Besitz, ihrer Obhut oder ihrer Kontrolle hat und zur Untermauerung ihrer Ansprüche oder Einwände verwenden kann, es sei denn, die Verwendung dient ausschließlich der Widerlegung.;

FRCP 26(b)(1) besagt in relevantem Teil:

Parteien können Auskünfte über jede nicht privilegierte Angelegenheit erhalten, die für einen Anspruch oder eine Verteidigung einer Partei relevant ist – einschließlich der Existenz, Beschreibung, Natur, des Besitzes, Zustands und Standorts von Dokumenten oder anderen greifbaren Dingen sowie der Identität und des Standsorts von Personen, die von einer auffindbaren Angelegenheit Kenntnis haben. Aus gutem Grund kann das Gericht die Auskunft über jede Angelegenheit anordnen, die für den Streitgegenstand des Verfahrens relevant ist. Relevante Informationen müssen nicht vorprozessual zulässig sein, wenn die Auskunft vernünftigerweise dazu bestimmt scheint, zur Auffindung zulässiger Beweise zu führen.

Die FRCP 37(e) besagt:

Sofern keine außergewöhnlichen Umstände vorliegen, kann ein Gericht nach diesen Regeln keine Sanktionen gegen eine Partei verhängen, weil diese elektronisch gespeicherte Informationen nicht bereitgestellt hat, die durch den routinemäßigen, gutgläubigen Betrieb eines elektronischen Informationssystems verloren gegangen sind.

Bitte beachten Sie, dass “guter Glaube” ein Element dieser Verteidigung ist. Fahrlässigkeit, Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit im Umgang mit diesen Angelegenheiten führen zu Strafen.

Eine Organisation unterliegt einer Aufbewahrungs- (oder Zerstörungsstopp-) Pflicht, sobald ein Rechtsstreit, eine Prüfung oder eine behördliche Untersuchung vernünftigerweise absehbar ist. Zubulake gegen UBS Warburg, 220 F.R.D. 216 (S.D.N.Y. 2003).

Gleichzeitig muss ein Unternehmen zur Erfüllung der Aufbewahrungspflicht nicht die Vernichtung nicht relevanter Unterlagen einstellen. Vielmehr sollten die Parteien Schritte unternehmen, um die relevanten Informationen zu sichern, was manchmal als “prozessuale Sicherungsanordnung” bezeichnet wird. Siehe William T. Thompson Co. v. Gen. Nutrition Corp., 593 F. Supp. 1443, 1455 (C.D. Calif. 1984), wo das Gericht feststellte:

Während ein Kläger ist nicht verpflichtet, jedes Dokument in seinem Besitz aufzubewahren, sobald eine Klage eingereicht wurde. Es ist verpflichtet, alles zu bewahren, von dem es weiß oder vernünftigerweise wissen sollte, dass es für den Rechtsstreit relevant ist, vernünftigerweise geeignet ist, zur Entdeckung von zulässigen Beweismitteln zu führen, vernünftigerweise wahrscheinlich ist, dass es während der Discovery angefordert wird, und/oder Gegenstand einer anhängigen Discovery-Anforderung ist.

Musterrichtlinien zur Aufbewahrung und Vernichtung von Dokumenten

Aufbewahrungs- und Vernichtungsrichtlinie für Unterlagen (von Donors Forum – Laurens Auswahl)

1) Zweck

Der Zweck dieser Richtlinie ist es, sicherzustellen, dass notwendige Aufzeichnungen und Dokumente angemessen geschützt und aufbewahrt werden, und sicherzustellen, dass Aufzeichnungen, die nicht mehr von                   benötigt werden oder keinen Wert mehr haben, zur richtigen Zeit vernichtet werden. Diese Richtlinie dient auch dazu, den Mitarbeitern von                   bei der Erfüllung ihrer Verpflichtungen zur Aufbewahrung elektronischer Dokumente – einschließlich E-Mails, Webdateien, Textdateien, Ton- und Videodateien, PDF-Dokumente und aller Microsoft Office- oder anders formatierten Dateien – zu helfen.

2) Politik

Diese Richtlinie stellt die                        ’Richtlinien des Unternehmens zur Aufbewahrung und Vernichtung von Aufzeichnungen sowie zur Aufbewahrung und Vernichtung elektronischer Dokumente.

3) Verwaltung

Anbei als Anhang A ein Aufbewahrungsplan, der als der anfängliche Wartungs-, Aufbewahrungs- und Entsorgungsplan für physische Aufzeichnungen von ___________ und die Aufbewahrung und Entsorgung elektronischer Dokumente genehmigt ist. Der/die {Titel des Richtlinienverwalters einfügen} (der “Verwalter”) ist die für die Verwaltung dieser Richtlinie und die Umsetzung von Prozessen und Verfahren zur Sicherstellung der Einhaltung des Aufbewahrungsplans zuständige Person. Der Verwalter ist auch befugt: den Aufbewahrungsplan von Zeit zu Zeit zu ändern, um sicherzustellen, dass er den lokalen, bundesstaatlichen und bundesrechtlichen Gesetzen entspricht und die geeigneten Dokumenten- und Aufzeichnungskategorien für ___________ enthält; lokale, bundesstaatliche und bundesrechtliche Gesetze, die die Aufbewahrung von Aufzeichnungen betreffen, zu überwachen; das Aufbewahrungs- und Entsorgungsprogramm jährlich zu überprüfen; und die Einhaltung dieser Richtlinie zu überwachen.

4) Aussetzung der Entsorgung von Aufzeichnungen im Falle von Rechtsstreitigkeiten oder Ansprüchen

Im Falle, dass eine Vorladung oder Aufforderung zur Vorlage von Dokumenten zugestellt wird oder ein Mitarbeiter von einer behördlichen Untersuchung oder Prüfung bezüglich XXX Kenntnis erlangt oder von der Einleitung eines Rechtsstreits gegen oder bezüglich XXX, hat ein solcher Mitarbeiter den Administrator zu informieren und jede weitere Entsorgung von Dokumenten wird ausgesetzt, bis der Administrator, nach Beratung mit dem Rechtsbeistand, anderweitig entscheidet. Der Administrator wird die notwendigen Schritte unternehmen, um alle Mitarbeiter umgehend über jede Aussetzung der weiteren Dokumentenentsorgung zu informieren.

5) Anwendbarkeit

Diese Richtlinie gilt für alle physischen Unterlagen, die im Rahmen der Geschäftstätigkeit von entstehen, einschließlich Originaldokumenten und Kopien. Sie gilt ebenfalls für die oben beschriebenen elektronischen Dokumente.

Diese Richtlinie wurde vom Vorstand von am genehmigt. .

ANHANG A – AUFBEWAHRUNGSFRISTENPLAN

Die Aufbewahrungsfristen sind wie folgt strukturiert:

THEMA DES ABSCHNITTS

1. Rechnungswesen und Finanzen
2. Verträge
3. Unternehmensunterlagen
4. Korrespondenz und interne Vermerke
5. Elektronische Dokumente
6. Förderungsaufzeichnungen
7. Versicherungsunterlagen
8. Rechtsakten und Unterlagen
9. Verschiedenes
10. Gehaltsunterlagen
11. Rentenunterlagen
12. Personalakten
13. Grundbuchauszüge
14. Steuerunterlagen
15. Beitragsaufzeichnungen
16. Aufzeichnungen zu Programmen und Dienstleistungen
17. Fiskalische Sponsorenprojektakten

1. RECHNUNGSWESEN UND FINANZEN

1. Aufbewahrung und Vernichtung von Kreditkartenunterlagen

Eine Kreditkarte kann für die folgenden Produkte und Dienstleistungen verwendet werden: .

Alle Aufzeichnungen, die die Kreditkartennummer eines Kunden enthalten, müssen in einer Schreibtischschublade oder einem Aktenschrank aufbewahrt werden, wenn sie nicht unmittelbar von den Mitarbeitern verwendet werden.

Wenn sich herausstellt, dass Informationen auf einem Dokument, das Kreditkarteninformationen enthält, über 2 Jahre aufbewahrt werden müssen, wird die Kreditkartennummer aus dem Dokument ausgeschnitten.

2. VERTRÄGE

3. Gesellschaftsakten

4. SCHRIFTVERKEHR UND INTERNE NOTIZEN

Allgemeines Prinzip: Die meisten Korrespondenzen und internen Vermerke sollten für denselben Zeitraum wie das Dokument, auf das sie sich beziehen oder das sie unterstützen, aufbewahrt werden. So würde ein Schreiben, das sich auf einen bestimmten Vertrag bezieht, so lange wie der Vertrag (7 Jahre nach Ablauf) aufbewahrt werden. Es wird empfohlen, Unterlagen, die ein bestimmtes Projekt unterstützen, mit dem Projekt aufzubewahren und die Aufbewahrungsfrist der jeweiligen Projektakte zu übernehmen.

Korrespondenz oder Vermerke, die nicht zu Dokumenten mit vorgeschriebener Aufbewahrungsfrist gehören, sollten im Allgemeinen früher entsorgt werden. Diese können in zwei allgemeine Kategorien unterteilt werden:

1. Was sich auf routinemäßige Angelegenheiten bezieht und keine bedeutenden, dauerhaften Folgen hat, sollte verworfen werden innerhalb von zwei Jahren. Einige Beispiele sind:

• Routine-Schreiben und Notizen, die keine Bestätigung oder Folge erfordern, wie z. B. Dankesschreiben, Glückwunschschreiben, Begleitschreiben und Besprechungspläne.
• Formulieren Sie Briefe, die keine Nachverfolgung erfordern.
• Anfragebriefe und Antworten, die einen Schriftwechsel abschließen.
• Schriftstücke oder Beschwerden, die spezifische Maßnahmen erfordern und nach der Umsetzung der Maßnahmen oder der getroffenen Schritte keinen weiteren Wert mehr haben (z. B. Namens- oder Adressänderung).
• Andere Schreiben von belangloser Natur oder solche, die den schriftlichen Verkehr eindeutig abschließen und auf die nicht weiter Bezug genommen werden muss.
• Chronologische Korrespondenzakten.

Bitte beachten Sie, dass Kopien von internen Korrespondenzen und Dokumenten, von denen eine Kopie in der Akte der Ursprungsabteilung aufbewahrt wird, gelesen und vernichtet werden sollten, es sei denn, diese Informationen verweisen auf andere Dokumente oder geben Anweisungen dazu und müssen zur Nachverfolgbarkeit von Projekten aufbewahrt werden.

Solche, die nicht alltägliche Angelegenheiten betreffen oder erhebliche dauerhafte Auswirkungen haben, sollten generell dauerhaft aufbewahrt werden.

5. ELEKTRONISCHE DOKUMENTE

1. Elektronische PostNicht alle E-Mails müssen aufbewahrt werden, abhängig vom Thema.

• Alle E-Mails – egal ob von internen oder externen Quellen – sind nach 12 Monaten zu löschen.
• Mitarbeiter werden sich bemühen, bis auf eine unbedeutende Minderheit ihre E-Mails auf geschäftliche Belange zu beschränken.
• E-Mails werden sechs Monate nach dem Löschen durch Mitarbeiter archiviert und danach dauerhaft gelöscht.
• Alle geschäftsbezogenen E-Mails sollten in einem Service-Center oder einem Benutzerverzeichnis auf dem Server heruntergeladen werden.
• Mitarbeiter werden keine E-Mails, die sich auf [...] beziehen, auf nicht arbeitsbezogenen Computern speichern oder übertragen, außer wenn dies für [...] notwendig oder angemessen ist.
• Mitarbeiter werden darauf achten, keine vertraulichen/geschützten Informationen an externe Quellen zu senden.
• Personal mit Benutzer mit mehr als 500 MB in ihrem E-Mail-Konto können keine Nachrichten senden oder empfangen, bis die Größe ihres Kontos reduziert wurde. Das Personal wird benachrichtigt, sobald seine Kontogröße 500 MB erreicht.
• Alle E-Mails, die das Personal für die Ausübung seiner Tätigkeit als unerlässlich erachtet, sollten in das H:-Laufwerk des Personals kopiert, ausgedruckt und im Arbeitsbereich des Mitarbeiters aufbewahrt werden.

2. Elektronische Dokumente: einschließlich Microsoft Office Suite und PDF-Dateien. Die Aufbewahrung hängt auch vom Thema ab.
   • PDF-Dokumente – Die Aufbewahrungsfrist für PDF-Dateien sollte auf dem Inhalt der Datei und der Kategorie gemäß den verschiedenen Abschnitten dieser Richtlinie basieren. Die maximale Aufbewahrungsfrist für PDF-Dateien beträgt 6 Jahre. PDF-Dateien, die der Mitarbeiter für die Ausübung seiner Tätigkeit als unerlässlich erachtet, sollten ausgedruckt und im Arbeitsbereich des Mitarbeiters aufbewahrt werden.
   • Text-/formatierte Dateien – Die Mitarbeiter führen jährliche Überprüfungen aller Text-/formatierten Dateien (z. B. Microsoft Word-Dokumente) durch und löschen alle, die sie für unnötig oder veraltet halten. Nach fünf Jahren werden alle Textdateien aus dem Netzwerk und vom Desktop/Laptop der Mitarbeiter gelöscht. Text-/formatierte Dateien, die die Mitarbeiter für die Ausübung ihrer Tätigkeit als unerlässlich erachten, sollten ausgedruckt und im Arbeitsbereich des Mitarbeiters aufbewahrt werden.
3. Webseiten-Dateien: Internet-Cookies

• Alle Arbeitsplätze: Internet Explorer sollte so eingestellt werden, dass Internet-Cookies einmal im Monat gelöscht werden.

die elektronischen Dateien nicht automatisch nach den in dieser Richtlinie festgelegten Daten löscht. Es liegt in der Verantwortung aller Mitarbeiter, die in dieser Richtlinie festgelegten Leitlinien einzuhalten.

Täglich wird eine Bandkopie aller elektronischen Dateien (einschließlich E-Mails) auf den Servern von [Name des Unternehmens] gesichert und kopiert, wie im Notfallwiederherstellungsplan von [Name des Unternehmens] beschrieben. Dieses Sicherungsband dient als Schutzmaßnahme zur Wiederherstellung verlorener Informationen innerhalb eines Einjahreszeitraums, falls Probleme mit den Dokumenten im Netzwerk auftreten. Die Bandkopie gilt als Schutzmaßnahme für das Aufbewahrungssystem von [Name des Unternehmens], wird jedoch nicht als offizielles Archiv für die Aufzeichnungen von [Name des Unternehmens] betrachtet. Alle monatlichen und jährlichen Bänder werden gemäß der Notfallwiederherstellungsrichtlinie von [Name des Unternehmens] ausser Haus gelagert.

In bestimmten Fällen wird ein Dokument sowohl in Papierform als auch in elektronischer Form geführt. In solchen Fällen ist das offizielle Dokument das elektronische Dokument.

6. NACHWEIS VON AUSZEICHNUNGEN

7. VERSICHERUNGSUNTERLAGEN

8. RECHTSAKTEN UND UNTERLAGEN

9. VERSCHIEDENES

10. Gehaltsabrechnungsdokumente

11. RENTENUNTERLAGEN UND UNTERSTÜTZENDE MITARBEITERDATEN

Allgemeines Prinzip: Pensionsdokumente und unterstützende Mitarbeiterdaten sind so aufzubewahren, dass das Spenderforum jederzeit feststellen kann, ob einer Person eine Rente zu zahlen ist und wenn ja, in welcher Höhe.

12. Personalakten

13. GRUNDBUCHEINTRAGUNGEN

14. STEUERUNTERLAGEN

Allgemeines Prinzip: Donors Forum muss Aufzeichnungen oder Bücher führen, die zur Ermittlung der Höhe des Bruttoeinkommens, der Abzüge, Gutschriften oder anderer in einer solchen Erklärung anzugebenden Angelegenheiten ausreichen.

Diese Dokumente und Aufzeichnungen sind so lange aufzubewahren, wie ihr Inhalt für die Anwendung der bundesstaatlichen, bundeslandesweiten und lokalen Einkommensteuer-, Gesellschaftsteuer- und Grundsteuergesetze von Bedeutung sein kann.

15. BEITRAGSAUFSZEICHNUNGEN

16. PROGRAMM- UND DIENSTAUFZEICHNUNGEN

17. AUFSICHTSPROJEKT-AKTEN

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Richtlinie zur Aufbewahrung und Vernichtung von Dokumenten

1. Richtlinie und Zwecke 

Diese Richtlinie stellt die Richtlinie von ____________ (die “Organisation”) in Bezug auf die Aufbewahrung und Vernichtung von Dokumenten und anderen Aufzeichnungen dar, sowohl in gedruckter Form als auch auf elektronischen Medien (die in dieser Richtlinie lediglich als “Dokumente” bezeichnet werden). Zwecke der Richtlinie sind (a) die Aufbewahrung und Pflege von Dokumenten, die für die ordnungsgemäße Funktion der Organisation sowie zur Einhaltung geltender rechtlicher Anforderungen erforderlich sind; (b) die Vernichtung von Dokumenten, die nicht mehr aufbewahrt werden müssen; und (c) die Anleitung für den Vorstand, Führungskräfte, Mitarbeiter und andere Beteiligte in Bezug auf ihre Verantwortlichkeiten hinsichtlich der Aufbewahrung und Vernichtung von Dokumenten. Ungeachtet des Vorstehenden behält sich die Organisation das Recht vor, diese Richtlinie jederzeit zu überarbeiten oder zu widerrufen.

2. Verwaltung 

2.1 Verantwortlichkeiten des Administrators. Die/Der _________ [CEO, Präsident/in, geschäftsführende/r Vizepräsident/in, Vizepräsident/in für___ usw.] der Organisation ist/sind die/der Administrator/in (“Administrator”) und verantwortlich für die Verwaltung dieser Richtlinie. Die Aufgaben des Administrators umfassen die Überwachung und Koordinierung der Aufbewahrung und Vernichtung von Dokumenten gemäß dieser Richtlinie und insbesondere des nachstehenden Dokumentenaufbewahrungsplans. Der Administrator ist ebenfalls dafür verantwortlich, die Maßnahmen zur Aufbewahrung und/oder Vernichtung von Organisationsdokumenten zu dokumentieren und diese Dokumentation aufzubewahren. Der Administrator kann den Dokumentenaufbewahrungsplan auch von Zeit zu Zeit nach Bedarf ändern, um Gesetzen zu entsprechen und/oder zusätzliche oder überarbeitete Dokumentenkategorien aufzunehmen, die für die Darstellung der Organisationsrichtlinien und -verfahren geeignet sind. Der Administrator ist auch befugt, diese Richtlinie und deren Einhaltung mit dem Rechtsbeistand regelmäßig zu überprüfen und dem Vorstand über die Einhaltung zu berichten. Der Administrator kann auch eine oder mehrere Hilfskräfte ernennen, um ihn bei der Ausübung seiner Aufgaben zu unterstützen, wobei der Administrator jedoch die letztendliche Verantwortung für die Verwaltung dieser Richtlinie behält. 

2.2 Zuständigkeiten der Wahlkreise. Diese Richtlinie bezieht sich auch auf die Verantwortlichkeiten von Vorstandsmitgliedern, Mitarbeitern, Freiwilligen und externen Personen (einschließlich Koalitionspartnern) in Bezug auf die Aufbewahrung und Vernichtung der Dokumente der Organisation. Der Administrator berichtet dem Vorstand (den Vorstandsmitgliedern) (als Gremium fungierend), das die letztendliche Richtung des Managements beibehält. Die Mitarbeiter der Organisation sollen mit dieser Richtlinie vertraut sein, entsprechend handeln und den Administrator nach Aufforderung bei deren Umsetzung unterstützen. Die Verantwortung der Freiwilligen in Bezug auf diese Richtlinie besteht darin, auf Anfrage des Managements spezifisch identifizierte Dokumente zu erstellen, falls der Freiwillige solche Dokumente noch behält. Diesbezüglich ist es nach jedem Projekt, an dem ein Freiwilliger beteiligt war, oder nach jeder Amtszeit, die der Freiwillige innehatte, die Aufgabe des Administrators, alle Arten von Dokumenten zu überprüfen, die der Freiwillige behalten hat, und alle Dokumente anzufordern, die der Administrator für die Aufbewahrung durch die Organisation (nicht durch den Freiwilligen) für notwendig erachtet. Fremde können Lieferanten, Koalitionspartner oder andere Dienstleister umfassen. Abhängig von der Sensibilität der betreffenden Dokumente im Zusammenhang mit der jeweiligen Zusammenarbeit mit Dritten teilt die Organisation über den Administrator dieser Richtlinie mit dem Dritten mit und bittet um Einhaltung. In Einzelfällen kann der Administrator verlangen, dass der Vertrag mit dem Dritten die spezifischen Verantwortlichkeiten des Dritten in Bezug auf diese Richtlinie regelt. 

3. Aussetzung der Dokumentenvernichtung; Einhaltung. Die Organisation unterliegt einer Aufbewahrungspflicht (oder der Einstellung der Vernichtung) von Dokumenten, sobald ein Rechtsstreit, eine Prüfung oder eine behördliche Untersuchung vernünftigerweise zu erwarten ist. Weiterhin sieht das Bundesgesetz eine strafrechtliche Haftung (mit Geldstrafen und/oder Freiheitsstrafen von nicht mehr als 20 Jahren) für jeden vor, der “wissentlich eine Aufzeichnung, ein Dokument oder einen greifbaren Gegenstand verändert, vernichtet, verstümmelt, verbirgt, abdeckt, fälscht oder einen falschen Eintrag darin macht, mit der Absicht, die Untersuchung oder ordnungsgemäße Durchführung einer Angelegenheit innerhalb der Zuständigkeit einer Abteilung oder Behörde der Vereinigten Staaten zu behindern, zu erschweren oder zu beeinflussen… oder in Bezug auf oder in Erwartung einer solchen Angelegenheit oder eines solchen Falls.” Daher, wenn dem Administrator bekannt wird, dass ein Rechtsstreit, eine behördliche Prüfung oder eine behördliche Untersuchung eingeleitet wurde oder vernünftigerweise zu erwarten oder beabsichtigt ist, hat der Administrator unverzüglich anzuordnen, jegliche Dokumentenvernichtung gemäß dieser Richtlinie einzustellen, wobei die Anordnung schriftlich an alle betroffenen Interessengruppen mitgeteilt wird. Der Administrator kann die Anordnung danach nur nach Rücksprache mit einem Rechtsbeistand ändern oder aufheben. Wenn ein Vorstandsmitglied oder ein Mitarbeiter erfährt, dass ein Rechtsstreit, eine behördliche Prüfung oder eine behördliche Untersuchung im Hinblick auf die Organisation eingeleitet wurde oder vernünftigerweise zu erwarten oder beabsichtigt ist, und sie nicht sicher sind, ob der Administrator davon Kenntnis hat, müssen sie den Administrator darüber informieren. Die Nichteinhaltung dieser Richtlinie, einschließlich insbesondere der Missachtung einer Anordnung zur Einstellung der Vernichtung, kann zu möglichen zivil- oder strafrechtlichen Sanktionen führen. Darüber hinaus kann dies für Mitarbeiter zu disziplinarischen Maßnahmen führen, einschließlich möglicher Kündigung.

4. Elektronische Dokumente; Dokumentenintegrität. Dokumente in elektronischer Form werden genauso wie physische oder Papierdokumente gemäß dem Dokumentenaufbewahrungsplan aufbewahrt. Da die Integrität elektronischer Dokumente, sei es im Hinblick auf die Leichtigkeit der Änderung oder Löschung oder anderweitig, in Frage gestellt werden kann, bemüht sich der Administrator, Standards für die Integrität von Dokumenten festzulegen, einschließlich Richtlinien für die Handhabung elektronischer Dateien, Sicherungsverfahren, Archivierung von Dokumenten und regelmäßige Überprüfungen der Zuverlässigkeit des Systems; vorausgesetzt, dass solche Standards nur in dem Umfang umgesetzt werden, in dem sie unter Berücksichtigung der Ressourcen und anderer Prioritäten der Organisation vernünftigerweise erreichbar sind.

5. Datenschutz. Der Administrator ist nach Rücksprache mit dem Rechtsbeistand dafür verantwortlich, festzulegen, wie Datenschutzgesetze auf die Dokumente der Organisation in Bezug auf Mitarbeiter und andere Interessengruppen anzuwenden sind; angemessene Verfahren zur Einhaltung solcher Datenschutzgesetze festzulegen; und deren regelmäßige Prüfung und Überprüfung zu ermöglichen.

6. Notfallplanung. Dokumente müssen sicher und zugänglich aufbewahrt werden. Dokumente, die für den fortgesetzten Betrieb der Organisation im Notfall unerlässlich sind, müssen regelmäßig dupliziert oder gesichert und an einem externen Standort vorgehalten werden. Der Administrator muss angemessene Verfahren für die Dokumentenaufbewahrung im Notfall entwickeln.

 7. Dokumenterstellung und -generierung. Der Administrator bespricht mit den Mitarbeitern, auf welche Weise Dokumente erstellt oder generiert werden. In Bezug auf jeden Mitarbeiter oder jede organisatorische Funktion versucht der Administrator festzustellen, ob Dokumente erstellt werden, die leicht von anderen getrennt werden können, so dass sie zum Zeitpunkt der Vernichtung (oder Aufbewahrung) leicht aussortiert werden können. Werden beispielsweise auf Mitarbeiterbasis E-Mails und andere Dokumente erstellt, die nicht wesentlich sensibel sind und daher gelöscht werden könnten, selbst wenn im Hinblick auf andere, sensiblere Dokumente ein Aufbewahrungsgebot (litigation hold) besteht? Dieser Dialog kann dazu beitragen, ein wichtiges Ziel der Richtlinie – die Ressourcenschonung – zu erreichen, indem Dokumentenströme so identifiziert werden, dass die Richtlinie routinemäßig die Vernichtung von Dokumenten vorsieht. Idealerweise erstellt und archiviert die Organisation Dokumente so, dass Dokumente mit ähnlichen Verfallsdaten leicht identifiziert und vernichtet werden können.

8. Aufbewahrungsfristen für Dokumente. [Die Fristen sind Vorschläge, ersetzen jedoch nicht Ihre eigene (oder die Ihres Anwalts) Recherche und Festlegung angemessener Fristen.] 

Dokumenttyp Aufbewahrungsfrist 

Rechnungswesen und Finanzen 

Kreditoren 7-10 Jahre

Forderungen aus Lieferungen und Leistungen 7-10 Jahre

Jahresabschluss und Prüfungsberichte Unbefristet

Kontoauszüge, Abstimmungen und Einzahlungsbelege 7 Jahre

Stornierte Schecks – Routine – 7 Jahre

Stornierte Schecks – Sonderfälle, wie z. B. Kreditrückzahlung Dauerhaft

Kreditkartenbelege 3 Jahre

Mitarbeiter-/Geschäftskostenabrechnungen/-dokumente 7 Jahre

Hauptbuch Permanent

Zwischenberichte 7 Jahre

Beiträge/Geschenke/Zuschüsse 

Beitragsaufzeichnungen Dauerhaft

Urkunden, die Schenkungsbedingungen belegen, Dauerhaft

Gewährungsunterlagen 7 Jahre nach Ablauf des Förderzeitraums

Unternehmensbezogen und Befreiung 

Gründungsurkunde und Änderungen Dauerhaft

Satzung und Änderungen Dauerhaft

Protokolle, einschließlich Sitzungsprotokolle des Vorstands und Ausschüsse         Dauerhaft

Jahresberichte an den Generalstaatsanwalt & den Secretary of State Dauerhaft

Sonstige Unternehmensmitteilungen Dauerhaft

IRS Befreiungsantrag (Formular 1023 oder 1024) Dauerhaft

IRS Freistellungsbescheid Dauerhaft

Befreiungsantrag des Staates (falls zutreffend) Permanent

Bescheinigung über die staatliche Befreiung (falls zutreffend) Dauerhaft

Lizenzen und Genehmigungen Dauerhaft

Arbeitgeberidentifikationsnummer (EIN) Bezeichnung Permanent

Korrespondenz und interne Vermerke 

Schriftverkehr und interne Vermerke in Papierform, die sich auf ein bestimmtes Dokument beziehen, das andernfalls in diesem Zeitplan aufgeführt ist, sind für denselben Zeitraum aufzubewahren wie das Dokument, auf das sie sich beziehen.

Gedruckte Korrespondenz und interne Vermerke

sich auf routinemäßige Angelegenheiten beziehen, die keine bleibende Bedeutung haben                Zwei Jahre

Korrespondenz und interne Vermerke, wichtig für

die Organisation oder von bleibender Bedeutung Dauerhaft, überprüfbar

Elektronische Post (E-Mail) zur oder von der Organisation 

Elektronische E-Mails, die sich auf ein bestimmtes Dokument beziehen oder auf andere Weise in diesem Zeitplan aufgeführt sind, sind für denselben Zeitraum wie das Dokument, auf das sie sich beziehen, aufzubewahren, können jedoch in Papierform zusammen mit dem Dokument, auf das sie sich beziehen, aufbewahrt werden.

E-Mails, die für die Organisation wichtig sind oder

von bleibender Bedeutung gedruckt und aufbewahrt werden sollte

in einem zentralen Repository. Permanent, zur Überprüfung

E-Mails, die in keine der oben genannten Kategorien fallen 12 Monate (kann bei Bedarf kürzer sein)

Elektronisch gespeicherte Dokumente 

Elektronisch gespeicherte Dokumente (z. B. im PDF-, Text- oder anderen elektronischen Format), die ein bestimmtes Dokument, das ansonsten in diesem Zeitplan aufgeführt ist, enthalten oder sich darauf beziehen, sind für denselben Zeitraum aufzubewahren wie das Dokument, das sie enthalten oder auf das sie sich beziehen, können jedoch in physischer Form aufbewahrt werden (es sei denn, der elektronische Aspekt ist von Bedeutung).

Elektronisch gespeicherte Dokumente, die als wichtig erachtet werden

für die Organisation oder von bleibender Bedeutung sein sollte

gedruckt und in einem zentralen Repository gespeichert werden (es sei denn

(das elektronische Aspect ist von Bedeutung). Laufend, unter Vorbehalt der Überprüfung

Elektronisch gespeicherte Dokumente, die in keinem der beiden enthalten sind

von den obigen Kategorien Zwei Jahre

Beschäftigung, Personal und Rente 

Personalakten 10 Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses

Arbeitsverträge 10 Jahre nach Beendigung

Ruhestands- und Rentenunterlagen Dauerhaft

Versicherung 

Sach-, Haftpflicht-, Betriebshaftpflicht- und

Allgemeine Haftpflichtversicherungen Dauerhaft

Versicherungsansprüche Register Permanent

Recht und Verträge 

Verträge, dazugehörige Korrespondenz und Sonstiges

Unterstützende Dokumentation 10 Jahre nach Beendigung

Rechtskorrespondenz Dauerhaft

Management und Sonstiges 

Strategische Pläne 7 Jahre nach Ablauf

Notfallwiederherstellungsplan 7 Jahre nach Ersatz

Richtlinien- und Verfahrenshandbuch Aktuelle Version mit Revisionshistorie

Immobilien – Sachwerte, bewegliches Vermögen und geistiges Eigentum 

Immobilienurkunden und Kaufverträge

Grundsteuer Dauerhaft

Grundstückspachtverträge Dauerhaft

Sachenrechtliche Mietverträge 10 Jahre nach Beendigung

Markenrechte, Urheberrechte und Patente Permanent

Steuer 

Steuerbefreiungsdokumente und Korrespondenz Dauerhaft

IRS-Entscheidungen Dauerhaft

Jährliche Informationserklärungen – Bund & Land Dauerhaft

Steuererklärungen Dauerhaft

Die Richtlinie zur Aufbewahrung und Vernichtung von Dokumenten legt die Verantwortlichkeiten von Mitarbeitern, Freiwilligen, Vorstandsmitgliedern und externen Personen für die Aufbewahrung und Dokumentation der Lagerung und Vernichtung der Dokumente und Unterlagen der Organisation fest.

Die Mitarbeiter der Organisation, Freiwilligen, Mitglieder des Vorstands, Ausschussmitglieder und externe Personen (unabhängige Auftragnehmer im Rahmen von Verträgen mit ihnen) sind verpflichtet, die folgenden Regeln einzuhalten:

1. Papier- oder elektronische Dokumente, die im folgenden Abschnitt für die Aufbewahrung angegeben sind, werden von (bitte basierend auf den Praktiken der Organisation ausfüllen) übertragen und aufbewahrt;
2. Alle anderen schriftlichen Unterlagen werden nach drei Jahren vernichtet;
3. Alle anderen elektronischen Dokumente werden nach einem Jahr von allen Einzelcomputern, Datenbanken, Netzwerken und Backup-Speichern gelöscht;
4. Es werden keine Papier- oder elektronischen Dokumente vernichtet oder gelöscht, wenn sie für eine laufende oder erwartete behördliche Untersuchung oder ein gerichtliches Verfahren oder einen privaten Rechtsstreit relevant sind (erkundigen Sie sich bei der Rechtsabteilung oder der Personalabteilung nach aktuellen oder absehbaren Rechtsstreitigkeiten, wenn die Mitarbeiter noch nicht benachrichtigt wurden); und
5. Keine Papier- oder elektronischen Dokumente werden vernichtet oder gelöscht, um die Standards der staatlichen Rechnungsprüfung einzuhalten (fügen Sie hier spezifische Standards hinzu, falls relevant).

Aufbewahrung von Unterlagen[1]

Die folgende Tabelle* gibt die Mindestanforderungen an und dient als Leitfaden zur Anpassung bei der Festlegung der Aufbewahrungsrichtlinie für Dokumente Ihrer Organisation. Da Verjährungsfristen sowie Anforderungen von Bundesstaaten und staatlichen Behörden von Bundesstaat zu Bundesstaat variieren, sollte jede Organisation ihre Anforderungen sorgfältig prüfen und Rechtsberatung einholen, bevor sie eine Richtlinie zur Aufbewahrung und Vernichtung von Dokumenten verabschiedet. Darüber hinaus können Bundesfördermittel und andere staatliche Zuschüsse eine längere Frist vorsehen, als dies durch andere gesetzliche Anforderungen vorgeschrieben ist.

* Übernommen vom National Council of Nonprofits.

Ressourcen

Nationalrat der Non-Profits www.councilofnonprofits.org

Leitfaden zu den Aufbewahrungsfristen according to the Code of Federal Regulations: Kontaktieren Sie den Superintendent of Documents, U.S. Government Printing Office, Washington, D.C. 20402-9325 oder CCH, Inc. unter www.onlinestore.cch.com

Sie können all diese Informationen hier als PDF herunterladen: Richtlinien zur Aufbewahrung und Vernichtung von Dokumenten