采纳文件保留与销毁政策的理由

在电子记录出现之前的历史时期，制定文件保留和销毁政策（“DRD政策”）的一个主要理由是，通过销毁不再需要或不再符合组织要求的纸质文件来节省空间和金钱。.

与此同时，DRD政策的另一个主要理由是确保组织保留将来可能因业务或监管目的而需要的文档。例如，担心需要保留税务文件以应对审计或其他调查。同样，雇佣记录也被认为值得保留。合同文件以及与组织资产所有权相关的文档在这种政策中也发挥着作用。受监管行业的企业可能有其他要求。.

此外，在发生诉讼或政府调查时期的文件保留也成为一个考虑因素。事实上，特别是考虑到电子（或简称 e-）发现的进展，妥善保管和及时销毁电子（以及纸质）文件，可以在面对调查取证请求时，为被迫搜索庞杂卷宗而付出高昂代价的组织节省大量资金。此时，遵守与诉讼调查和政府调查相关的法律，是建立和维护适当的 DRD 政策和计划的另一个主要理由。.

美国国税局表格 990 指示：“文件保留和销毁政策明确了员工、志愿者、董事会成员和外部人员在维护和记录组织文件和记录的存储与销毁方面的职责。”

DRD政策实施的注意事项和程序

A. 首先，讨论文档的创建或生成方式。.

就每位员工或组织职能而言，所创建的文件是否易于与其他文件区分开来，以便在销毁（或保留）这些文件时，能够方便地将它们从其他文件中剔除以进行处置？例如，在每个员工的基础上，电子邮件和其他性质上并不敏感的文件，是否可以被删除，即使在对其他更敏感的文件实施诉讼保全的情况下？虽然本次讨论不一定会决定《文件记录处置（DRD）政策》的具体条款，但它有助于实现该政策的一个主要目标——节约资源（如金钱和空间）——通过识别文件流，使《DRD政策》能够常规性地规定文件的销毁。理想情况下，您将希望以一种能够轻松识别和销毁具有相似到期日期的文件的方式来创建和归档文件。.

乙. 确定现有政策，以及是否值得保留。.

C. 确定隐私法将如何适用于与员工和会员/捐助者/志愿者有关的文件和数据。.

政策及相关程序应提供或允许完全遵守此类隐私法律。此外，此类程序应能够定期进行审计和审查。.

D.  仔细考虑员工、志愿者、董事会成员和外部人员（包括合作伙伴组织和联盟伙伴）在维护和记录组织文件和记录的储存与销毁方面的责任。.

尽管国税局在其 990 指南中似乎暗示志愿者应承担一定的责任，事实上，还应承担一些特殊的责任，但志愿者在这类事务上的责任应尽可能少。任何成为志愿者的人（意即他们贡献了自己的时间，, 免费如果志愿者需要负责在个人或公司电脑上保存文件若干规定时间、搜索文件，或销毁某些文件，他们会三思而后继续做志愿者。这些责任应该由管理层和员工承担。.

électronique.   确保政策包含文档完整性标准，包括电子文件处理指南、备份程序、文档归档以及系统可靠性定期检查。. 仅包含管理层知道将在组织能力范围内实现的的需求 （如果组织无法遵守政策，就不要实施该政策）。一个组织最糟糕的做法就是制定自己不遵守的政策，因为那肯定会招致法律责任。.

F.   为一名特定的政策管理员（如有必要，可配备助理）提供，该管理员将负责该政策的管理。.

此类个人职责应包括定期审查政策是否符合当前相关性和合规性。如果该管理员不是执行董事/首席执行官，那么该管理员应向该人员报告（因为该人员对几乎所有事情都负有最终责任）。.

G.  政策必须包含在合理预期到诉讼、审计或政府调查时启动诉讼保全的具体程序。.

如上所述，这是一个可能承担重大责任的领域，如果未能建立和遵循适当的程序。.

H. 政策一旦被采纳，就应该向员工解释清楚，以便他们能够协助遵守。.

一。.   董事会应仔细解释并采纳 DRD 政策。.

在采纳之前，应确定政策应放置在组织文档的何处。备选方案可能包括，例如，员工手册、公司章程、董事会政策和程序手册，或作为独立的条目。还应确定政策必须或将如何被采纳——例如，由董事会（推荐）、由成员，或两者兼有。.

J。.  在所有情况下，政策都必须传达给所有相关群体，例如员工、董事、会员和志愿者。最后，组织在制定政策时应确保自己能够遵守。制定一项不被遵守的政策，其后果可能比根本不制定政策还要糟糕。.

练习要点

• 文件保留策略同样适用于存储在云端、服务器或文件柜中的文件。如果您的非营利组织正在使用数字存储，请务必制定备份计划！
• 虽然制定文件保留政策可以“开绿灯”让员工在计划好的时间（最好是按计划）丢弃某些文件，但在为您的非营利组织制定政策时，请考虑是否应出于历史或机构记忆的考虑，永久保留某些类型的文件或特定文件。.
• 关于雇佣（例如，控制雇佣/薪资的法律）的州法律因州而异，并且经常对文件保留政策产生影响。.
• 为未成年子女提供服务的非营利组织可能需要至少保留与未成年子女相关的记录，直到该子女达到法定成年年龄，再加上州诉讼时效允许成年后的子女对非营利组织提起诉讼的时间。.
• 请与为您的非营利组织编制年度向美国国税局（IRS）报税表的专业顾问/会计师事务所联系，并询问 IRS 审计可能需要哪些文件，以及应保存多久。.
• 您的非营利组织可能希望在其政策中包含一个序言，强调文件保留政策与董事会受托责任之间的联系。以下语言摘自明尼苏达州非营利组织理事会出版的《非营利组织卓越原则与实践》：“……采纳一份文件保留政策，可以为董事会履行注意义务设定指导方针并提供便利，建立透明度并确保合规性。’
• 虽然可能不明显，但电子邮件记录也是“文件”，应在非营利组织的文档保留政策中加以规定。.

特定群体特殊考量：

萨班斯-奥克斯利法案要求 

《萨班斯-奥克斯利法案》（“SOX”）第 802 条（伪造文件刑事处罚）在联邦刑法典中增设了第 1519 条，该条款规定：

任何故意更改、销毁、毁损、隐藏、掩盖、伪造或虚假记载任何记录、文件或有形物品的行为 意图阻碍、妨碍或影响美国任何部门或机构管辖范围内的任何事务的调查或正当处理 或在与此或该案件相关的或对此或该案件的考虑中提起的任何案件，可根据本标题处以罚款，监禁不超过20年，或两者并处。.

SOX 法案第 1102 条（篡改记录或以其他方式妨碍官方程序）在联邦刑事法典第 1512 条中增加了一个新的（c）款，其中规定：

(c) 凡是故意—— (1) 更改、销毁、毁损或隐藏文件、文件或物品，或企图这样做者，, 意图损害该物品在官方程序中的完整性或可用性; ;或者(2)以其他方式妨碍、影响或阻碍任何官方程序，或企图这样做，应根据本篇处以罚款，或处以不超过二十年的监禁，或两者并罚。.

除了可能的刑事责任外，不当销毁证据，或者“污损”，还可能导致民事责任。

如果已有针对您的诉讼（或您已提起针对他人的诉讼）

民事诉讼规则

除其他外，联邦民事诉讼规则（“FRCP”）26(a)(1) 要求一方当事人主动提供

一份——或按类别和地点描述的——所有文件、电子存储信息和有形物品的副本，这些物品属于披露方拥有、保管或控制，并且该方可能使用这些物品来支持其主张或抗辩，除非使用这些物品仅用于反驳；;

FRCP 26(b)(1) 规定，在相关部分：

双方可以就与任何一方的主张或抗辩有关的、非特权的任何事项进行证据开示——包括任何文件或其他有形物品的存在、描述、性质、保管、状况和位置，以及知晓任何可开示事项的个人的身份和位置。法院为查明案件事实，可以责令就与案件所涉事项相关的任何事项进行证据开示。为获得可采证据所必需且看起来合理的调查，不必是可采的证据。.

FRCP 37(e) 规定：

除非有特殊情况，否则法院不得根据这些规则对因电子信息系统的例行、善意运行而丢失的电子存储信息而未能提供信息的当事人施加制裁。.

请注意，“善意”是这项辩护的一个要素。在此类事务的处理中存在疏忽、故意或重大过失将导致处罚。.

一旦能够合理预见到诉讼、审计或政府调查，组织就有义务保全（或停止销毁）记录。. 祖布拉克诉瑞银沃宝案, ，220 F.R.D. 216（S.D.N.Y. 2003）。.

同时，为了履行保存义务，公司不必停止销毁非相关记录。相反，各方应采取措施保存相关信息，这种做法有时被称为“诉讼保全”。见 威廉 T. 汤普森公司诉通用营养公司案., ，593 F. Supp. 1443，1455（加州中区1984年），法庭指出：

当一方当事人 在提起诉讼后，其没有义务保存其拥有的所有文件，但有义务保存其已知或合理应知与诉讼相关、可能被用于发现可采证的证据、可能在证据开示过程中被要求提供以及/或是被正在进行的证据开示要求所涉及的文件。.

示例文件保留和销毁政策

记录保留和销毁政策（来自捐助者论坛 — 劳伦精选）

1) 目的

本政策的目的是确保充分保护和维护的必要记录和文件，并确保不再需要或没有价值的记录在适当的时间被丢弃。本政策也旨在帮助员工理解其保留电子文件的义务——包括电子邮件、网页文件、文本文件、声音和电影文件、PDF文档，以及所有Microsoft Office或其他格式的文件。.

2) 政策

本政策代表                        ’的记录保留和处置政策以及电子文件的保留和处置政策。.

3) 行政

附件A为一份记录保留计划，该计划已获批准，作为[公司名称]实体记录的初始维护、保留和处置计划，以及电子文件的保留和处置计划。[插入政策管理员姓名]（“管理员”）是负责本政策管理和实施流程及程序以确保记录保留计划得到执行的官员。管理员还被授权：不时对记录保留计划进行修改，以确保其符合地方法律、州法律和联邦法律，并包含[公司名称]的适当文件和记录类别；监督影响记录保留的地方法律、州法律和联邦法律；每年审查记录保留和处置计划；并监督对本政策的遵守情况。.

4) 诉讼或索赔发生时暂停记录处置

如收到针对________的传票或文件请求，或任何员工知悉针对________的政府调查或审计，或针对________的任何诉讼的启动，该员工应通知管理员，并将暂停进一步处理文件，直至管理员在律师的建议下另行决定。管理员应采取一切必要措施，及时通知所有员工任何暂停进一步处理文件的指令。.

5) 适用性

本政策适用于 在运营过程中生成的所有实体记录，包括原始文件和副本。它也适用于上述电子文档。.

本政策已由 ________ 的董事会于 ________ 批准。 .

附录 A - 记录保留时间表

记录保存计划的组织结构如下：

章节主题

1. 会计与金融
2. 合同
3. 公司记录
4. 通信和内部备忘录
5. 电子文件
6. 资助记录
7. 保险记录
8. 法律文件和文书
9. 杂项
10. 工资单文件
11. 养老金文件
12. 人事记录
13. 房产记录
14. 税务记录
15. 贡献记录
16. 项目与服务记录
17. 财政赞助项目记录

1. 会计与金融

1. 信用卡记录保留和销毁

信用卡可用于支付以下产品和服务： .

所有显示客户信用卡号的记录在员工使用期间必须锁在抽屉或文件柜中。.

如果确定包含信用卡信息的文档上的信息需要在两年后保留，那么将从该文档中删除信用卡号。.

2. 合同

3. 公司记录

4. 通讯和内部备忘录

一般原则： 大多数通信和内部备忘录应与它们相关的或支持的文件的保留期相同。例如，与特定合同相关的信件应与合同保留相同的时间（合同到期后 7 年）。建议将支持特定项目的记录与该项目一起保留，并采用该特定项目文件的保留时间。.

不涉及有规定保留期的文件，通信或备忘录通常应更早地丢弃。这些可以分为两类：

1. 那些涉及日常事务且没有重大、持久后果的应被丢弃 两年内。. 一些例子包括：

• 无需回复或跟进的日常信函和便条，例如感谢信、祝贺信、转交信和会议计划。.
• 不需要后续跟进的格式信函。.
• 一般的询问信函及完成通信循环的回复。.
• 在采取行动（例如更改姓名或地址）后，不再具有价值的请求特定行动的信件或投诉。.
• 关于不重要事项的其他信件，或在信函结束时可认为不再需要进一步参考的信件。.
• 按时间顺序的通信文件。.

请注意，办公室内部信函和文件的副本，如果副本将在原部门存档，则应阅读后销毁，除非该信息涉及或指向其他文件，并且必须保留以用于项目可追溯性。.

对于非例行事务或具有重大持久性后果的事项，通常应永久保留。.

5. 电子文件

1. 电子邮件并非所有电子邮件都需要保留，具体取决于主题。.

• 所有电子邮件——无论来自内部还是外部——在12个月后都将被删除。.
• 工作人员将努力确保除极少数无关紧要的邮件外，所有邮件都与业务相关。.
• 员工删除邮件后，将对其进行六个月的归档，之后邮件将被永久删除。.
• 所有与业务相关的电子邮件都应下载到服务器的服务中心或用户目录中。.
• 工作人员不得将与工作无关的电子邮件存储或传输到与工作无关的计算机上，除非为...
• 工作人员将注意不将机密/专有信息发送给外部人士。.
• 员工 和 存储空间超过 500MB 的电子邮件账户将无法发送或接收消息，直到账户大小被减小。. 当用户账户大小接近 500 MB 时，将通知相关工作人员。.
• 任何工作人员认为对其工作表现至关重要的电子邮件都应抄送给该工作人员的 H: 驱动器文件夹，并打印出来存放在员工的工作空间中。.

2. 电子文件：包括 Microsoft Office 套件和 PDF 文件。保留时间也取决于主题。.
   • PDF 文件 PDF文件应保留的时间长度应基于文件的内容和本政策各部分下的类别。PDF文件最长应保留6年。员工认为对履行其工作至关重要的PDF文件，应打印并存放在员工的工作区。.
   • 文本/格式化文件 - 员工将每年审查所有文本/格式化文件（例如，Microsoft Word文档），并将删除所有他们认为不必要或过时的文件。五年后，所有文本文件将从网络和员工的台式机/笔记本电脑中删除。员工认为对履行其工作至关重要的文本/格式化文件应打印并存放在员工的工作区。.
3. 网页文件：Internet Cookie

• 所有工作站：Internet Explorer 应设置为每月删除一次 Internet Cookie。.

不会自动删除本政策中指定的日期之外的电子文件。所有员工都有责任遵守本政策中规定的准则。.

每日将运行一次磁带备份，将所有电子文件（包括电子邮件）复制到 [服务器名称] 的服务器上，具体操作按照 [灾难恢复计划名称] 的规定。此备份磁带作为一项安全措施，可在文件在网络上出现问题后的一年内检索丢失的信息。磁带备份被视为 [公司名称] 记录保存系统的安全措施，但不被视为 [公司名称] 记录的官方存储库。所有月度和年度磁带均按照 [公司名称] 的灾难恢复政策进行异地存储。.

在某些情况下，文件将同时以纸质形式和电子形式保存。在此类情况下，官方文件将为电子文件。.

6. 拨款记录

7. 保险记录

8. 法律文件和文书

9. 杂项

10. 工资单据

11. 养老金文件和支持性员工数据

一般原则： 养老金文件和支持性的员工数据应以捐助方论坛（Donors Forum）能够随时确定是否应向任何人支付养老金以及支付金额的方式进行保存。.

12. 人事记录

13. 房产记录

14. 税务记录

一般原则： 捐赠者论坛必须保留足够的账簿或记录，以证明其在任何申报表中需要显示的毛收入、扣除额、抵免额或任何其他事项的数额。.

这些文件和记录应保存，直至其内容可能成为联邦、州和地方所得税、特许权税和财产税法律管理中的重要事项。.

15. 捐款记录

16. 项目与服务记录

17. 财政担保项目记录

*********************************

文件保留与销毁政策

1. 政策和目的 

本政策代表 ____________（“本组织”）关于纸质和电子媒体（在本政策中可仅称之为“文件”）的所有文件和其他记录的保留和销毁的政策。本政策的宗旨包括：(a) 保留和维护本组织正常运作所需的文件，并遵守适用的法律要求；(b) 销毁不再需要保留的文件；以及 (c) 就董事会、管理人员、员工和其他相关人员在文件保留和销毁方面的责任提供指导。尽管有上述规定，本组织保留随时修订或撤销本政策的权利。.

2. 行政 

2.1 管理员的职责。. 本政策的管理者（“管理者”）应为负责本政策管理的组织内的[首席执行官、总裁、执行副总裁、副总裁（负责___）、等]。管理者职责应包括监督和协调按照本政策（尤其是下文所含的《文件保留计划》）保留和销毁文件。管理者还应负责记录为保留和/或销毁组织文件而采取的行动，并保留此类记录。管理者还可根据需要不时修改《文件保留计划》，以符合法律规定以及/或包含可能适当反映组织政策和程序的额外或修订的文档类别。管理者还有权与法律顾问一起定期审查本政策和政策的合规性，并向董事会报告合规情况。管理者还可以任命一名或多名助理协助履行管理者职责，但管理者仍对本政策的管理负最终责任。. 

2.2 各选区的职责。. 本政策也涉及董事会成员、工作人员、志愿者和外部人员（包括联盟合作伙伴）在维护和记录组织文件的存储与销毁方面的责任。管理员将向董事会（董事会成员）汇报。 （作为管理层机构），负责维持管理的最终方向。本组织的工作人员应熟悉本政策，并据此行事，并在要求时协助管理员执行本政策。志愿者在本政策下的责任是，应管理层的要求，提供其仍然持有的特定文件。在这方面，在志愿者参与的每个项目结束后，或在志愿者任期结束后，管理员应确认志愿者持有的文件类型，并要求管理员认为本组织（而非志愿者）需要保留的任何此类文件。外部人士可能包括供应商、联盟伙伴或其他服务提供商。根据与特定外部人士关系相关的文件的敏感性，本组织应通过管理员与外部人士共享本政策，并要求其遵守。在特殊情况下，管理员可以要求与外部人士签订的合同明确规定外部人士在本政策下的具体责任。. 

3. 暂停销毁文件；合规。. 一旦可以合理预见诉讼、审计或政府调查，该组织就将承担保存（或停止销毁）文件的义务。此外，美国联邦法律对任何“明知故犯地篡改、销毁、 mutilate、隐藏、掩盖、伪造或虚假记录任何记录、文件或有形物品，意图阻碍、妨碍或影响任何属于美国任何部门或机构管辖下的任何事项的调查或正当管理……或与任何此类事项或案件有关或对其进行考虑”的人，规定了刑事责任（处以罚款和/或不超过20年的监禁）。因此，如果管理员得知已启动、可以合理预见或正在考虑诉讼、政府审计或政府调查，管理员应立即发出书面命令，通知所有受影响的相关方，停止执行本政策下的所有文件销毁。此后，管理员只有在咨询法律顾问后，才能修改或撤销该命令。如果任何董事会成员或员工成员得知与该组织有关的诉讼、政府审计或政府调查已启动、可以合理预见或正在考虑，并且他们不确定管理员是否知晓此事，他们应告知管理员。未能遵守本政策，特别是无视任何销毁停止命令，可能导致民事或刑事制裁。此外，对于员工来说，这可能导致纪律处分，包括可能被解雇。.

4. 电子文件；文件完整性。. 电子格式的文件应如同纸质文件一样，根据文件保留计划进行维护。由于电子文件的完整性（无论是易于修改、删除，还是其他方面）可能会受到质疑，因此管理员应努力建立文件完整性的标准，包括文件处理指南、备份程序、文件归档以及系统可靠性的定期检查；前提是，此类标准应仅在考虑到组织的资源和其他优先事项的情况下，在合理可行的范围内实施。.

5. 隐私。. 行政官应在咨询法律顾问后，负责确定隐私法如何适用于本组织与员工及其他相关方之间的文件；制定遵守此类隐私法的合理程序；并允许对其进行定期的审计和审查。.

6. 应急预案。. 文档应以安全且易于访问的方式存放。在紧急情况下，为组织的持续运行所必需的文件应定期复制或备份，并存放在场外。管理员应制定关于紧急情况下文件保留的合理程序。.

 7. 文档创建与生成。. 管理员应与员工讨论文件的创建或生成方式。对于每个员工或组织职能，管理员应尝试确定是否会创建易于与其他文件分开的文件，以便在销毁（或保留）这些文件时，可以轻松地从其他文件中剔除并进行处理。例如，按员工来看，电子邮件和其他性质上非常不敏感的文件是否可以被删除，即使在这类文件需要根据诉讼保全措施而保留时，也要将其他更敏感的文件分开处理？这种对话可以通过识别文件流，从而实现本政策的一个主要目的——节约资源——让本政策能够常规性地提供文件的销毁。理想情况下，组织将以一种能够轻松识别和销毁具有相似到期日期的文件的方式来创建和归档文件。.

8. 文件保留计划。[建议保留期限，但不能替代您（或您的律师）进行独立研究和确定适当的保留期限。] 

文件类型 保存期限 

会计与金融 

应付账款 7-10年

应收账款 7-10 年

年度财务报表和审计报告 永久

银行对账单、核对表和存款单 7 年

已取消支票 - 例行 7 年

取消支票 - 特殊，例如贷款偿还 永久

信用卡收据 3 年

员工/业务费用报告/文件 7年

总账 永久

中期财务报表 7 年

捐赠/礼物/补助金 

贡献记录 永久

赠与条款证明文件 永久

拨款记录 7 年在拨款期结束后

公司与豁免 

公司章程及修正案 永久

规章和修正案 永久

会议记录，包括董事会和委员会会议记录 永久

致总检察长和州务卿的年度报告 长期

其他公司申报文件 永久

IRS 免税申请 (表格 1023 或 1024) 永久

美国国税局免税认定书 永久

州豁免申请（如适用）永久

州豁免决定书（如适用） 永久

许可证和执照 永久

雇主识别号（EIN）标识 永久

通信和内部备忘录 

本时间表另有规定的特定文件的硬拷贝通信和内部备忘录应与相关文件保留相同的时间。.

硬拷贝通信和内部备忘录

与例行事务有关，没有持久的意义 两年

往来信函和内部备忘录，对

具有持久意义的组织或具有持久意义的，有待审查

电子邮件（电子邮件）进出本组织 

本表中所述与特定文件相关的电子邮件（e-mails）应与所关联的文件保留相同期限，但可以与所关联的文件一同以硬拷贝形式保留。.

被认为对组织重要的电子邮件或

具有持久意义的就应该被打印和储存

在中央存储库中。永久有效，有待审查

上述任一类别中未包含的电子邮件 12个月（如果需要，可以缩短）

电子存储文件 

本附表另有规定的特定文件的电子存储文件（例如，pdf、文本或其他电子格式），其保存期限应与所包含或相关的原始文件相同，但可以以硬拷贝形式保存（除非电子方面具有重要意义）。.

电子存储的重要文件

对组织或具有持久意义的

打印并存储在中央存储库中（除非

（电子方面很重要）。 永久有效，有待审查

未包含在任何一个中的电子存储文件

在上述类别中 两年

就业、人事和养老金 

人事档案 雇佣结束后 10 年

员工合同 10 年后终止

退休和养老金记录 永久

保险 

财产险、董事会成员和高级职员责任险、工伤赔偿险和

一般责任保险单 永久

保险理赔记录 永久

法律与合同 

合同、相关通信及其他

支持文件 终止后 10 年

法律函件 永久

管理和其他 

战略计划 到期后7年

灾难恢复计划 更换后7年

政策和程序手册 当前版本及修订历史

财产——不动产、动产和知识产权 

房产契约和买卖协议 永久

房产税 永久

不动产租赁 永久

动产租赁 10 年后终止

商标、版权和专利永久

税 

免税文件及函件 永久

国税局裁定 永久

年度信息申报表 – 联邦和州 永久

纳税申报表 永久

文件保留和销毁政策确定了员工、志愿者、董事会成员和外部人员在维护和记录组织文件和记录的存储和销毁方面的职责。.

组织的所有员工、志愿者、董事会成员、委员会成员以及外部人员（通过协议合作的独立承包商）均需遵守以下规定：

1. 以下部分中指定的纸质或电子文件将在规定的保存期内转移并由（根据组织的惯例填写留白）保管；;
2. 所有其他纸质文件将在三年后销毁；;
3. 所有其他电子文档将在一年后从所有个人计算机、数据库、网络和备份存储中删除；;
4. 在任何正在或预期进行的政府调查或诉讼，或私人诉讼中，纸质或电子文件都不会被销毁或删除（如果员工尚未收到通知，请咨询法律顾问或人力资源部了解任何当前或预见的诉讼）；并且
5. 为符合政府审计标准（如适用，请在此处添加具体标准），纸质或电子文件不得被销毁或删除。

记录保存[1]

下表*指出了最低要求，并旨在为定制您的组织文件保留政策提供指导。由于诉讼时效以及州和政府机构的要求因州而异，因此每个组织都应仔细考虑其要求，并在采纳文件保留和销毁政策之前咨询法律顾问。此外，联邦奖金和其他政府拨款可能规定比其他法定要求更长的保留期限。.

* 选自美国非营利组织理事会。.

资源

美国非营利组织理事会 www.councilofnonprofits.org

国联邦法规中的记录保留要求指南：请联系美国政府出版局文献部主管，地址：华盛顿特区 20402-9325，或通过 CCH, Inc. 网站 www.onlinestore.cch.com 联系。

您可以在这里下载所有这些信息为PDF格式： 文件保留和销毁政策