مبررات اعتماد سياسة الاحتفاظ بالمستندات وإتلافها

تاريخيًا، بالعودة إلى عصر ما قبل السجلات الإلكترونية، كان الدافع الرئيسي لوضع سياسة الاحتفاظ بالوثائق وتدميرها (“سياسة الاحتفاظ بالوثائق وتدميرها”) هو توفير المساحة وتوفير المال من خلال تدمير المستندات الورقية التي لم تعد مطلوبة أو ضرورية للمؤسسة.

في الوقت نفسه، كان أحد مبررات السياسة الرئيسية لـ DRD هو ضمان احتفاظ المؤسسة بالمستندات التي قد تكون مطلوبة لاحقًا لأغراض تجارية أو تنظيمية. على سبيل المثال، كان الاحتفاظ بالمستندات الضريبية في حالة التدقيق أو التحقيق الآخر مصدر قلق. وبالمثل، تم اعتبار سجلات التوظيف جديرة بالاحتفاظ. كما تدخل مستندات العقود وتلك المتعلقة بملكية أصول المؤسسة في مثل هذه السياسة. قد يكون لدى الشركات في الصناعات الخاضعة للتنظيم متطلبات أخرى.

بالإضافة إلى ذلك، أصبحت الاحتفاظ بالوثائق في حالة التقاضي أو التحقيقات الحكومية اعتبارًا هامًا. في الواقع، لا سيما في ضوء التطورات في الاكتشاف الإلكتروني (أو الإلكتروني)، فإن الصيانة السليمة والتدمير في الوقت المناسب للوثائق الإلكترونية (وكذلك الورقية) يمكن أن يوفر قدرًا كبيرًا من المال للمؤسسة التي تضطر إلى البحث في سجلات ضخمة ومعقدة في مواجهة طلبات الاكتشاف. في هذا الوقت، يعد الامتثال للقانون فيما يتعلق باكتشافات المحاكمات والتحقيقات الحكومية سببًا رئيسيًا آخر لوضع سياسة للاحتفاظ بالوثائق وتدميرها وبرنامج مناسب والحفاظ عليهما.

ينص نموذج مصلحة الضرائب 990 على: “تحدد سياسة الاحتفاظ بالسجلات والتخلص منها مسؤوليات الاحتفاظ بالسجلات للموظفين والمتطوعين وأعضاء مجلس الإدارة والأطراف الخارجية فيما يتعلق بصيانة وتوثيق تخزين وتدمير مستندات وسجلات المنظمة.”

اعتبارات وإجراءات تنفيذ سياسة استراتيجية لحالات الطوارئ (DRD)

أ. أولاً، ناقش الطرق التي يتم بها إنشاء أو توليد المستندات.

فيما يتعلق بكل موظف أو وظيفة تنظيمية، هل يتم إنشاء مستندات يمكن فصلها بسهولة عن غيرها، بحيث، عندما يحين وقت إتلاف (أو الاحتفاظ بـ) تلك المستندات، يمكن استخلاصها بسهولة من الأخرين للتخلص منها؟ على سبيل المثال، على أساس فردي لكل موظف، هل رسائل البريد الإلكتروني والمستندات الأخرى ذات الطبيعة غير الحساسة بشكل كبير بحيث يمكن حذفها، حتى في مواجهة تعليق دعوى قضائية فيما يتعلق بمستندات أخرى أكثر حساسية؟ في حين أن هذه المناقشة لن تملي بالضرورة أحكام سياسة الاحتفاظ بالمستندات والتخلص منها (DRD Policy)، فإنها قد تقطع شوطاً طويلاً نحو تحقيق غرض رئيسي من السياسة - وهو الحفاظ على الموارد (مثل المال والمساحة) - من خلال تحديد تدفقات المستندات بطريقة تسمح لسياسة DRD بتوفير التخلص الروتيني من المستندات. من الناحية المثالية، سترغب في إنشاء وأرشفة المستندات بطريقة يمكن من خلالها تحديد وتدمير المستندات ذات التواريخ انتهاء مماثلة بسهولة.

ب. تحديد ما إذا كانت هناك سياسات قائمة بالفعل، وإذا كان الأمر كذلك، فما إذا كان الاحتفاظ بها يستحق العناء.

ج. تحديد كيفية تطبيق قوانين الخصوصية على الوثائق والبيانات المتعلقة بالموظفين والأعضاء/المانحين/المتطوعين.

ينبغي أن توفر السياسة والإجراءات ذات الصلة الامتثال الكامل لقوانين الخصوصية هذه أو تسمح به. بالإضافة إلى ذلك، ينبغي أن تكون هذه الإجراءات قابلة للمراجعة والتدقيق على أساس منتظم.

د.  فكر مليًا في مسؤوليات حفظ السجلات للموظفين والمتطوعين وأعضاء مجلس الإدارة والأطراف الخارجية (بما في ذلك المنظمات الشريكة والتحالفات) فيما يتعلق بصيانة وتوثيق تخزين وتدمير مستندات وسجلات المنظمة.

على الرغم من أن مصلحة الضرائب الأمريكية في تعليماتها للنموذج 990 تبدو وكأنها تشير إلى أن المتطوعين يجب أن يتحملوا بعض المسؤولية، وفي الواقع، بعض المسؤولية الخاصة، فيما يتعلق بهذه الأمور، إلا أنه يجب أن يكون لدى المتطوعين أقل قدر ممكن من المسؤولية. كل من هو متطوع (مما يعني أنه يتبرع بوقته،, مجانيسيفكر المتطوعون مرتين قبل الاستمرار في التطوع إذا كانوا مسؤولين عن الاحتفاظ بالمستندات على أجهزة الكمبيوتر الشخصية أو التجارية الخاصة بهم لفترة زمنية محددة، أو للبحث عن مستندات على أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم و/أو لتدمير مستندات معينة. يجب أن تقع هذه المسؤوليات بدلاً من ذلك على عاتق الإدارة والموظفين.

إي.   تأكد من أن السياسة تتضمن معايير لسلامة المستندات، بما في ذلك إرشادات للتعامل مع الملفات الإلكترونية، وإجراءات النسخ الاحتياطي، وأرشفة المستندات، وفحص دوري لموثوقية النظام. ضمّن فقط المتطلبات التي تعرف الإدارة أنها ستُلبى ضمن قدرات المنظمة (إذا لم تستطع المنظمة اتباع السياسة، فلا تقم بسنها). أسوأ ما يمكن للمنظمة فعله هو تبني سياسات لا تتبعها، حيث سيترتب على ذلك حتماً تحمل المسؤولية.

ف.   توفير مسؤول محدد بعينه عن إدارة الوثيقة (مع مساعدين، إذا لزم الأمر) يكون مسؤولاً عن إدارة الوثيقة.

ينبغي أن تشمل مسؤوليات هذا الفرد المراجعة الدورية للسياسات من أجل ملاءمتها الحالية والامتثال لها. إذا لم يكن هذا المسؤول هو المدير التنفيذي/الرئيس التنفيذي، فيجب على المسؤول إبلاغ هذا الشخص (بما أنهم مسؤولون في نهاية المطاف عن كل شيء تقريبًا).

ج.  يجب أن تحتوي السياسة على إجراءات محددة لفرض حظر على التقاضي عند توقع تشريع أو تدقيق أو تحقيق حكومي بشكل معقول.

كما هو موضح أعلاه، هذا مجال يمكن أن تكون فيه المسؤولية كبيرة إذا لم يتم وضع إجراءات سليمة واتباعها.

هاء. بمجرد اعتماد السياسة، ينبغي شرحها للموظفين بالقدر الذي يمكنهم من المساعدة في الامتثال لها.

١.   يجب شرح سياسة DRD بعناية لمجلس الإدارة واعتمادها.

قبل التبني، يجب تحديد مكان وضع السياسة في وثائق المنظمة. قد تشمل البدائل، على سبيل المثال، في دليل الموظفين، في اللوائح الداخلية، في دليل سياسات وإجراءات مجلس الإدارة، أو كبند مستقل. كما يجب تحديد الطريقة التي يجب أو سيتم بها اعتماد السياسة - مثل اعتماد مجلس الإدارة (موصى به)، أو الأعضاء، أو كليهما.

ج.  في كل حالة، يجب نشر السياسة على جميع الجهات المعنية المتأثرة مثل، على سبيل المثال، الموظفين والمديرين والأعضاء والمتطوعين. أخيراً، يجب على المنظمة اعتماد سياسات فقط وهي واثقة من قدرتها على الالتزام بها. قد يكون اعتماد سياسة لا يتم الالتزام بها أسوأ من عدم وجود سياسة على الإطلاق.

نصائح للممارسة

• تنطبق سياسات الاحتفاظ بالمستندات بشكل متساوٍ على المستندات المحفوظة في السحابة، أو على خادم، أو في خزانة ملفات. إذا كانت منظمتك غير الربحية تستخدم التخزين الرقمي، فتأكد من أن لديك خطة احتياطية!
• في حين أن وجود سياسة للاحتفاظ بالوثائق يمنح الموظفين الضوء الأخضر للتخلص من وثائق معينة (وفقًا لجدول زمني، ويفضل أن يكون ذلك)، وبينما تقوم بإنشاء سياسة مخصصة لمؤسستك غير الربحية، فكر فيما إذا كانت هناك أنواع معينة من الوثائق أو وثائق محددة يجب الاحتفاظ بها بشكل دائم من أجل التاريخ أو الذاكرة المؤسسية.
• تختلف قوانين الولاية المتعلقة بالتوظيف (مثل تلك التي تحكم التوظيف/كشوف المرتبات) من ولاية إلى أخرى وغالبًا ما يكون لها آثار على سياسات الاحتفاظ بالسجلات.
• قد تحتاج المنظمات غير الربحية التي تخدم الأطفال القصر إلى الاحتفاظ بالسجلات المتعلقة بالأطفال القصر على الأقل حتى يصل الطفل إلى سن الرشد، بالإضافة إلى الوقت الذي تسمح به قوانين التقادم المعمول بها في الولاية لاتخاذ إجراءات من قبل الطفل البالغ حاليًا ضد المنظمة غير الربحية.
• تحقق مع المستشار المهني/شركة المحاسبة التي تعد الإقرارات السنوية لمنظمتك غير الربحية لمصلحة الضرائب الأمريكية (IRS) واسأل عن المستندات التي قد تكون مطلوبة في حالة التدقيق من قبل مصلحة الضرائب الأمريكية، ومدة الاحتفاظ بها.
• قد ترغب منظمتك غير الربحية في تضمين مقدمة لسياساتها، مع التركيز على العلاقة بين سياسة الاحتفاظ بالمستندات والواجب الائتماني لمجلس الإدارة. هذه اللغة مأخوذة من “مجلس المنظمات غير الربحية في مينيسوتا، مبادئ وممارسات التميز في المنظمات غير الربحية’. ”إن اعتماد سياسة للاحتفاظ بالمستندات يضع المبادئ التوجيهية ويسهل على المديرين الوفاء بواجب العناية، ويؤسس الشفافية ويضمن الامتثال".”
• قد لا يكون واضحًا، إلا أن سجلات البريد الإلكتروني هي “وثائق” يجب تناولها أيضًا في سياسة الاحتفاظ بالوثائق للمنظمة غير الربحية.

اعتبارات محددة لفئات معينة:

متطلبات ساربينز-أوكسلي 

أضاف القسم 802 (العقوبات الجنائية لتغيير المستندات) من قانون ساربينز-أوكسلي (SARBANES-OXLEY ACT) (SOX) القسم 1519 إلى قانون العقوبات الفيدرالي، والذي ينص على ما يلي:

كل من يقوم عن قصد بتغيير أو إتلاف أو تشويه أو إخفاء أو تغطية أو تزوير أو إدراج إدخال خاطئ في أي سجل أو مستند أو شيء مادي بهدف إعاقة أو عرقلة أو التأثير على التحقيق أو الإدارة السليمة لأي مسألة تقع ضمن اختصاص أي إدارة أو وكالة من وكالات الولايات المتحدة أو أي قضية مرفوعة بموجب العنوان 11، أو فيما يتعلق بأي مسألة أو قضية من هذا القبيل أو تصور لها، سيتم تغريمه بموجب هذا العنوان، أو سجن لمدة لا تزيد عن 20 عامًا، أو كليهما.

أضاف القسم 1102 من قانون SOX (التلاعب بسجل أو تعطيل إجراء رسمي بأي شكل آخر) بندًا فرعيًا جديدًا (ج) إلى القسم 1512 من قانون العقوبات الفيدرالي، والذي ينص على:

(ج) كل من قام بشكل فاسد - (1) بتغيير أو إتلاف أو تشويه أو إخفاء سجل أو وثيقة أو شيء آخر، أو حاول القيام بذلك،, بقصد المساس بسلامة الشيء أو فعاليته للاستخدام في إجراء رسمي; أو (2) يعرقل أو يؤثر أو يعيق أي إجراء رسمي، أو يحاول القيام بذلك، يعاقب بغرامة بموجب هذا العنوان أو بالسجن لمدة لا تزيد عن 20 عامًا، أو كليهما.

بالإضافة إلى المسؤولية الجنائية المحتملة، قد تنشأ المسؤولية المدنية عن التدمير غير المشروع للأدلة، أو "الإتلاف".

إذا كانت هناك دعوى قضائية قد تم رفعها ضدك بالفعل (أو إذا كنت قد رفعت دعوى قضائية ضد آخرين)

القواعد الفيدرالية للإجراءات المدنية

من بين أمور أخرى، تتطلب القاعدة الفيدرالية للإجراءات المدنية 26 (أ) (1) من الطرف تقديم

نسخة - أو وصف حسب الفئة والموقع - لجميع المستندات والمعلومات المخزنة إلكترونيًا والأشياء الملموسة التي يمتلكها الطرف المكشف أو في عهدته أو تحت سيطرته ويمكنه استخدامها لدعم ادعاءاته أو دفاعاته، ما لم يكن الاستخدام مخصصًا فقط للقدح والتشكيك؛;

تنص القاعدة 26 (ب) (1) من قانون الإجراءات المدنية الفيدرالية، في الجزء ذي الصلة، على ما يلي:

يجوز للأطراف الحصول على معلومات استكشافية بشأن أي مسألة غير محمية بالامتياز ذات صلة بأي دعوى أو دفاع لأي طرف - بما في ذلك وجود أي مستندات أو أشياء ملموسة أخرى ووصفها وطبيعتها وحيازتها وحالتها وموقعها، وهوية الأشخاص الذين لديهم علم بأي مسألة قابلة للاستكشاف وموقعهم. ولأسباب وجيهة، يجوز للمحكمة أن تأمر بالاستكشاف في أي مسألة ذات صلة بالموضوع محل الدعوى. لا يلزم أن تكون المعلومات ذات الصلة مقبولة في المحاكمة إذا كان الاستكشاف محسوبًا بشكل معقول ليؤدي إلى اكتشاف أدلة مقبولة.

وتنص المادة 37 (هـ) من قواعد الإجراءات المدنية الفيدرالية على ما يلي:

في غياب ظروف استثنائية، لا يجوز للمحكمة فرض عقوبات بموجب هذه القواعد على طرف لفشله في تقديم معلومات مخزنة إلكترونياً فُقدت نتيجة للتشغيل الروتيني وبحسن نية لنظام معلومات إلكتروني.

لاحظ أن “حسن النية” هو عنصر من عناصر هذا الدفاع. الإهمال أو العمد أو الإهمال الجسيم في التعامل مع هذه الأمور سيؤدي إلى فرض عقوبات.

تخضع المنظمة لواجب الحفاظ على السجلات (أو وقف تدميرها) بمجرد توقع الدعوى القضائية أو التدقيق أو التحقيق الحكومي بشكل معقول. زوبولاك ضد يو بي إس واربورغ, ، 220 قانون تقارير فيدرالية 216 (المحكمة الجزئية لولاية نيويورك الجنوبية 2003).

في الوقت نفسه، للامتثال لالتزام الحفظ، لا تحتاج الشركة إلى تعليق تدمير السجلات غير ذات الصلة. وبدلاً من ذلك، يجب على الأطراف اتخاذ خطوات للحفاظ على المعلومات ذات الصلة، وهو ما يعرف أحيانًا بـ “تعليق التقاضي”. انظر ويليام تي. طومسون وشركاه ضد جنرال نيوتريشن كورب., ، 593 إف. سوب 1443، 1455 (سي. دي. كاليفورنيا). 1984)، حيث نصت المحكمة:

بينما يكون الخصم ليس عليها واجب الاحتفاظ بكل مستند بحوزتها بمجرد تقديم شكوى، بل عليها واجب الحفاظ على ما تعرفه، أو ينبغي أن تعرفه، ذي صلة بالإجراء، أو من المحتمل بشكل معقول أن يؤدي إلى اكتشاف أدلة مقبولة، أو من المحتمل بشكل معقول أن يُطلب أثناء الاستكشاف و/أو يكون موضوع طلب استكشاف معلق.

سياسات الاحتفاظ بالمستندات وتدميرها النموذجية

سياسة الاحتفاظ بالسجلات وإتلافها (من منتدى المانحين - اختيار لورين)

1) الغرض

الغرض من هذه السياسة هو ضمان حماية السجلات والمستندات الضرورية وصيانتها بشكل كافٍ، وضمان التخلص من السجلات التي لم تعد بحاجة إليها أو التي لا قيمة لها في الوقت المناسب. تهدف هذه السياسة أيضًا إلى مساعدة موظفي [اسم المؤسسة] على فهم التزاماتهم في الاحتفاظ بالمستندات الإلكترونية - بما في ذلك البريد الإلكتروني، وملفات الويب، والملفات النصية، وملفات الصوت والفيديو، ومستندات PDF، وجميع ملفات Microsoft Office أو الملفات ذات التنسيق الآخر.

2) السياسة

تمثل هذه السياسة                        ’سياسة الشركة بشأن الاحتفاظ بالسجلات والتخلص منها والاحتفاظ بالمستندات الإلكترونية والتخلص منها.

3) الإدارة

يُرفق في الملحق “أ” جدول الاحتفاظ بالسجلات الذي تمت الموافقة عليه باعتباره الجدول الأولي لصيانة السجلات المادية و والاحتفاظ بها والتخلص منها، وكذلك للاحتفاظ بالوثائق الإلكترونية والتخلص منها.  {أدخل لقب مسؤول السياسة} (المشار إليه فيما يلي بـ «المسؤول») هو المسؤول المكلف بإدارة هذه السياسة وتنفيذ العمليات والإجراءات لضمان الالتزام بجدول الاحتفاظ بالسجلات.  كما يُخوَّل المسؤول ما يلي: إجراء تعديلات على جدول الاحتفاظ بالسجلات من وقت لآخر لضمان توافقه مع القوانين المحلية وقوانين الولاية والقوانين الفيدرالية وتضمينه فئات المستندات والسجلات المناسبة لـ ؛ مراقبة القوانين المحلية وقوانين الولاية والقوانين الفيدرالية التي تؤثر على الاحتفاظ بالسجلات؛ مراجعة برنامج الاحتفاظ بالسجلات والتخلص منها سنويًّا؛ ومراقبة الامتثال لهذه السياسة.

٤) تعليق التخلص من السجلات في حالة وجود دعوى قضائية أو مطالبات

في حال تلقيت أي استدعاء للمثول أمام المحكمة أو طلبًا لتقديم مستندات، أو في حال علم أي موظف بوجود تحقيق أو تدقيق حكومي يتعلق بـ أو ببدء أي دعوى قضائية ضد أو تتعلق بها ، يجب على هذا الموظف إبلاغ المدير، ويجب تعليق أي إجراءات أخرى تتعلق بالتخلص من الوثائق إلى أن يقرر المدير، بناءً على مشورة المستشار القانوني، خلاف ذلك. ويجب على المدير اتخاذ الخطوات اللازمة لإبلاغ جميع الموظفين على الفور بأي تعليق لإجراءات التخلص من الوثائق.

5) القابلية للتطبيق

تنطبق هذه السياسة على جميع السجلات المادية التي يتم إنتاجها في سياق عمليات ، بما في ذلك الوثائق الأصلية ونسخها. كما تنطبق على الوثائق الإلكترونية المذكورة أعلاه.

تمت الموافقة على هذه السياسة من قبل مجلس إدارة في .

الملحق أ - جدول الاحتفاظ بالسجلات

تم تنظيم جدول الاحتفاظ بالسجلات على النحو التالي:

موضوع القسم

1. المحاسبة والمالية
2. العقود
3. سجلات الشركة
4. المراسلات والمذكرات الداخلية
5. الوثائق الإلكترونية
6. سجلات المنح
7. سجلات التأمين
8. الملفات والوثائق القانونية
9. متنوعات
10. مستندات الرواتب
11. وثائق المعاشات التقاعدية
12. سجلات الموظفين
13. سجلات العقارات
14. سجلات الضرائب
15. سجلات المساهمات
16. برامج وخدمات السجلات
17. سجلات مشاريع الجهة الراعية المالية

1. المحاسبة والمالية

1. الاحتفاظ بسجلات بطاقات الائتمان وتدميرها

يمكن استخدام بطاقة الائتمان لدفع ثمن المنتجات والخدمات التالية: .

يجب قفل جميع السجلات التي تعرض أرقام بطاقات الائتمان الخاصة بالعملاء في درج مكتب أو خزانة ملفات عند عدم استخدامها الفوري من قبل الموظفين.

إذا تم تحديد أن المعلومات الموجودة في مستند يحتوي على معلومات بطاقة ائتمان ضرورية للاحتفاظ بها بعد عامين، فسيتم اقتطاع رقم بطاقة الائتمان من المستند.

2. العقود

3. السجلات المؤسسية

4. المراسلات والمذكرات الداخلية

المبدأ العام يجب الاحتفاظ بمعظم المراسلات والمذكرات الداخلية لنفس الفترة الزمنية الخاصة بالمستند الذي تتعلق به أو تدعمه. على سبيل المثال، سيتم الاحتفاظ بخطاب يتعلق بعقد معين طالما أن العقد (7 سنوات بعد انتهاء صلاحيته). يوصى بالاحتفاظ بالسجلات التي تدعم مشروعًا معينًا مع المشروع وأن تتولى وقت الاستبقاء الخاص بملف المشروع المحدد.

المراسلات أو المذكرات التي لا تتعلق بوثائق لها فترة احتفاظ محددة يجب التخلص منها بشكل عام في وقت أقرب. يمكن تقسيمها إلى فئتين عامتين:

1. تلك المتعلقة بالأمور الروتينية والتي ليس لها عواقب وخيمة دائمة يجب التخلص منها في غضون عامين. بعض الأمثلة تشمل:

• رسائل وملاحظات روتينية لا تتطلب ردًا أو متابعة، مثل خطابات التقدير، والتهاني، وخطابات الإحالة، وخطط الاجتماعات.
• نماذج رسائل لا تتطلب أي متابعة.
• خطابات الاستفسار العامة والردود التي تكمل دورة مراسلات.
• رسائل أو شكاوى تطلب إجراءً محددًا لا تكون ذات قيمة إضافية بعد إجراء التغييرات أو اتخاذ الإجراء (مثل تغيير الاسم أو العنوان).
• رسائل أخرى ذات موضوع غير مهم أو تختتم المراسلات بشكل نهائي ولن يتم الإشارة إليها مرة أخرى.
• ملفات المراسلات الزمنية.

يرجى ملاحظة أنه يجب قراءة وتدمير نسخ المراسلات والوثائق الداخلية التي سيتم الاحتفاظ بنسخة منها في ملف الإدارة الأصلية، ما لم توفر تلك المعلومات مرجعًا أو توجيهًا لوثائق أخرى ويجب الاحتفاظ بها لتتبع المشروع.

يجب الاحتفاظ عمومًا بالمسائل غير الروتينية أو التي لها عواقب دائمة كبيرة بشكل دائم.

5. المستندات الإلكترونية

1. البريد الإلكترونيلا يلزم الاحتفاظ بجميع رسائل البريد الإلكتروني، حسب الموضوع.

• يجب حذف جميع رسائل البريد الإلكتروني، سواء كانت من مصادر داخلية أو خارجية، بعد 12 شهرًا.
• سيسعى الموظفون جاهدين إلى إبقاء كل رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم ذات صلة بقضايا العمل، باستثناء أقلية ضئيلة.
• سيتم أرشفة البريد الإلكتروني لمدة ستة أشهر بعد حذفه من قبل الموظف، وبعد ذلك سيتم حذف البريد الإلكتروني نهائيًا.
• يجب تنزيل جميع رسائل البريد الإلكتروني المتعلقة بالأعمال إلى مركز خدمة أو دليل مستخدم على الخادم.
• لن يقوم الموظفون بتخزين أو نقل رسائل البريد الإلكتروني المتعلقة بـ - على أجهزة كمبيوتر غير متعلقة بالعمل إلا حسب الضرورة أو الاقتضاء.
• سيحرص الموظفون على عدم إرسال معلومات سرية/خاصة إلى مصادر خارجية.
• موظفون مع سيتمكن أكثر من 500 ميجابايت في حسابات بريدهم الإلكتروني من إرسال أو استقبال الرسائل حتى يتم تقليل حجم حسابهم. سيتم إخطار الموظفين عند اقتراب حجم حساباتهم من 500 ميجابايت.
• يجب نسخ أي بريد إلكتروني يعتبره الموظف ضرورياً لأداء وظيفته إلى مجلد H: الخاص بالموظف، وطباعته وتخزينه في مساحة عمل الموظف.

2. الوثائق الإلكترونية: بما في ذلك ملفات حزمة برامج Microsoft Office وملفات PDF. كما يعتمد الاحتفاظ بها على موضوعها.
   • مستندات PDF – يجب أن تستند مدة الاحتفاظ بملف PDF إلى محتوى الملف والفئة ضمن الأقسام المختلفة لهذه السياسة. الحد الأقصى لمدة الاحتفاظ بملف PDF هو 6 سنوات. يجب طباعة ملفات PDF التي يعتبرها الموظف ضرورية لأداء وظيفته وتخزينها في مساحة عمل الموظف.
   • ملفات نصية/منسقة – سيجري الموظفون مراجعات سنوية لجميع الملفات النصية/الملفات المنسقة (مثل مستندات Microsoft Word) وسيحذفون جميع تلك التي يعتبرونها غير ضرورية أو قديمة. بعد خمس سنوات، سيتم حذف جميع الملفات النصية من الشبكة ومن سطح مكتب/كمبيوتر الموظفين المحمول. يجب طباعة الملفات النصية/الملفات المنسقة التي يعتبرها الموظفون حيوية لأداء وظيفتهم وتخزينها في مساحة عمل الموظفين.
3. ملفات صفحة الويب: الكوكيز (ملفات تعريف الارتباط)

• على جميع محطات العمل: يجب جدولة Internet Explorer لحذف ملفات تعريف الارتباط الخاصة بالإنترنت مرة واحدة شهريًا.

لا يتم حذف الملفات الإلكترونية تلقائيًا بعد التواريخ المحددة في هذه السياسة. تقع على عاتق جميع الموظفين مسؤولية الالتزام بالمبادئ التوجيهية المحددة في هذه السياسة.

يومياً سيتم تشغيل نسخة احتياطية على شريط لجميع الملفات الإلكترونية (بما في ذلك البريد الإلكتروني) الموجودة على خوادم [اسم الشركة]، كما هو محدد في خطة التعافي من الكوارث لـ [اسم الشركة]. هذه النسخة الاحتياطية على الشريط هي إجراء وقائي لاستعادة المعلومات المفقودة خلال فترة استعادة مدتها عام واحد في حال واجهت المستندات على الشبكة مشاكل. تعتبر النسخة الاحتياطية على الشريط إجراءً وقائياً لنظام الاحتفاظ بالسجلات الخاص بـ [اسم الشركة]، ولكنها لا تعتبر مخزناً رسمياً لسجلات [اسم الشركة]. يتم تخزين جميع الأشرطة الشهرية والسنوية خارج الموقع وفقاً لسياسة التعافي من الكوارث الخاصة بـ [اسم الشركة].

في حالات معينة، سيتم الاحتفاظ بالوثيقة في شكل ورقي وإلكتروني. في مثل هذه الحالات، ستكون الوثيقة الرسمية هي الوثيقة الإلكترونية.

6. سجلات المنح

7. سجلات التأمين

8. الملفات والأوراق القانونية

9. متنوعات

10. وثائق الرواتب

11. وثائق المعاشات وبيانات الموظفين الداعمة

المبدأ العام يجب حفظ وثائق المعاشات وبيانات الموظفين الداعمة بطريقة تسمح لمنتدى المانحين (Donors Forum) بتحديد ما إذا كان أي معاش مستحق لأي شخص وفي أي وقت، وإذا كان الأمر كذلك، فما هو مقدار هذا المعاش.

12. سجلات الموظفين

13. سجلات العقارات

14. السجلات الضريبية

المبدأ العام يجب على منتدى المانحين الاحتفاظ بـ دفاتر حسابات أو سجلات كافية لإثبات مبلغ الدخل الإجمالي، أو الخصومات، أو الائتمانات، أو أي مسائل أخرى مطلوبة لإظهارها في أي إقرار من هذا القبيل.

يجب الاحتفاظ بهذه المستندات والسجلات طالما يمكن أن تصبح محتوياتها مادية في تطبيق قوانين ضريبة الدخل والامتياز والملكية الفيدرالية والولائية والمحلية.

15. سجلات المساهمات

16. سجلات البرنامج والخدمة

17. سجلات المشاريع الراعية مالياً

*********************************

سياسة الاحتفاظ بالمستندات وتدميرها

1. السياسة والأهداف 

تمثل هذه السياسة سياسة ____________ (يشار إليها فيما يلي باسم “المؤسسة”) فيما يتعلق بالاحتفاظ بالمستندات والسجلات الأخرى وإتلافها، سواء في شكل ورقي أو وسائط إلكترونية (والتي قد يشار إليها ببساطة باسم “المستندات” في هذه السياسة). تشمل أغراض السياسة (أ) الاحتفاظ بالمستندات اللازمة لحسن سير عمل المؤسسة وصيانتها، بالإضافة إلى الامتثال للمتطلبات القانونية المعمول بها؛ (ب) إتلاف المستندات التي لم تعد بحاجة إلى الاحتفاظ بها؛ و (ج) توجيه مجلس الإدارة والموظفين والموظفين وأصحاب المصلحة الآخرين فيما يتعلق بمسؤولياتهم المتعلقة بالاحتفاظ بالمستندات وإتلافها. بغض النظر عما سبق، تحتفظ المؤسسة بالحق في مراجعة هذه السياسة أو إلغائها في أي وقت.

2. الإدارة 

2.1 مسؤوليات المسؤول. يكون _________ [الرئيس التنفيذي، الرئيس، نائب الرئيس التنفيذي، نائب الرئيس لشؤون___، إلخ] للمنظمة هو المسؤول (“المسؤول”) عن إدارة هذه السياسة. تشمل مسؤوليات المسؤول الإشراف وتنسيق الاحتفاظ بالوثائق وتدميرها وفقًا لهذه السياسة، وخاصةً جدول الاحتفاظ بالوثائق المضمن أدناه. سيكون المسؤول مسؤولاً أيضًا عن توثيق الإجراءات المتخذة للاحتفاظ بالوثائق و/أو تدميرها، والاحتفاظ بهذه الوثائق. قد يقوم المسؤول أيضًا بتعديل جدول الاحتفاظ بالوثائق من وقت لآخر حسب الضرورة للامتثال للقانون و/أو لتضمين فئات وثائق إضافية أو معدلة قد تكون مناسبة لتعكس سياسات وإجراءات المنظمة. كما يُصرح للمسؤول بمراجعة هذه السياسة والامتثال لها بشكل دوري مع المستشار القانوني، وتقديم تقارير إلى مجلس الإدارة بشأن الامتثال. يجوز للمسؤول أيضًا تعيين مساعد واحد أو أكثر للمساعدة في تنفيذ مسؤوليات المسؤول، مع احتفاظ المسؤول، مع ذلك، بالمسؤولية النهائية عن إدارة هذه السياسة. 

2.2 مسؤوليات الدوائر الانتخابية. تتعلق هذه السياسة أيضًا بمسؤوليات أعضاء مجلس الإدارة والموظفين والمتطوعين والأطراف الخارجية (بما في ذلك الشركاء في التحالف) فيما يتعلق بحفظ وتوثيق تخزين وتدمير وثائق المنظمة. سيقدم المدير تقريرًا إلى مجلس الإدارة (أعضاء مجلس الإدارة). (بصفتها هيئة)، التي تحتفظ بالاتجاه النهائي للإدارة. يجب أن يكون موظفو المنظمة على دراية بهذه السياسة، وأن يتصرفوا وفقًا لها، وأن يساعدوا المسؤول، عند الطلب، في تنفيذها. تقع مسؤولية المتطوعين فيما يتعلق بهذه السياسة على عاتقهم في إنتاج وثائق محددة عند طلب الإدارة، إذا كان المتطوع لا يزال يحتفظ بتلك الوثائق. وفي هذا الصدد، بعد كل مشروع شارك فيه متطوع، أو كل فترة خدمة للمتطوع، تقع على عاتق المسؤول مسؤولية التأكد من أنواع الوثائق التي احتفظ بها المتطوع وطلب أي وثائق يعتبرها المسؤول ضرورية للاحتفاظ بها من قبل المنظمة (وليس من قبل المتطوع). قد يشمل الغرباء الموردين أو شركاء التحالف أو مقدمي الخدمات الآخرين. اعتمادًا على حساسية الوثائق المتعلقة بعلاقة خارجية معينة، ستقوم المنظمة، من خلال المسؤول، بمشاركة هذه السياسة مع الطرف الخارجي، وطلب الامتثال. في حالات معينة، قد يطلب المسؤول أن يحدد العقد مع الطرف الخارجي المسؤوليات المحددة للطرف الخارجي فيما يتعلق بهذه السياسة. 

3. وقف إتلاف المستندات؛ الامتثال. تصبح المنظمة خاضعة لواجب الحفاظ على المستندات (أو وقف تدميرها) بمجرد توقع الدعاوى القضائية أو التدقيق أو التحقيق الحكومي بشكل معقول. علاوة على ذلك، يفرض القانون الفيدرالي مسؤولية جنائية (بالغرامات و/أو السجن لمدة لا تزيد عن 20 عامًا) على أي شخص “يقوم عن عمد بتغيير أو تدمير أو تشويه أو إخفاء أو تغطية أو تزوير أو تقديم إدخال كاذب في أي سجل أو مستند أو شيء ملموس بنية إعاقة أو عرقلة أو التأثير على تحقيق أو الإدارة السليمة لأي مسألة تقع ضمن اختصاص أي قسم أو وكالة في الولايات المتحدة... أو فيما يتعلق بأي مسألة أو قضية من هذا القبيل أو بالنظر فيها.” لذلك، إذا أبلغ المسؤول بأنه تم الشروع في دعوى قضائية أو تدقيق حكومي أو تحقيق حكومي، أو تم توقعه أو النظر فيه بشكل معقول، فيجب على المسؤول أن يأمر فوراً بوقف جميع تدمير المستندات بموجب هذه السياسة، وإبلاغ الأمر لجميع الجهات المعنية كتابياً. يجوز للمسؤول بعد ذلك تعديل الأمر أو إلغائه فقط بعد التشاور مع المستشار القانوني. إذا علم أي عضو في مجلس الإدارة أو موظف ببدء دعوى قضائية أو تدقيق حكومي أو تحقيق حكومي، أو التوقع المعقول أو النظر في ذلك، فيما يتعلق بالمنظمة، ولم يكن متأكدًا مما إذا كان المسؤول على علم بذلك، فعليه إبلاغ المسؤول بذلك. قد يؤدي عدم الامتثال لهذه السياسة، بما في ذلك، على وجه الخصوص، عصيان أي أمر بوقف التدمير، إلى فرض عقوبات مدنية أو جنائية محتملة. بالإضافة إلى ذلك، بالنسبة للموظفين، قد يؤدي ذلك إلى إجراءات تأديبية تشمل إنهاء الخدمة المحتمل.

4. المستندات الإلكترونية؛ سلامة المستندات. يجب الاحتفاظ بالمستندات بصيغة إلكترونية بنفس الطريقة التي يتم بها الاحتفاظ بالمستندات الورقية أو الأصلية، وفقًا لجدول الاحتفاظ بالمستندات. نظرًا لأن سلامة المستندات الإلكترونية، سواء فيما يتعلق بسهولة التعديل أو الحذف، أو غير ذلك، قد تكون موضع تساؤل، يجب على المسؤول محاولة وضع معايير لسلامة المستندات، بما في ذلك إرشادات للتعامل مع الملفات الإلكترونية، إجراءات النسخ الاحتياطي، أرشفة المستندات، والفحوصات الدورية لموثوقية النظام؛ شريطة أن يتم تنفيذ هذه المعايير فقط إلى المدى الذي تكون فيه قابلة للتحقيق بشكل معقول مع مراعاة موارد المؤسسة وأولوياتها الأخرى.

5. الخصوصية. تكون مسؤولية المسؤول، بعد التشاور مع المستشار القانوني، تحديد كيفية تطبيق قوانين الخصوصية على وثائق المنظمة الخاصة بالموظفين والجهات الأخرى؛ ووضع إجراءات معقولة للامتثال لقوانين الخصوصية هذه؛ والسماح بمراجعتها وتدقيقها على أساس منتظم.

6. التخطيط للطوارئ. يجب تخزين المستندات بطريقة آمنة ومتاحة. المستندات الضرورية لاستمرار تشغيل المنظمة في حالة الطوارئ يجب نسخها احتياطيًا أو الاحتفاظ بنسخ منها بانتظام والاحتفاظ بها في موقع خارجي. سيقوم المسؤول بتطوير إجراءات معقولة للاحتفاظ بالمستندات في حالة الطوارئ.

 ٧. إنشاء وإنشاء المستندات. سيناقش المسؤول مع الموظفين الطرق التي يتم بها إنشاء أو إنشاء المستندات. وفيما يتعلق بكل موظف أو وظيفة تنظيمية، سيحاول المسؤول تحديد ما إذا كانت هناك مستندات تم إنشاؤها والتي يمكن فصلها بسهولة عن غيرها، بحيث، عندما يحين وقت تدمير (أو الاحتفاظ بـ) تلك المستندات، يمكن استبعادها بسهولة من غيرها للتصرف فيها. على سبيل المثال، على أساس فردي لكل موظف، هل رسائل البريد الإلكتروني والمستندات الأخرى ذات الطبيعة غير الحساسة إلى حد كبير بحيث يمكن حذفها، حتى في مواجهة أمر احتفاظ في حالة التقاضي فيما يتعلق بمستندات أخرى أكثر حساسية؟ قد يساعد هذا الحوار في تحقيق غرض رئيسي للسياسة - وهو الحفاظ على الموارد - من خلال تحديد تدفقات المستندات بطريقة تسمح للسياسة بتوفير التدمير الروتيني للمستندات. من الناحية المثالية، ستقوم المؤسسة بإنشاء وأرشفة المستندات بطريقة يمكن من خلالها تحديد وتدمير المستندات ذات تواريخ انتهاء الصلاحية المماثلة بسهولة.

8. جدول الاحتفاظ بالمستندات. [الفترات المقترحة هي مجرد اقتراحات ولا تعتبر بديلاً بالضرورة عن بحثك (أو بحث محاميك) وتحديدك للفترات المناسبة.] 

نوع المستند مدة الاحتفاظ 

المحاسبة والمالية 

الحسابات الدائنة 7-10 سنوات

حسابات القبض 7-10 سنوات

البيانات المالية السنوية وتقارير التدقيق الدائمة

كشوفات الحساب، التسويات وإيصالات الإيداع 7 سنوات

الشيكات الملغاة - روتيني 7 سنوات

شيكات ملغاة - خاصة، مثل سداد القروض دائمة

إيصالات بطاقات الائتمان 3 سنوات

تقارير/مستندات نفقات الموظفين/الأعمال 7 سنوات

دفتر الأستاذ العام دائم

القوائم المالية المرحلية ٧ سنوات

مساهمات/هدايا/منح 

سجلات المساهمة دائمة

وثائق تثبت شروط الهبات دائمة

سجلات المنحة ٧ سنوات بعد انتهاء فترة المنحة

الشركات والإعفاء 

نظام الشركة والتعديلات الدائمة

اللوائح والنظم الداخلية والتعديلات النظامية الدائمة

سجلات الدقائق، بما في ذلك محاضر مجلس الإدارة واللجنة - دائمة

تقارير سنوية إلى المدعي العام ووزير الخارجية - دائم

التقارير المؤسسية الأخرى دائمة

طلب إعفاء مصلحة الإيرادات (النموذج 1023 أو 1024) دائم

خطاب إعفاء مصلحة الإيرادات الدائمة

طلب إعفاء من الولاية (إن وجد) دائم

خطاب تحديد الإعفاء من الولاية (إن وجد) دائم

التراخيص والتصاريح دائم

تسمية رقم تعريف صاحب العمل (EIN) دائم

المراسلات والمذكرات الداخلية 

يجب الاحتفاظ بالمراسلات الورقية والمذكرات الداخلية المتعلقة بوثيقة معينة، والتي تم تناولها بخلاف ذلك في هذا الجدول، لنفس الفترة الزمنية المخصصة للوثيقة التي تتعلق بها.

مراسلات ورقية ومذكرات داخلية

عادية وتافه عامان

مراسلات ومذكرات داخلية مهمة لـ

دائم، الخضوع للمراجعة

البريد الإلكتروني (E-mail) من أو إلى المؤسسة 

يجب الاحتفاظ رسائل البريد الإلكتروني المتعلقة بوثيقة معينة أو المشار إليها بخلاف ذلك في هذا الجدول لنفس الفترة التي تحتفظ بها الوثيقة التي تتعلق بها، ولكن يمكن الاحتفاظ بها في شكل نسخة ورقية مع الوثيقة التي تتعلق بها.

تُعتبر رسائل البريد الإلكتروني مهمة للمؤسسة أو

ينبغي طباعة الأهمية الدائمة وتخزينها

في مستودع مركزي. مراجعة دائمة.

رسائل البريد الإلكتروني غير المدرجة في أي من الفئات المذكورة أعلاه 12 شهرًا (يمكن أن يكون هذا أقصر إذا رغبت في ذلك)

المستندات المخزنة إلكترونيًا 

يجب الاحتفاظ بالمستندات المخزنة إلكترونيًا (مثل ملفات PDF أو النص أو أي تنسيق إلكتروني آخر) والتي تشكل وثيقة معينة أو تتعلق بها، أو التي تم تناولها بخلاف ذلك في هذا الجدول، لنفس الفترة الزمنية المحددة للوثيقة التي تشكلها أو تتعلق بها، ولكن يمكن الاحتفاظ بها في شكل ورقي (إلا إذا كان الجانب الإلكتروني ذا أهمية).

المستندات المخزنة إلكترونياً تعتبر مهمة

للمنظمة أو ذات أهمية دائمة يجب

تتم طباعته وتخزينه في مستودع مركزي (ما لم

(الجانب الإلكتروني ذو أهمية). دائم، يخضع للمراجعة

الوثائق المخزنة إلكترونيًا غير المدرجة في أي من

من الفئات المذكورة أعلاه عامين

التوظيف والموظفين والمعاشات التقاعدية 

سجلات الموظفين 10 سنوات بعد انتهاء الخدمة

عقود الموظفين بعد 10 سنوات من الإنهاء

سجلات التقاعد والمعاشات الدائمة

تأمين 

الملكية، المسؤولية التنفيذية والمديرين، تعويض العمال و

وثائق التأمين ضد المسؤولية العامة - دائمة

سجلات مطالبات التأمين دائمة

قانوني وعقود 

العقود، والمراسلات المتعلقة بها، وغيرها

وثائق داعمة 10 سنوات بعد الإنهاء

مراسلات قانونية دائمة

الإدارة وشؤون متنوعة 

الخطط الاستراتيجية بعد 7 سنوات من انتهاء الصلاحية

خطة التعافي من الكوارث بعد 7 سنوات من الاستبدال

دليل السياسات والإجراءات النسخة الحالية مع سجل المراجعة

عقار – شخصي وفكري 

صكوك الملكية واتفاقيات البيع والشراء دائمة

ضريبة العقارات دائمة

إيجارات العقارات الدائمة

عقود إيجار الممتلكات الشخصية بعد 10 سنوات من الإنهاء

العلامات التجارية وحقوق النشر وبراءات الاختراع دائمة

ضريبة 

مستندات وإخطارات الإعفاء الضريبي دائمة

قرارات مصلحة الضرائب الأمريكية دائمة

إقرارات المعلومات السنوية - فيدرالية وولاية دائمة

الإقرارات الضريبية دائمة

تحدد سياسة الاحتفاظ بالمستندات والتخلص منها مسؤوليات الاحتفاظ بالسجلات للموظفين والمتطوعين وأعضاء مجلس الإدارة والأطراف الخارجية فيما يتعلق بالحفاظ على وتوثيق تخزين المستندات والسجلات الخاصة بالمؤسسة والتخلص منها.

يلزم موظفو المنظمة والمتطوعون وأعضاء مجلس الإدارة وأعضاء اللجان والغرباء (المقاولون المستقلون من خلال اتفاقيات معهم) احترام القواعد التالية:

1. المستندات الورقية أو الإلكترونية المشار إليها بموجب شروط الاحتفاظ في القسم التالي سيتم نقلها والاحتفاظ بها بواسطة (املأ الفراغ بناءً على ممارسات المؤسسة)؛;
2. سيتم إتلاف جميع المستندات الورقية الأخرى بعد ثلاث سنوات؛;
3. سيتم حذف جميع الوثائق الإلكترونية الأخرى من جميع أجهزة الكمبيوتر الفردية وقواعد البيانات والشبكات ووسائط التخزين الاحتياطية بعد مرور عام واحد؛;
4. لن يتم إتلاف أو حذف أي مستندات ورقية أو إلكترونية إذا كانت ذات صلة بأي تحقيق أو إجراء حكومي جارٍ أو متوقع، أو بأي دعوى قضائية خاصة (تحقق مع المستشار القانوني أو قسم الموارد البشرية بشأن أي دعوى قضائية حالية أو متوقعة إذا لم يتم إخطار الموظفين)؛ و
5. لن يتم إتلاف أو حذف أي مستندات ورقية أو إلكترونية على النحو المطلوب للامتثال لمعايير التدقيق الحكومية (أضف معايير محددة هنا إذا كانت ذات صلة)

الاحتفاظ بالسجلات[1]

يشير الجدول التالي* إلى الحد الأدنى من المتطلبات ويقدم إرشادات للتخصيص عند تحديد سياسة الاحتفاظ بسجلات مؤسستكم. نظرًا لأن قوانين التقادم ومتطلبات الوكالات الحكومية والمحلية تختلف من ولاية إلى أخرى، يجب على كل مؤسسة أن تدرس بعناية متطلباتها وتتشاور مع مستشار قانوني قبل اعتماد سياسة الاحتفاظ بالسجلات وتدميرها. بالإضافة إلى ذلك، قد تنص الجوائز الفيدرالية والمنح الحكومية الأخرى على فترة أطول مما هو مطلوب بموجب المتطلبات القانونية الأخرى.

* مقتبس من المجلس الوطني للمنظمات غير الربحية.

موارد

المجلس الوطني للمنظمات غير الربحية www.councilofnonprofits.org

دليل متطلبات الاحتفاظ بالسجلات في قانون اللوائح الفيدرالية: اتصل بسوبرنتندنت الوثائق، مكتب الطباعة الحكومي الأمريكي، واشنطن العاصمة 20402-9325 أو من CCH, Inc. على www.onlinestore.cch.com

يمكنك تنزيل كل هذه المعلومات بصيغة PDF من هنا: سياسات الاحتفاظ بالمستندات وإتلافها