Justificación para la Adopción de una Política de Retención y Destrucción de Documentos

Históricamente, desde la era previa a los registros electrónicos, una razón principal para una Política de Retención y Destrucción de Documentos (“Política DRD”) ha sido ahorrar espacio y dinero mediante la destrucción de documentos en papel que ya no eran necesarios o requeridos para una organización.

Al mismo tiempo, otra razón principal de la Política de DRD era asegurar que la organización conservara documentos que pudieran ser necesarios posteriormente por motivos comerciales o regulatorios. Por ejemplo, la conservación de documentos fiscales ante una auditoría u otra investigación era una preocupación. De manera similar, se consideraba que los registros de empleo eran dignos de ser conservados. Los documentos contractuales, así como los relacionados con la propiedad de los activos de la organización, también entran en juego en una política de este tipo. Las empresas en industrias reguladas pueden tener otros requisitos.

Además, la retención de documentos en caso de litigio o investigación gubernamental se convirtió en una consideración. De hecho, particularmente a la luz de los desarrollos en el descubrimiento electrónico (o e-discovery), el mantenimiento adecuado y la destrucción oportuna de documentos electrónicos (así como en papel) podrían ahorrar una gran cantidad de dinero a una organización obligada a buscar registros voluminosos y difíciles de manejar ante solicitudes de descubrimiento. En este momento, el cumplimiento de la ley en lo que respecta al descubrimiento en litigios y las investigaciones gubernamentales es otra justificación principal para instituir y mantener una Política y programa de DRD apropiados.

El Formulario 990 del IRS instruye: “Una política de retención y destrucción de documentos identifica las responsabilidades de retención de registros del personal, voluntarios, miembros de la junta directiva y terceros para mantener y documentar el almacenamiento y la destrucción de los documentos y registros de la organización”.”

Consideraciones y procedimientos para la implementación de una política de DRD

A. Primero, analice las formas en que se crean o generan los documentos.

Con respecto a cada empleado o función organizacional, ¿se crean documentos que se puedan segregar fácilmente de otros, de modo que, cuando llegue el momento de destruir (o conservar) dichos documentos, se puedan separar fácilmente de los demás para su disposición? Por ejemplo, ¿se crean correos electrónicos y otros documentos de naturaleza significativamente no sensible sobre la base de cada empleado, de modo que puedan eliminarse, incluso frente a una retención por litigio con respecto a otros documentos más sensibles? Si bien esta discusión no dictará necesariamente las disposiciones de la Política de DRD, puede contribuir en gran medida a lograr un propósito importante de la Política —conservar recursos (como dinero y espacio)— al identificar flujos de documentos de una manera que permita a la Política de DRD prever rutinariamente la destrucción de documentos. Idealmente, querrá crear y archivar documentos de una manera que permita identificar y destruir fácilmente documentos con vencimientos similares.

B. Determinar si ya existen políticas y, en caso afirmativo, si vale la pena conservarlas.

C. Determinar cómo se aplicarán las leyes de privacidad a los documentos y datos de y con respecto a los empleados y miembros/donantes/voluntarios.

La Política y los procedimientos relacionados deben proporcionar o permitir el cumplimiento total de dichas leyes de privacidad. Además, dichos procedimientos deben ser auditables y revisables de forma regular.

D.  Analice detenidamente las responsabilidades en materia de conservación de registros que tienen el personal, los voluntarios, los miembros de la junta directiva y las personas externas (incluidas las organizaciones aliadas y los socios de la coalición) para mantener y documentar el almacenamiento y la destrucción de los documentos y registros de la organización.

Aunque el IRS, en sus instrucciones del 990, parece implicar que los voluntarios deberían tener alguna responsabilidad, y, de hecho, alguna responsabilidad especial, con respecto a tales asuntos, los voluntarios deberían tener la menor responsabilidad posible. Cualquiera que sea voluntario (entendiendo que está contribuyendo con su tiempo, gratis) se lo pensarán dos veces antes de seguir colaborando como voluntarios si tienen que encargarse de conservar documentos en sus computadoras personales o de trabajo durante un plazo determinado, de buscar documentos en sus computadoras y/o de destruir ciertos documentos. Estas responsabilidades deberían recaer, en cambio, en la administración y el personal.

Mi.   Asegurar que la política incluya estándares para la integridad de los documentos, incluyendo directrices para el manejo de archivos electrónicos, procedimientos de copia de seguridad, archivo de documentos y verificaciones regulares de la confiabilidad del sistema. Incluye solo los requisitos que la gerencia sabe que se cumplirán dentro de las capacidades de la organización (si la organización no puede seguir la política, no la implemente). Lo peor que una organización puede hacer es adoptar políticas que no cumple, ya que la responsabilidad seguramente sobrevendrá.

F.   Proporcionar a un administrador de póliza específico (con asistentes, si es necesario) que será responsable de la administración de la póliza.

Las responsabilidades de dicha persona deben incluir la revisión periódica de las políticas para determinar su pertinencia y cumplimiento actual. Si dicho administrador no es el/la Director/a Ejecutivo/a (ED/CEO), entonces el/la administrador/a debe informar a esa persona (ya que esta es en última instancia responsable de casi todo).

G.  La política debe contener procedimientos específicos para instituir una retención para litigio cuando se anticipen razonablemente litigios, una auditoría o una investigación gubernamental.

Como se indicó anteriormente, esta es un área donde la responsabilidad podría ser significativa si no se instituyen y siguen los procedimientos adecuados.

H. Una vez adoptada la política, se debe explicar a los empleados en la medida en que puedan ayudar a su cumplimiento.

I.   La Política DRD debe ser explicada y adoptada cuidadosamente por la Junta Directiva.

Antes de la adopción, se debe determinar dónde se ubicará la política en la documentación de la organización. Las alternativas pueden incluir, por ejemplo, en un manual del empleado, en los estatutos, en un manual de políticas y procedimientos de la junta directiva o como un elemento independiente. También se debe determinar la forma en que la política debe o será adoptada: por ejemplo, por la junta directiva (recomendado), por los miembros, o ambos.

J.  En cualquier caso, la política debe ser difundida a todos los grupos de interés afectados, como, por ejemplo, empleados, directores, miembros y voluntarios. Finalmente, la organización solo debe adoptar políticas que esté segura de poder cumplir. Podría ser peor adoptar una política que no se cumple que no tener ninguna política.

Puntos de práctica

• Las políticas de retención de documentos se aplican por igual a los documentos guardados en la nube, en un servidor o en un archivador. Si su organización sin fines de lucro utiliza almacenamiento digital, asegúrese de tener un plan de respaldo.
• Si bien contar con una política de retención de documentos les da luz verde al personal para desechar ciertos documentos (preferiblemente según un calendario), al elaborar una política específica para tu organización sin fines de lucro, considera si hay ciertos tipos de documentos o documentos específicos que, por razones históricas o de memoria institucional, deban conservarse de manera permanente.
• Las leyes estatales relacionadas con el empleo (como las que rigen el empleo y la nómina) varían de un estado a otro y, con frecuencia, tienen implicaciones para las políticas de retención de documentos.
• Las organizaciones sin fines de lucro que atienden a menores de edad pueden necesitar conservar los registros relacionados con los menores al menos hasta que el niño alcance la mayoría de edad, más el tiempo permitido por el estatuto de limitaciones del estado para que el niño, ahora adulto, presente una reclamación contra la organización sin fines de lucro.
• Consulta con el asesor profesional/firma contable que prepara tus declaraciones anuales para el IRS de tu organización sin fines de lucro y pregunta qué documentos podrían ser necesarios en caso de una auditoría del IRS y por cuánto tiempo debes conservarlos.
• Su organización sin fines de lucro podría querer incluir un preámbulo a su política, enfatizando la conexión entre una política de retención de documentos y el deber fiduciario de la junta directiva. Este texto proviene de Minnesota Council of Nonprofits, Principles and Practices for Nonprofit Excellence. “...La adopción de una política de retención de documentos establece pautas y facilita a los directores el cumplimiento del deber de diligencia, establece transparencia y garantiza el cumplimiento.’
• Si bien puede no ser obvio, los registros de correo electrónico son “documentos” que también deben abordarse en la política de retención de documentos de la organización sin fines de lucro.

Consideración específica para ciertos grupos:

Requisitos de Sarbanes-Oxley 

La Sección 802 (Sanciones penales por alteración de documentos) de la Ley Sarbanes-Oxley (―SOX‖) añadió la Sección 1519 al código penal federal, que establece:

Quien a sabiendas altere, destruya, mutile, oculte, encubra, falsifique o haga una anotación falsa en cualquier registro, documento u objeto tangible con la intención de impedir, obstruir o influir en la investigación o la administración adecuada de cualquier asunto que sea competencia de cualquier departamento u organismo de los Estados Unidos o cualquier caso presentado en virtud del título 11, o en relación con dicho asunto o caso, o con la intención de hacerlo, será sancionado con una multa conforme a este título, con una pena de prisión de hasta 20 años, o con ambas.

La Sección 1102 de la Ley Sarbanes-Oxley (SOX) (Manipulación de un Registro o Impedimento de un Procedimiento Oficial) añadió un nuevo subinciso (c) a la Sección 1512 del código penal federal, que establece:

(c) Quien, de manera corrupta, (1) altere, destruya, mutile u oculte un registro, documento u otro objeto, o intente hacerlo, con la intención de afectar la integridad o la disponibilidad del objeto para su uso en un procedimiento oficial; o (2) de otra manera obstruya, influencie o impida un procedimiento oficial, o intente hacerlo, será multado conforme a este título o penado con no más de 20 años de prisión, o ambas cosas.

Además de la posible responsabilidad penal, puede surgir responsabilidad civil de la destrucción ilícita de pruebas, o "spoilation".

Si ya se ha presentado una demanda en su contra (o usted ha iniciado una demanda contra otros)

Reglas Federales de Procedimiento Civil

Entre otras cosas, la Regla Federal de Procedimiento Civil (“FRCP”) 26(a)(1) exige que una parte proporcione voluntariamente

una copia —o una descripción por categoría y ubicación— de todos los documentos, información almacenada electrónicamente y objetos tangibles que la parte que divulga posea, tenga bajo su custodia o control y pueda utilizar para respaldar sus reclamaciones o defensas, a menos que su uso sea únicamente para fines de impugnación;

FRCP 26(b)(1) establece, en parte pertinente:

Las partes podrán obtener información sobre cualquier asunto no privilegiado que sea relevante para el reclamo o la defensa de alguna de las partes, incluyendo la existencia, descripción, naturaleza, custodia, condición y ubicación de documentos u otras cosas tangibles, y la identidad y ubicación de personas que tengan conocimiento de cualquier asunto susceptible de ser descubierto. Por causa justificada, el tribunal podrá ordenar la divulgación de cualquier asunto relevante para el objeto del litigio. La información relevante no necesita ser admisible en el juicio si la investigación parece razonablemente calculada para conducir al descubrimiento de pruebas admisibles.

La FRCP 37(e) establece:

Salvo circunstancias excepcionales, un tribunal no podrá imponer sanciones conforme a estas reglas a una parte por no proporcionar información almacenada electrónicamente que se haya perdido como resultado del funcionamiento rutinario y de buena fe de un sistema de información electrónica.

Tenga en cuenta que la “buena fe” es un elemento de esta defensa. La negligencia, la voluntad o la negligencia grave en el manejo de estos asuntos darán lugar a sanciones.

Una organización queda sujeta a la obligación de conservar (o detener la destrucción de) registros una vez que se prevé razonablemente un litigio, una auditoría o una investigación gubernamental. Zubulake contra UBS Warburg, 220 F.R.D. 216 (S.D.N.Y. 2003).

Al mismo tiempo, para cumplir con la obligación de conservación, una empresa no necesita suspender la destrucción de registros no relevantes. Más bien, las partes deben tomar medidas para conservar la información relevante, lo que a veces se conoce como “retención por litigio” (o "litigation hold"). Ver William T. Thompson Co. contra Gen. Nutrition Corp., 593 F. Supp. 1443, 1455 (C.D. Calif. 1984), donde la corte declaró:

Mientras un litigante no tiene la obligación de conservar o retener todos los documentos que obran en su poder una vez que se ha presentado una demanda, sino que tiene la obligación de preservar aquello que sabe, o razonablemente debería saber, que es relevante para el litigio, que es razonablemente calculable para dar lugar al descubrimiento de pruebas admisibles, que es razonablemente probable que se solicite durante el descubrimiento y/o que es el objeto de una solicitud de descubrimiento pendiente.

Políticas de Retención y Destrucción de Muestras de Documentos

POLÍTICA DE RETENCIÓN Y DESTRUCCIÓN DE REGISTROS (de Donors Forum - Elección de Lauren)

Propósito

El propósito de esta Política es asegurar que los registros y documentos necesarios de [Nombre de la empresa] se protejan y mantengan adecuadamente, y asegurar que los registros que ya no son necesarios para [Nombre de la empresa] o que no tienen valor se descarten en el momento oportuno. Esta Política también tiene como propósito ayudar a los empleados de [Nombre de la empresa] a comprender sus obligaciones en la retención de documentos electrónicos, incluyendo correos electrónicos, archivos web, archivos de texto, archivos de sonido y video, documentos PDF y todos los archivos de Microsoft Office u otros formatos.

2) Política

Esta Póliza representa la                        ’la política de la empresa sobre la retención y eliminación de registros y la retención y eliminación de documentos electrónicos.

3) Administración

Se adjunta como Apéndice A un Calendario de retención de registros, el cual ha sido aprobado como el calendario inicial de mantenimiento, retención y eliminación de los registros físicos de y de la retención y eliminación de los documentos electrónicos.  El {Insertar título del administrador de la política} (el “Administrador”) es el funcionario a cargo de la administración de esta política y de la implementación de los procesos y procedimientos para garantizar que se cumpla el Calendario de retención de registros.  El Administrador también está autorizado a: realizar modificaciones al Calendario de retención de registros de vez en cuando para garantizar que cumpla con las leyes locales, estatales y federales e incluya las categorías adecuadas de documentos y registros para ; supervisar las leyes locales, estatales y federales que afecten la retención de registros; revisar anualmente el programa de retención y eliminación de registros; y supervisar el cumplimiento de esta Política.

4) Suspensión de la eliminación de registros en caso de litigio o reclamaciones

En caso de que se presente una citación o solicitud de documentos, o si algún empleado se entera de una investigación o auditoría gubernamental relacionada con el presente, o del inicio de cualquier litigio contra o concerniente al presente, dicho empleado deberá informar al Administrador y toda disposición adicional de documentos se suspenderá hasta que el Administrador, con el asesoramiento del abogado, determine lo contrario. El Administrador tomará las medidas necesarias para informar rápidamente a todo el personal de cualquier suspensión en la disposición adicional de documentos.

5) Aplicabilidad

Esta Política se aplica a todos los registros físicos generados en el curso de las operaciones de ’s, incluyendo documentos originales y reproducciones. También se aplica a los documentos electrónicos descritos anteriormente.

Esta Política fue aprobada por el Consejo de Administración de              el           . .

APÉNDICE A - CALENDARIO DE RETENCIÓN DE REGISTROS

El Calendario de Retención de Registros está organizado de la siguiente manera:

TEMA DE LA SECCIÓN

1. Contabilidad y finanzas
2. Contratos
3. Registros corporativos
4. Correspondencia y Memorandos Internos
5. Documentos Electrónicos
6. Registros de Concesiones
7. Registros de seguros
8. Archivos y documentos legales
9. Misceláneos
10. Documentos de nómina
11. Documentos de pensión
12. Registros de personal
13. Registros de propiedad
14. Registros fiscales
15. Registros de contribución
16. Registros de Programas y Servicios
17. Registros del Proyecto de Patrocinador Fiscal

1. CONTABILIDAD Y FINANZAS

1. Retención y destrucción de registros de tarjetas de crédito

Una tarjeta de crédito se puede usar para pagar los siguientes productos y servicios: .

Todos los registros que muestren el número de tarjeta de crédito del cliente deben guardarse bajo llave en un cajón de escritorio o archivador cuando no estén en uso inmediato por parte del personal.

Si se determina que la información en un documento que contiene datos de tarjeta de crédito es necesaria para su retención más allá de 2 años, entonces el número de la tarjeta de crédito se recortará del documento.

2. CONTRATOS

3. REGISTROS CORPORATIVOS

4. CORRESPONDENCIA Y MEMORANDUM INTERNOS

Principio General: La mayoría de la correspondencia y los memorandos internos deben conservarse durante el mismo período que el documento al que se refieren o que respaldan. Por ejemplo, una carta relacionada con un contrato en particular se conservaría durante el mismo tiempo que el contrato (7 años después de su vencimiento). Se recomienda que los registros que respaldan un proyecto en particular se conserven con el proyecto y asuman el tiempo de retención de ese archivo de proyecto en particular.

La correspondencia o los memorandos que no se relacionan con documentos que tengan un período de retención prescrito generalmente deberían desecharse antes. Estos se pueden dividir en dos categorías generales:

1. Aquellos que se refieren a asuntos rutinarios y no tienen consecuencias significativas o duraderas deben ser descartados. en dos años. Algunos ejemplos incluyen:

• Cartas y notas rutinarias que no requieren acuse de recibo ni seguimiento, como notas de agradecimiento, felicitaciones, cartas de transmisión y planes para reuniones.
• Redacta cartas que no requieran seguimiento.
• Cartas de consulta general y respuestas que completan un ciclo de correspondencia.
• Cartas o quejas que solicitan una acción específica y que ya no tienen valor después de que se realizan los cambios o se toma la acción (como cambios de nombre o dirección).
• Otras cartas de tema intrascendente o que ciertamente cierran correspondencia a la cual no se necesitará hacer más referencia.
• Archivos de correspondencia cronológica.

Por favor, tome nota de que las copias de la correspondencia interna y los documentos que se archivarán en el departamento de origen deben leerse y destruirse, a menos que la información sea referencia o instrucción para otros documentos y deba conservarse para la trazabilidad del proyecto.

Aquellos que se refieran a asuntos no rutinarios o que tengan consecuencias duraderas significativas, generalmente deben conservarse de forma permanente.

5. DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

1. Correo electrónicoNo todos los correos electrónicos necesitan ser conservados, dependiendo del tema.

• Todos los correos electrónicos, tanto de fuentes internas como externas, deberán ser eliminados después de 12 meses.
• El personal se esforzará por mantener la gran mayoría de su correo electrónico relacionado con asuntos de negocios.
• archiva los correos electrónicos por seis meses después de que el personal los elimine, después de lo cual el correo electrónico se eliminará permanentemente.
• Todos los correos electrónicos relacionados con negocios deben ser descargados a un centro de servicio o directorio de usuario en el servidor.
• El personal no almacenará ni transferirá correos electrónicos relacionados con el trabajo en computadoras no relacionadas con el trabajo, excepto cuando sea necesario o apropiado para
• El personal se asegurará de no enviar información confidencial/propietaria a fuentes externas.
• Personal con más de 500 MB en su cuenta de correo electrónico no podrán enviar o recibir mensajes hasta que se reduzca el tamaño de su cuenta. Se notificará al personal a medida que su tamaño de cuenta se acerque a los 500 MB.
• Cualquier correo electrónico que el personal considere vital para el desempeño de su trabajo deberá ser copiado en la carpeta H: del personal, impreso y guardado en el espacio de trabajo del empleado.

2. Documentos electrónicos: incluyendo la suite de Microsoft Office y archivos PDF. La retención también depende del asunto.
   • Documentos PDF – El tiempo durante el cual se debe conservar un archivo PDF debe basarse en el contenido del archivo y la categoría dentro de las diversas secciones de esta política. El período máximo durante el cual se debe conservar un archivo PDF es de 6 años. Los archivos PDF que el empleado considere vitales para el desempeño de su trabajo deben imprimirse y almacenarse en el área de trabajo del empleado.
   • Archivos de texto/formateados – El personal llevará a cabo revisiones anuales de todos los archivos de texto/formato (por ejemplo, documentos de Microsoft Word) y eliminará todos aquellos que consideren innecesarios u obsoletos. Después de cinco años, todos los archivos de texto se eliminarán de la red y del escritorio/portátil del personal. Los archivos de texto/formato que el personal considere vitales para el desempeño de su trabajo deberán imprimirse y almacenarse en el área de trabajo del personal.
3. Archivos de páginas web: Cookies de Internet

• Todas las estaciones de trabajo: Internet Explorer debe configurarse para eliminar las cookies de Internet una vez al mes.

no elimina automáticamente los archivos electrónicos después de las fechas especificadas en esta Política. Es responsabilidad de todo el personal cumplir con las directrices especificadas en esta política.

Cada día se ejecutará una copia de seguridad en cinta de todos los archivos electrónicos (incluido el correo electrónico) en los servidores de , según lo especificado en el Plan de Recuperación ante Desastres de . Esta cinta de respaldo es una salvaguardia para recuperar información perdida dentro de un período de recuperación de un año en caso de que los documentos en la red experimenten problemas. La copia de seguridad en cinta se considera una salvaguardia para el sistema de retención de registros de , pero no se considera un repositorio oficial de los registros de . Todas las cintas mensuales y anuales se almacenan fuera del sitio de acuerdo con la Política de Recuperación ante Desastres de .

En ciertos casos, un documento se conservará tanto en formato físico como electrónico. En tales casos, el documento oficial será el documento electrónico.

6. REGISTROS DE OTORGAMIENTO

7. REGISTROS DE SEGUROS

8. ARCHIVOS Y DOCUMENTOS LEGALES

9. MISCELÁNEO

10. DOCUMENTOS DE NÓMINA

11. DOCUMENTOS DE PENSIÓN Y DATOS EMPLEADO DE RESPALDO

Principio General: Los documentos de pensiones y los datos de soporte de los empleados se mantendrán de tal manera que el Foro de Donantes pueda establecer en todo momento si una pensión es pagadera a alguna persona y, en caso afirmativo, el monto de dicha pensión.

12. EXPEDIENTES DEL PERSONAL

13. REGISTROS DE PROPIEDAD

14. REGISTROS FISCALES

Principio General: Donors Forum debe mantener libros de cuenta o registros suficientes para establecer el monto de los ingresos brutos, deducciones, créditos u otros asuntos que deban mostrarse en cualquiera de dichas declaraciones.

Estos documentos y registros se conservarán mientras su contenido pueda ser material en la administración de las leyes federales, estatales y locales sobre impuestos sobre la renta, franquicias y propiedad.

15. REGISTROS DE CONTRIBUCIÓN

16. REGISTROS DE PROGRAMAS Y SERVICIOS

17. REGISTROS DE PROYECTOS CON PATROCINIO FISCAL

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POLÍTICA DE RETENCIÓN Y DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS

1. Política y propósitos 

Esta Política representa la política de ____________ (la “organización”) con respecto a la retención y destrucción de documentos y otros registros, tanto en formato físico como en medios electrónicos (los cuales podrán ser simplemente referidos como “documentos” en esta Política). Los propósitos de la Política incluyen (a) la retención y mantenimiento de documentos necesarios para el correcto funcionamiento de la organización, así como para cumplir con los requisitos legales aplicables; (b) la destrucción de documentos que ya no necesiten ser retenidos; y (c) la orientación para la Junta Directiva, funcionarios, personal y otros grupos de interés con respecto a sus responsabilidades relativas a la retención y destrucción de documentos. Sin perjuicio de lo anterior, la organización se reserva el derecho de revisar o revocar esta Política en cualquier momento.

2. Administración 

2.1 Responsabilidades del Administrador. El/la _________ [Director(a) Ejecutivo(a), Presidente(a), Vicepresidente(a) Ejecutivo(a), Vicepresidente(a) de ___, etc.] de la organización será el/la administrador(a) (“Administrador(a)”) a cargo de la administración de esta Política. Las responsabilidades del Administrador(a) incluirán supervisar y coordinar la retención y destrucción de documentos de conformidad con esta Política y, en particular, con el Calendario de Retención de Documentos que se incluye a continuación. El Administrador(a) también será responsable de documentar las acciones tomadas para mantener y/o destruir los documentos de la organización y de retener dicha documentación. El Administrador(a) también podrá modificar el Calendario de Retención de Documentos de vez en cuando, según sea necesario para cumplir con la ley y/o para incluir categorías de documentos adicionales o revisadas que puedan ser apropiadas para reflejar las políticas y procedimientos organizacionales. El Administrador(a) también está autorizado(a) para revisar periódicamente esta Política y el cumplimiento de la misma con asesoría legal e informar a la Junta Directiva sobre el cumplimiento. El Administrador(a) también podrá nombrar a uno o más asistentes para ayudar en el desempeño de las responsabilidades del Administrador(a), aunque el Administrador(a) conservará la responsabilidad final de la administración de esta Política. 

2.2 Responsabilidades de las Circunscripciones. Esta Política también se relaciona con las responsabilidades de los miembros de la junta directiva, el personal, los voluntarios y terceros (incluidos los socios de la coalición) con respecto al mantenimiento y la documentación del almacenamiento y la destrucción de los documentos de la organización. El Administrador informará a la Junta Directiva (los miembros de la junta directiva) actuando como un cuerpo), que mantiene la dirección última de la administración. El personal de la organización deberá estar familiarizado con esta Política, deberá actuar de acuerdo con la misma y deberá asistir al Administrador, según se solicite, en su implementación. La responsabilidad de los voluntarios con respecto a esta Política será la de producir documentos específicamente identificados a solicitud de la administración, si el voluntario aún conserva tales documentos. A ese respecto, después de cada proyecto en el que haya participado un voluntario, o cada período que el voluntario haya cumplido, será responsabilidad del Administrador confirmar qué tipos de documentos conservó el voluntario y solicitar cualesquiera documentos que el Administrador considere necesarios para la retención por parte de la organización (no por parte del voluntario). Los externos pueden incluir proveedores, socios de coalición u otros proveedores de servicios. Dependiendo de la sensibilidad de los documentos involucrados con la relación particular con un externo, la organización, a través del Administrador, compartirá esta Política con el externo, solicitando el cumplimiento. En casos particulares, el Administrador puede requerir que el contrato con el externo especifique las responsabilidades particulares del externo con respecto a esta Política. 

3. Suspensión de la destrucción de documentos; Cumplimiento. La organización queda sujeta a la obligación de preservar (o detener la destrucción de) documentos una vez que se anticipa razonablemente un litigio, una auditoría o una investigación gubernamental. Además, la ley federal impone responsabilidad penal (con multas y/o prisión por no más de 20 años) a quienquiera que “a sabiendas altere, destruya, mutile, oculte, encubra, falsifique o haga una entrada falsa en cualquier registro, documento u objeto tangible con la intención de impedir, obstruir o influir en la investigación o la administración adecuada de cualquier asunto dentro de la jurisdicción de cualquier departamento o agencia de los Estados Unidos... o en relación o en previsión de dicho asunto o caso”. Por lo tanto, si el Administrador tiene conocimiento de que se ha iniciado un litigio, una auditoría gubernamental o una investigación gubernamental, o que se anticipa o contempla razonablemente, el Administrador ordenará de inmediato el cese de toda destrucción de documentos bajo esta Política, comunicando la orden por escrito a todas las partes afectadas. El Administrador podrá, posteriormente, modificar o revocar la orden solo después de consultar con el asesor legal. Si algún miembro de la junta o del personal tiene conocimiento de que se ha iniciado un litigio, una auditoría gubernamental o una investigación gubernamental, o que se anticipa o contempla razonablemente, con respecto a la organización, y no están seguros de si el Administrador lo sabe, deberán informar al Administrador. El incumplimiento de esta Política, incluyendo, en particular, la desobediencia de cualquier orden de cese de destrucción, podría resultar en posibles sanciones civiles o penales. Además, para el personal, podría dar lugar a medidas disciplinarias, incluida la posible terminación del empleo.

4. Documentos Electrónicos; Integridad Documental. Los documentos en formato electrónico se mantendrán de la misma forma que los documentos físicos o en papel, de conformidad con el Calendario de Conservación de Documentos. Dado que la integridad de los documentos electrónicos, ya sea con respecto a la facilidad de alteración o eliminación, o de otra manera, puede ser cuestionada, el Administrador intentará establecer estándares de integridad documental, incluyendo pautas para el manejo de archivos electrónicos, procedimientos de copia de seguridad, archivo de documentos y verificaciones periódicas de la fiabilidad del sistema; siempre que dichos estándares solo se implementen en la medida en que sean razonablemente factibles, considerando los recursos y otras prioridades de la organización.

5. Privacidad. Será responsabilidad del Administrador, tras consultar con su asesor legal, determinar cómo se aplicarán las leyes de privacidad a los documentos de la organización relacionados con empleados y otras partes interesadas; establecer procedimientos razonables para el cumplimiento de dichas leyes de privacidad; y permitir su auditoría y revisión de forma regular.

6. Planificación de Emergencia. Los documentos se almacenarán de manera segura y accesible. Los documentos necesarios para la operación continua de la organización en caso de emergencia se duplicarán o respaldarán regularmente y se mantendrán en una ubicación externa. El Administrador desarrollará procedimientos razonables para la retención de documentos en caso de emergencia.

 7. Creación y Generación de Documentos. El Administrador discutirá con el personal las formas en que se crean o generan los documentos. Con respecto a cada empleado o función organizacional, el Administrador intentará determinar si se crean documentos que puedan segregarse fácilmente de otros, de modo que, llegado el momento de destruir (o retener) dichos documentos, puedan ser fácilmente seleccionados de los demás para su disposición. Por ejemplo, de forma individual por empleado, ¿los correos electrónicos y otros documentos son de naturaleza significativamente no sensible como para que puedan eliminarse, incluso ante una retención por litigio con respecto a otros documentos más sensibles? Este diálogo puede ayudar a lograr un propósito importante de la Política —conservar recursos— al identificar flujos de documentos de manera que la Política permita la destrucción rutinaria de los mismos. Idealmente, la organización creará y archivará los documentos de manera que pueda identificar y destruir fácilmente documentos con fechas de vencimiento similares.

8. Calendario de Retención de Documentos. [Los períodos son sugeridos pero no son necesariamente un sustituto de tu propia investigación y determinación (o la de tu abogado/a) sobre los períodos apropiados.] 

Tipo de documento Período de retención 

Contabilidad y finanzas 

Cuentas por pagar 7-10 años

Cuentas por Cobrar 7-10 años

Estados Financieros Anuales e Informes de Auditoría Permanentes

Estados de cuenta bancarios, conciliaciones y boletas de depósito 7 años

Cheques Cancelados – rutinario 7 años

Cheques cancelados – especiales, como pago de préstamos              Permanente

Recibos de Tarjeta de Crédito 3 años

Informes/Documentos de Gastos de Empleados/Negocios 7 años

Libro mayor Permanente

Estados Financieros Intermedios 7 años

Contribuciones/Regalos/Subsidios 

Registros de Contribuciones Permanentes

Documentos que evidencian los términos de las donaciones Permanente

Registros de Concesión 7 años después del fin del período de concesión

Corporativo y Exención 

Acta Constitutiva y Modificaciones Permanente

Estatutos y Enmiendas Permanentes

Libros de Actas, incluyendo Actas del Consejo y Comités Permanentes

Informes Anuales al Procurador General y al Secretario de Estado Permanentes

Otras Presentaciones Corporativas Permanentes

Solicitud de Exención del IRS (Formulario 1023 o 1024) Permanente

Carta de Determinación de Exención del IRS Permanente

Solicitud de exención estatal (si aplica) Permanente

Carta de determinación de exención estatal (si aplica) Permanente

Licencias y Permisos Permanente

Designación de Identificación Patronal (EIN) Permanente

Correspondencia y Memorandos Internos 

La correspondencia impresa y los memorandos internos relacionados con un documento en particular, de lo contrario abordados en este Anexo, deberán conservarse durante el mismo período que el documento al que se refieren.

Correspondencia impresa y memorandos internos

trivialidades de asuntos rutinarios sin importancia duradera Dos años

Correspondencia y memorandos internos importantes para

permanente, sujeto a revisión

Correo electrónico (e-mail) hacia o desde la organización 

Los correos electrónicos (e-mails) relacionados con un documento en particular o de otra manera mencionados en este Anexo se conservarán durante el mismo período que el documento al que se refieren, pero pueden conservarse en formato impreso junto con el documento al que se refieren.

Correos electrónicos considerados importantes para la organización o

de importancia duradera debe imprimirse y guardarse

en un repositorio central. Permanente, sujeto a revisión

Correos electrónicos no incluidos en ninguna de las categorías anteriores 12 meses (esto puede ser más corto si se desea)

Documentos electrónicos almacenados 

Los documentos almacenados electrónicamente (por ejemplo, en formato PDF, de texto u otro formato electrónico) que comprendan un documento particular o se relacionen con él, que de otro modo se aborden en este Anexo, deberán conservarse durante el mismo período que el documento que comprenden o con el que se relacionan, pero podrán conservarse en formato impreso (a menos que el aspecto electrónico sea de importancia).

Documentos electrónicos almacenados considerados importantes

a la organización o de importancia duradera debería

ser impreso y almacenado en un repositorio central (a menos que

(el aspecto electrónico es importante). Permanente, sujeto a revisión

Documentos electrónicos no incluidos en ninguno de los dos

de las categorías anteriores Dos años

Empleo, Personal y Pensiones 

Registros de Personal 10 años después de finalizar el empleo

Contratos de empleados 10 años después de la rescisión

Registros de jubilación y pensión Permanente

Seguro 

Propiedad, D&O, Compensación de Trabajadores y

Pólizas de Responsabilidad Civil General Permanente

Registros de Reclamaciones de Seguros Permanente

Legal y Contratos 

Contratos, correspondencia relacionada y otros

documentación de respaldo 10 años después de la terminación

Correspondencia legal Permanente

Gerencia y Misceláneos 

Planes Estratégicos 7 años después de la expiración

Plan de Recuperación ante Desastres 7 años después del reemplazo

Manual de Políticas y Procedimientos Versión actual con historial de revisiones

Propiedad – Real, Personal e Intelectual 

Expedientes de propiedad y contratos de compraventa Permanente

Impuesto Predial Permanente

Arrendamientos de Bienes Inmuebles Permanente

Arrendamientos de Bienes Muebles 10 años después de la terminación

Marcas registradas, derechos de autor y patentes Permanente

Impuesto 

Documentos y correspondencia sobre exenciones fiscales Permanente

Resoluciones del IRS Permanentes

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La Política de Retención y Destrucción de Documentos identifica las responsabilidades de retención de registros del personal, voluntarios, miembros de la junta directiva y terceros para mantener y documentar el almacenamiento y la destrucción de los documentos y registros de la organización.

El personal, los voluntarios, los miembros de la junta directiva, los miembros del comité y las partes externas (contratistas independientes a través de acuerdos con ellos) de la organización deben cumplir las siguientes normas:

1. Los documentos en papel o electrónicos indicados bajo los términos de retención en la siguiente sección serán transferidos y mantenidos por (completar según las prácticas de la organización);
2. Todos los demás documentos en papel se destruirán después de tres años.;
3. Todos los demás documentos electrónicos serán eliminados de todas las computadoras individuales, bases de datos, redes y almacenamiento de respaldo después de un año;
4. No se destruirá ni eliminará ningún documento en papel o electrónico si es pertinente a cualquier investigación o procedimiento gubernamental en curso o anticipado, o a litigios privados (consulte con el asesor legal o el departamento de recursos humanos sobre cualquier litigio actual o previsto si los empleados no han sido notificados); y
5. No se destruirá ni eliminará ningún documento en papel o electrónico según lo requieran las normas de auditoría gubernamental (agregar normas específicas aquí si son relevantes).

Retención de registros[1]

La siguiente tabla* indica los requisitos mínimos y se proporciona como guía para personalizar la determinación de la política de retención de documentos de su organización. Dado que los plazos de prescripción y los requisitos de las agencias estatales y gubernamentales varían de un estado a otro, cada organización debe considerar cuidadosamente sus requisitos y consultar con asesoría legal antes de adoptar una Política de Retención y Destrucción de Documentos. Adicionalmente, las subvenciones federales y otras subvenciones gubernamentales pueden prever un período más largo que el requerido por otros requisitos legales.

* Adaptado del Consejo Nacional de Organizaciones sin Fines de Lucro.

Recursos

Consejo Nacional de Organizaciones sin Fines de Lucro www.councilofnonprofits.org

Guía sobre los requisitos de retención de registros en el Código de Regulaciones Federales: comuníquese con el Superintendente de Documentos, Oficina de Imprenta del Gobierno de los Estados Unidos, Washington, D.C. 20402-9325, o con CCH, Inc. en www.onlinestore.cch.com

Puedes descargar toda esta información en PDF aquí: Políticas de Retención y Destrucción de Documentos