Rationale voor de invoering van een beleid voor documentenarchivering en -vernietiging

Historisch gezien, daterend uit het tijdperk vóór de elektronische archivering, was een van de belangrijkste redenen voor een beleid voor documentretentie en -vernietiging (“DRD-beleid”) het besparen van ruimte en geld door papieren documenten te vernietigen die niet langer nodig of vereist waren voor een organisatie.

Tegelijkertijd was een andere belangrijke reden voor het DRD-beleid om ervoor te zorgen dat de organisatie documenten bewaarde die later voor zakelijke of wettelijke doeleinden nodig konden zijn. Het bewaren van belastingdocumenten in geval van een controle of een ander onderzoek was bijvoorbeeld een zorgpunt. Op dezelfde manier werden personeelsdossiers als waardevol beschouwd voor bewaring. Contractdocumenten en documenten met betrekking tot eigendom van bedrijfsmiddelen spelen ook een rol in een dergelijk beleid. Bedrijven in gereguleerde sectoren kunnen andere vereisten hebben.

Bovendien werd documentenretentie in geval van rechtszaken of overheidsonderzoeken een overweging. Sterker nog, met name gezien de ontwikkelingen op het gebied van elektronische (of e-) discovery, kan het juiste beheer en de tijdige vernietiging van elektronische (evenals papieren) documenten een organisatie die gedwongen wordt onhandelbare en omvangrijke archieven te doorzoeken bij ontdekkingsverzoeken, veel geld besparen. Op dit moment is naleving van de wet met betrekking tot ontdekking in rechtszaken en overheidsonderzoeken een andere belangrijke reden voor het instellen en onderhouden van een passend DRD-beleid en -programma.

IRS-formulier 990 instrueert: “Een beleid voor het bewaren en vernietigen van documenten identificeert de verantwoordelijkheden van personeel, vrijwilligers, bestuursleden en buitenstaanders met betrekking tot het bewaren en documenteren van de opslag en vernietiging van de documenten en gegevens van de organisatie.”

Overwegingen en procedures voor de implementatie van een DRD-beleid

A. Ten eerste, bespreek de manieren waarop documenten worden gemaakt of gegenereerd.

Worden er ten aanzien van elke werknemer of organisatiefunctie documenten gecreëerd die gemakkelijk van andere te scheiden zijn, zodat, wanneer het tijd is om die documenten te vernietigen (of te bewaren), ze gemakkelijk uit de anderen kunnen worden gehaald voor vernietiging of bewaring? Worden er bijvoorbeeld per werknemer e-mails en andere documenten gecreëerd die van dusdanig niet-gevoelige aard zijn dat ze, zelfs in het licht van een juridisch retentiebevel met betrekking tot andere, gevoeliger documenten, kunnen worden verwijderd? Hoewel deze discussie niet noodzakelijkerwijs de bepalingen van het DRD-beleid zal dicteren, kan zij een grote bijdrage leveren aan het bereiken van een van de hoofddoelstellingen van het beleid — het besparen van middelen (zoals geld en ruimte) — door documentstromen zodanig te identificeren dat het DRD-beleid routinematig de vernietiging van documenten kan voorschrijven. Idealiter wilt u documenten zo creëren en archiveren dat documenten met vergelijkbare vervaldata gemakkelijk kunnen worden geïdentificeerd en vernietigd.

B. Bepaal of er reeds beleid is ingesteld en, zo ja, of dit de moeite waard is om te behouden.

C. Bepaal hoe privacywetgeving van toepassing zal zijn op documenten en gegevens van en met betrekking tot werknemers en leden/donateurs/vrijwilligers.

Het beleid en de bijbehorende procedures moeten zorgen voor volledige naleving van dergelijke privacywetgeving of daarin voorzien. Bovendien moeten dergelijke procedures geschikt zijn om regelmatig te worden gecontroleerd en geëvalueerd.

D.  Denk nauwkeurig na over de verantwoordelijkheden van medewerkers, vrijwilligers, bestuursleden en externe partijen (waaronder partnerorganisaties en coalitiepartners) met betrekking tot het bewaren en documenteren van de opslag en vernietiging van de documenten en gegevens van de organisatie.

Hoewel de IRS in zijn 990-instructies lijkt te impliceren dat vrijwilligers enige verantwoordelijkheid, en zelfs speciale verantwoordelijkheid, zouden moeten hebben met betrekking tot dergelijke zaken, zouden de vrijwilligers zo min mogelijk verantwoordelijkheid moeten hebben. Iedereen die vrijwilliger is (wat betekent dat ze hun tijd bijdragen, gratis) zullen er twee keer over nadenken om zich te blijven inzetten als ze verantwoordelijk zijn voor het bewaren van documenten op hun persoonlijke of zakelijke computers voor een bepaalde periode, voor het zoeken naar documenten op hun computers en/of voor het vernietigen van bepaalde documenten. Deze verantwoordelijkheden zouden in plaats daarvan bij het management en het personeel moeten liggen.

E.   Zorg ervoor dat het beleid standaarden voor documentintegriteit bevat, inclusief richtlijnen voor het omgaan met elektronische bestanden, back-upprocedures, archivering van documenten en regelmatige controles van de betrouwbaarheid van het systeem. Neem alleen vereisten op waarvan het management weet dat ze binnen de mogelijkheden van de organisatie zullen worden vervuld (Als de organisatie het beleid niet kan volgen, neem het dan niet aan). Het ergste wat een organisatie kan doen, is beleid aannemen dat ze zelf niet naleeft, want dan zal zeker aansprakelijkheid volgen.

F.   Zorg voor één specifieke polisbeheerder (met assistenten, indien nodig) die verantwoordelijk zal zijn voor de administratie van de polis.

De verantwoordelijkheden van een dergelijke persoon moeten een periodieke beoordeling van het beleid omvatten op actuele relevantie en naleving. Als die beheerder niet de ED/CEO is, dan moet de beheerder aan die persoon rapporteren (aangezien zij uiteindelijk verantwoordelijk zijn voor bijna alles).

G.  Het beleid moet specifieke procedures bevatten voor het instellen van een bewaarplicht voor gerechtelijke procedures waarvoor een rechtszaak, een audit of een overheidsinstantie onderzoek redelijkerwijs wordt verwacht.

Zoals hierboven aangegeven, is dit een gebied waar de aansprakelijkheid aanzienlijk kan zijn als de juiste procedures niet worden ingesteld en gevolgd.

H. Zodra het beleid is aangenomen, moet het aan de medewerkers worden uitgelegd, voor zover zij kunnen bijdragen aan de naleving ervan.

Ik.   Het DRD-beleid dient zorgvuldig te worden toegelicht en te worden aangenomen door de Raad van Bestuur.

Alvorens het beleid wordt vastgesteld, moet worden bepaald waar het in de documentatie van de organisatie moet worden opgenomen.   Mogelijke alternatieven zijn bijvoorbeeld opname in een personeelshandboek, in de statuten, in een handboek met beleidsregels en procedures van het bestuur of als een op zichzelf staand document. Ook moet worden bepaald op welke wijze het beleid moet of zal worden aangenomen – bijvoorbeeld door de raad van bestuur (aanbevolen), door de leden, of door beide.

J.  In elk geval moet het beleid worden verspreid onder alle betrokken belanghebbenden, zoals bijvoorbeeld werknemers, directeuren, leden en vrijwilligers. Ten slotte mag de organisatie alleen beleid aannemen waarvan zij zeker is dat ze het kan naleven. Het kan veel erger zijn om beleid aan te nemen dat niet wordt nageleefd dan om helemaal geen beleid te hebben.

Tips voor de praktijk

• Documentretentiebeleid is evenzeer van toepassing op documenten die in de cloud, op een server of in een archiefkast zijn opgeslagen. Als uw non-profitorganisatie digitale opslag gebruikt, zorg dan voor een back-up plan!
• Hoewel een documentenretentiebeleid personeel groen licht geeft om bepaalde documenten weg te gooien (bij voorkeur volgens een schema), moet u, wanneer u een beleid speciaal voor uw non-profit opstelt, nadenken over het feit of er bepaalde soorten documenten of specifieke documenten zijn die, omwille van de geschiedenis of institutioneel geheugen, permanent moeten worden bewaard.
• Wetten op staatsniveau met betrekking tot werkgelegenheid (zoals die de aanstelling/salarisadministratie regelen) verschillen per staat en hebben vaak gevolgen voor beleid inzake documentretentie.
• Non-profitorganisaties die minderjarige kinderen dienen, moeten mogelijk gegevens met betrekking tot minderjarige kinderen bewaren in ieder geval totdat het kind meerderjarig is geworden, plus de tijd die is toegestaan door de wettelijke verjaringstermijn van de staat voor het nu volwassen geworden kind om een claim in te dienen tegen de non-profitorganisatie.
• Neem contact op met de professionele adviseur of het accountantskantoor dat de jaarrekeningen van uw non-profitorganisatie voor de IRS opstelt, en vraag welke documenten er nodig kunnen zijn in het geval van een controle door de IRS, en hoe lang u deze moet bewaren.
• Uw non-profitorganisatie zou in haar beleid een inleiding kunnen opnemen waarin het verband wordt benadrukt tussen een beleid inzake het bewaren van documenten en de fiduciaire plicht van de raad van bestuur. Deze tekst is afkomstig uit de publicatie “Principles and Practices for Nonprofit Excellence’ van de Minnesota Council of Nonprofits. ”...Het vaststellen van een beleid inzake het bewaren van documenten biedt richtlijnen en maakt het voor bestuursleden gemakkelijker om hun zorgplicht na te komen, zorgt voor transparantie en waarborgt naleving.”
• Hoewel het misschien niet voor de hand ligt, zijn e-mailberichten “documenten” die ook in het documentenbeleid van de non-profitorganisatie moeten worden opgenomen.

Specifieke overwegingen voor bepaalde groepen:

Sarbanes-Oxley Vereisten 

Sectie 802 (Strafrechtelijke sancties voor het wijzigen van documenten) van de Sarbanes-Oxley Act (―SOX‖) voegde Sectie 1519 toe aan de federale strafwet, die bepaalt:

Wie opzettelijk een verslag, document of tastbaar voorwerp verandert, vernietigt, verminkt, verbergt, bedekt, vervalst of er een valse aantekening in maakt met de bedoeling de onderzoeking of de correcte uitvoering van een zaak onder de bevoegdheid van een afdeling of agentschap van de Verenigde Staten te belemmeren, te hinderen of te beïnvloeden of enige zaak aanhangig gemaakt onder titel 11, of in verband met of ter overweging van een dergelijke aangelegenheid of zaak, zal worden beboet zoals bepaald onder deze titel, gevangenisstraf van ten hoogste 20 jaar, of beide.

SOX Sectie 1102 (Vervalsing van een document of anderszins belemmeren van een officiële procedure) heeft een nieuw deel (c) toegevoegd aan Sectie 1512 van de federale strafwet, waarin staat:

(c) Wie te kwader trouw— (1) een register, document of ander voorwerp verandert, vernietigt, verminkt of verbergt, of probeert dit te doen, met de intentie om de integriteit of beschikbaarheid van het voorwerp voor gebruik in een officiële procedure te schaden; of (2) anderszins een officiële procedure belemmert, beïnvloedt of hindert, of tracht dit te doen, wordt bestraft met een geldboete volgens deze titel of een gevangenisstraf van ten hoogste 20 jaar, of beide.

Naast mogelijke strafrechtelijke aansprakelijkheid kan er ook civielrechtelijke aansprakelijkheid ontstaan door het onrechtmatig vernietigen van bewijsmateriaal, oftewel „spoliation“.

Indien er een rechtszaak tegen u is aangespannen (of u een zaak bent begonnen tegen anderen)

Federale Civiele Procedure Regels

Federaal Burgerlijk Procesrecht (FRCP) 26(a)(1) vereist onder meer dat een partij vrijwillig verstrekt

een kopie — of een beschrijving per categorie en locatie — van alle documenten, elektronisch opgeslagen informatie en tastbare zaken die de partij die de informatie verstrekt in zijn bezit, bewaring of controle heeft en die hij kan gebruiken ter ondersteuning van zijn vorderingen of verweren, tenzij het gebruik uitsluitend voor het in twijfel trekken van de geloofwaardigheid van een getuige zou zijn;

FRCP 26(b)(1) luidt voor zover relevant:

Partijen kunnen ontdekking verkrijgen met betrekking tot elke niet-vertrouwelijke aangelegenheid die relevant is voor de claim of verdediging van een partij — met inbegrip van het bestaan, de beschrijving, de aard, de bewaring, de toestand en de locatie van documenten of andere tastbare zaken en de identiteit en locatie van personen die kennis hebben van elke ontdekbare aangelegenheid. Voor goede redenen kan de rechtbank ontdekking bevelen van elke aangelegenheid die relevant is voor het onderwerp van de procedure. Relevante informatie hoeft niet toelaatbaar te zijn bij het proces als de ontdekking redelijkerwijs berekend lijkt te worden om tot ontdekking van toelaatbaar bewijs te leiden.

FRCP 37(e) stelt:

Tenzij er uitzonderlijke omstandigheden zijn, kan een rechtbank geen sancties opleggen onder deze regels aan een partij omdat deze elektronisch opgeslagen informatie niet heeft verstrekt die verloren is gegaan als gevolg van de routinematige, te goeder trouw uitgevoerde werking van een elektronisch informatiesysteem.

Merk op dat “goede trouw” een element is van deze verdediging. Nalaten, opzettelijk handelen of grove nalatigheid bij het omgaan met deze zaken zal leiden tot sancties.

Een organisatie wordt onderworpen aan een bewaarplicht (of de plicht om de vernietiging van gegevens te stoppen) zodra een rechtszaak, een audit of een overheidsonderzoek redelijkerwijs is te verwachten. Zubulake v. UBS Warburg, 220 F.R.D. 216 (S.D.N.Y. 2003).

Tegelijkertijd hoeft een bedrijf, om te voldoen aan de bewaarplicht, de vernietiging van niet-relevante gegevens niet stop te zetten. In plaats daarvan moeten partijen stappen ondernemen om de relevante informatie te bewaren, wat soms bekend staat als een “litigation hold”. Zie William T. Thompson Co. V. Gen. Nutrition Corp., 593 F. Supp. 1443, 1455 (C.D. Calif. 1984), waar de rechtbank stelde:

Terwijl een partij in een rechtszaak is niet verplicht om elk document dat in haar bezit is te bewaren of te behouden zodra een klacht is ingediend; zij is verplicht te bewaren wat zij weet, of redelijkerwijs zou moeten weten, relevant is voor de procedure, redelijkerwijs kan leiden tot ontdekking van toelaatbaar bewijs, redelijkerwijs waarschijnlijk zal worden opgevraagd tijdens de ontdekking en/of het onderwerp is van een hangend ontdekkingsverzoek.

Voorbeeldbeleid voor documentopslag en -vernietiging

BELEID BETREFFENDE INCASSERING EN VERNIETIGING VAN REGISTRO'S (van Donors Forum – Lau's keuze

1) Doel

Het doel van dit Beleid is om ervoor te zorgen dat de noodzakelijke gegevens en documenten adequaat worden beschermd en bewaard en om te zorgen dat gegevens die niet langer nodig zijn door of van geen waarde zijn op het juiste moment worden weggegooid. Dit Beleid is ook bedoeld om werknemers van te helpen bij het begrijpen van hun verplichtingen bij het bewaren van elektronische documenten, waaronder e-mail, webbestanden, tekstbestanden, geluids- en filmbestanden, PDF-documenten en alle bestanden in Microsoft Office- of andere formaten.

2) Beleid

Dit beleid vertegenwoordigt het                        ’het beleid van de organisatie betreffende de retentie en vernietiging van documenten en de retentie en vernietiging van elektronische documenten.

3) Administratie

Bijgevoegd als Bijlage A is een Record Retention Schedule die is goedgekeurd als de initiële onderhouds-, retentie- en verwijderingsplanning voor fysieke documenten van [naam organisatie] en de retentie en verwijdering van elektronische documenten. De {Functie van Beleidsbeheerder} (de “Beheerder”) is de functionaris die belast is met het beheer van dit Beleid en de implementatie van processen en procedures om ervoor te zorgen dat de Record Retention Schedule wordt gevolgd. De Beheerder is ook gemachtigd om: de Record Retention Schedule van tijd tot tijd te wijzigen om ervoor te zorgen dat deze voldoet aan lokale, staats- en federale wetgeving en de juiste document- en archiefcategorieën voor [naam organisatie] omvat; lokale, staats- en federale wetten met betrekking tot het bewaren van documenten te monitoren; het programma voor het bewaren en verwijderen van documenten jaarlijks te evalueren; en de naleving van dit Beleid te monitoren.

4) Opschorting van vernietiging van bescheiden in geval van rechtszaken of claims

Indien een dagvaarding of een verzoek om documenten ontvangt, of indien een medewerker kennis neemt van een overheidsonderzoek of -controle met betrekking tot of van het instellen van een rechtszaak tegen of betreffende , dient die medewerker de beheerder hiervan op de hoogte te stellen en wordt de verdere vernietiging van documenten opgeschort totdat de beheerder, op advies van een raadsman, anders beslist. De beheerder zal de nodige maatregelen nemen om alle medewerkers onmiddellijk op de hoogte te brengen van een eventuele opschorting van de verdere vernietiging van documenten.

5) Toepassingsgebied

Dit beleid is van toepassing op alle fysieke documenten die in het kader van de bedrijfsvoering van worden aangemaakt, met inbegrip van zowel originele documenten als kopieën. Het is tevens van toepassing op de hierboven beschreven elektronische documenten.

Dit beleid werd goedgekeurd door de Raad van Bestuur van op .

BIJLAGE A ‑ BEWAARTERMIJNENARCHIEF

Het Record Retentieplan is als volgt georganiseerd:

SECTIE ONDERWERP

1. Accountancy en financiën
2. Contracten
3. Bedrijfsgegevens
4. Correspondentie en interne memo’s
5. Elektronische documenten
6. Subsidiedossiers
7. Verzekeringsgegevens
8. Juridische dossiers en documenten
9. Diversen
10. Salarisdocumenten
11. Pensioendocumenten
12. Personeelsdossiers
13. Kadastrale gegevens
14. Belastinggegevens
15. Bijdragegegevens
16. Programma's & Diensten Records
17. Fiscale Sponsor Project Registraties

1. BOEKHOUDING EN FINANCIËN

1. Bewaren en vernietigen van creditcardgegevens

Met een creditcard kunnen de volgende producten en diensten worden betaald: .

Alle documenten met het creditcardnummer van de klant moeten in een bureau of een archiefkast worden afgesloten wanneer deze niet direct door medewerkers worden gebruikt.

Als wordt vastgesteld dat informatie op een document, dat creditcardgegevens bevat, langer dan 2 jaar bewaard moet worden, dan wordt het creditcardnummer uit het document geknipt.

2. CONTRACTEN

3. BEDRIJFSGEGEVENS

4. BRIEFWISSELING EN INTERNE MEMORANDA

Algemeen beginsel: De meeste correspondentie en interne memo's moeten voor dezelfde periode worden bewaard als het document waarnaar ze verwijzen of dat ze ondersteunen. Een brief die bijvoorbeeld betrekking heeft op een bepaald contract, moet worden bewaard zolang het contract (7 jaar na afloop). Het wordt aanbevolen om documenten die een bepaald project ondersteunen samen met het project te bewaren en de bewaartermijn van dat specifieke projectdossier over te nemen.

Correspondentie of memo's die niet betrekking hebben op documenten met een voorgeschreven bewaartermijn, moeten over het algemeen eerder worden weggegooid. Deze kunnen worden onderverdeeld in twee algemene categorieën:

1. Degenen die betrekking hebben op routinematige zaken en geen belangrijke, blijvende gevolgen hebben, moeten worden weggegooid binnen twee jaar. Enkele voorbeelden zijn:

• Routinebrieven en -notities waarvoor geen bevestiging of opvolging nodig is, zoals dankbetuigingen, felicitaties, overdrachts­brieven en vergader­afspraken.
• Formulieren die geen vervolg vereisen.
• Brieven met algemene vragen en antwoorden die een correspondentiecyclus voltooien.
• Brieven of klachten waarin om specifieke actie wordt verzocht en die geen verdere waarde hebben nadat de wijziging is doorgevoerd of de actie is ondernomen (zoals een naamswijziging of adreswijziging).
• Andere brieven met onbelangrijke onderwerpen of die duidelijk een correspondentie afsluiten waar verder geen verwijzing meer naar nodig zal zijn.
• Chronologische correspondentiebestanden.

Houd er rekening mee dat kopieën van interne correspondentie en documenten die op de afdeling van herkomst worden gearchiveerd, gelezen en vernietigd moeten worden, tenzij die informatie verwijst naar of leidt naar andere documenten en moet worden bewaard voor projecttraceerbaarheid.

Die betrekking hebben op niet-routinematige zaken of die belangrijke blijvende gevolgen hebben, moeten over het algemeen permanent worden bewaard.

5. ELEKTRONISCHE DOCUMENTEN

1. Elektronische postNiet alle e-mail hoeft te worden bewaard, afhankelijk van het onderwerp.

• Alle e-mail, zowel van interne als externe bronnen, moet na 12 maanden worden verwijderd.
• Personeel zal ernaar streven alle e-mails, op een onbeduidende minderheid na, te laten betrekking hebben op zakelijke kwesties.
• e-mail wordt zes maanden gearchiveerd nadat het personeel het heeft verwijderd, waarna de e-mail permanent wordt verwijderd.
• Alle zakelijke e-mail moet worden gedownload naar een servicecentrum of gebruikersmap op de server.
• Personeel mag e-mails die gerelateerd zijn aan werk niet opslaan of overdragen op niet-werkgerelateerde computers, tenzij dit noodzakelijk of passend is voor
• Personeel zal zorgvuldig te werk gaan om te voorkomen dat vertrouwelijke/eigendomsinformatie wordt verzonden naar externe bronnen.
• Personeel met meer dan 500 MB in hun e-mailaccount zal niet in staat zijn om berichten te verzenden of te ontvangen totdat de grootte van hun account is verminderd. Medewerkers worden op de hoogte gesteld wanneer hun accountgrootte 500 MB nadert.
• Alle e-mails die het personeel als essentieel beschouwt voor de uitvoering van zijn functie, moeten worden gekopieerd naar de H:-schijfmap van het personeel, en geprint en opgeslagen in de werkplek van de werknemer.

2. Elektronische documenten: waaronder Microsoft Office Suite en PDF-bestanden. De bewaartermijn is ook afhankelijk van het onderwerp.
   • PDF-documenten – De bewaartermijn van een PDF-bestand moet gebaseerd zijn op de inhoud van het bestand en de categorie onder de verschillende secties van dit beleid. De maximale bewaartermijn voor een PDF-bestand is 6 jaar. PDF-bestanden die de werknemer essentieel acht voor de uitoefening van zijn of haar functie, moeten worden afgedrukt en opgeslagen in de werkruimte van de werknemer.
   • Tekst-/opgemaakte bestanden – Medewerkers zullen jaarlijks alle tekst-/opgemaakte bestanden (bijv. Microsoft Word-documenten) beoordelen en alle bestanden verwijderen die zij als onnodig of verouderd beschouwen. Na vijf jaar worden alle tekstbestanden van het netwerk en het bureaublad/laptop van de medewerkers verwijderd. Tekst-/opgemaakte bestanden die de medewerkers essentieel achten voor de uitoefening van hun functie, moeten worden afgedrukt en opgeslagen in de werkruimte van de medewerkers.
3. Webpagina-bestanden: Internetcookies

• Alle werkstations: Internet Explorer moet eens per maand geprogrammeerd worden om internetcookies te verwijderen.

vernietigt elektronische bestanden niet automatisch na de in dit beleid gespecificeerde datums. Het is de verantwoordelijkheid van al het personeel om zich te houden aan de richtlijnen in dit beleid.

Dagelijks zal een back-up van alle elektronische bestanden (inclusief e-mail) op de servers van als zodanig gespecificeerd in het Disaster Recovery Plan worden gemaakt op tape. Deze back-uptape dient als beveiliging om verloren informatie met een retentieperiode van één jaar te kunnen herstellen, mochten documenten op het netwerk problemen ondervinden. De back-uptape wordt beschouwd als een beveiliging voor het systeem voor documentatieopslag van , maar wordt niet beschouwd als een officiële opslagplaats van de records. Alle maandelijkse en jaarlijkse tapes worden offsite opgeslagen volgens het Disaster Recovery Beleid van .

In bepaalde gevallen wordt een document zowel op papier als elektronisch bewaard. In dergelijke gevallen is het officiële document het elektronische document.

6. VERLENINGSREGISTERS

7. VERZEERINGEN ADMINISTRATIE

8. JURIDISCHE BESTANDEN EN DOCUMENTEN

9. DIVERSE

10. SALARISDOCUMENTEN

11. PENSIONSDOCUMENTEN EN ONDERSTEUNENDE WERKNEMERSGEGEVENS

Algemeen beginsel: Pensioendocumenten en ondersteunende werknemersgegevens dienen dusdanig te worden bewaard dat het Donors Forum te allen tijde kan vaststellen of er pensioen betaalbaar is aan een persoon, en zo ja, welk bedrag aan pensioen.

12. PERSONEELSDOSSIERS

13. EIGENDOMSREGISTERS

14. BELASTINGBESCHEIDEN

Algemeen beginsel: Donors Forum moet een boekhouding of administratie voeren die voldoende is om de hoogte van het bruto-inkomen, de aftrekposten, de kredieten of andere zaken vast te stellen die in de aangifte moeten worden vermeld.

Deze documenten en gegevens dient u te bewaren zolang de inhoud ervan relevant kan zijn voor de toepassing van federale, staats- en lokale inkomsten-, vennootschaps- en onroerendgoedbelastingwetten.

15. BIJDRAGEREGISTERS

16. PROGRAMMA- EN DIENSTENDOSSIERS

17. FISCALE SPONSOR PROJECT ADMINISTRATIE

*********************************

BELEID BETREFFENDE HET BEWAREN EN VERNIETIGEN VAN DOCUMENTEN

1. Beleid en doeleinden 

Dit beleid vertegenwoordigt het beleid van ____________ (de “organisatie”) met betrekking tot het bewaren en vernietigen van documenten en andere gegevens, zowel in hardcopy als op elektronische media (die in dit Beleid eenvoudigweg als “documenten” kunnen worden aangeduid). Doeleinden van het Beleid zijn onder meer (a) het bewaren en onderhouden van documenten die nodig zijn voor de goede werking van de organisatie en om te voldoen aan toepasselijke wettelijke vereisten; (b) het vernietigen van documenten die niet langer bewaard hoeven te worden; en (c) het bieden van richtlijnen aan de Raad van Bestuur, functionarissen, personeel en andere belanghebbenden met betrekking tot hun verantwoordelijkheden inzake het bewaren en vernietigen van documenten. Niettegenstaande het voorgaande behoudt de organisatie zich het recht voor om dit Beleid te allen tijde te herzien of in te trekken.

2. Administratie 

2.1 Verantwoordelijkheden van de beheerder. De _________ [CEO, President, Executive Vice President, Vice President voor___, etc.] van de organisatie zal de beheerder (“Beheerder”) zijn, belast met de administratie van dit beleid. De verantwoordelijkheden van de Beheerder omvatten het toezicht en de coördinatie van het bewaren en vernietigen van documenten conform dit beleid en in het bijzonder het Documentenbewaringsschema dat hieronder is opgenomen. De Beheerder is tevens verantwoordelijk voor het documenteren van de acties die zijn ondernomen om documenten van de organisatie te bewaren en/of te vernietigen en voor het bewaren van dergelijke documentatie. De Beheerder kan tevens het Documentenbewaringsschema van tijd tot tijd wijzigen, indien nodig om te voldoen aan de wet en/of om aanvullende of herziene documentcategorieën op te nemen die passend zijn om organisatorische beleidsregels en procedures weer te geven. De Beheerder is tevens gemachtigd om dit beleid en de naleving van het beleid periodiek te beoordelen met juridisch advies en verslag uit te brengen aan de Raad van Bestuur over de naleving. De Beheerder kan tevens een of meer assistenten aanstellen om te helpen bij het uitvoeren van de verantwoordelijkheden van de Beheerder, waarbij de Beheerder echter de eindverantwoordelijkheid voor de administratie van dit beleid behoudt. 

2.2 Verantwoordelijkheden van kiesdistricten. Dit beleid heeft ook betrekking op de verantwoordelijkheden van bestuursleden, medewerkers, vrijwilligers en externen (waaronder coalitiepartners) met betrekking tot het bewaren en documenteren van de opslag en vernietiging van de documenten van de organisatie. De beheerder rapporteert aan de Raad van Bestuur (de bestuursleden) (handelend als een orgaan), die de uiteindelijke richting van het management handhaaft. Het personeel van de organisatie zal bekend zijn met dit beleid, zal in overeenstemming daarmee handelen en zal de beheerder, op verzoek, helpen bij de implementatie ervan. De verantwoordelijkheid van vrijwilligers met betrekking tot dit beleid is het produceren van specifiek geïdentificeerde documenten op verzoek van het management, indien de vrijwilliger dergelijke documenten nog steeds bewaart. In dat opzicht zal, na elk project waarbij een vrijwilliger betrokken was, of elke termijn die de vrijwilliger heeft gediend, het de verantwoordelijkheid van de beheerder zijn om te bevestigen welk type documenten de vrijwilliger heeft bewaard en om dergelijke documenten op te vragen die de beheerder nodig acht voor bewaring door de organisatie (niet door de vrijwilliger). Externen kunnen leveranciers, coalitiepartners of andere dienstverleners omvatten. Afhankelijk van de gevoeligheid van de documenten die betrokken zijn bij de specifieke externe relatie, zal de organisatie, via de beheerder, dit beleid delen met de externe partij, met verzoek om naleving. In specifieke gevallen kan de beheerder eisen dat het contract met de externe partij de specifieke verantwoordelijkheden van de externe partij met betrekking tot dit beleid specificeert. 

3. Opschorting van documentenvernietiging; Naleving. De organisatie wordt onderworpen aan een plicht tot bewaring (of het stopzetten van de vernietiging van) documenten zodra een rechtszaak, een audit of een overheidsinvestering redelijkerwijs wordt voorzien. Verder legt federaal recht strafrechtelijke aansprakelijkheid (met boetes en/of gevangenisstraf van niet meer dan 20 jaar) op aan iedereen die opzettelijk “een verslag, document of tastbaar voorwerp wijzigt, vernietigt, verminkt, verbergt, bedekt, vervalst, of een valse vermelding maakt met de intentie om de onderzoeking of de juiste administratie van een aangelegenheid binnen de jurisdictie van een departement of agentschap van de Verenigde Staten te belemmeren, te obstructeren, of te beïnvloeden ... of in relatie tot of ter overweging van een dergelijke aangelegenheid of zaak.” Daarom, indien de Beheerder zich bewust wordt dat een rechtszaak, een overheidsaudit of een overheidsinvestering is ingesteld, of redelijkerwijs wordt voorzien of overwogen, zal de Beheerder onmiddellijk een stop bevelen voor alle documentvernietiging onder dit Beleid, waarbij het bevel schriftelijk wordt gecommuniceerd aan alle betrokken partijen. De Beheerder kan het bevel daarna alleen wijzigen of intrekken na overleg met juridisch adviseur. Indien een bestuurslid of stafmedewerker zich bewust wordt van een ingestelde rechtszaak, overheidsaudit of overheidsinvestering die redelijkerwijs wordt voorzien of overwogen met betrekking tot de organisatie, en ze er niet zeker van zijn of de Beheerder hiervan op de hoogte is, dan dienen zij de Beheerder hiervan op de hoogte te stellen. Het niet naleven van dit Beleid, inclusief met name het negeren van een bevel tot stopzetting van vernietiging, kan resulteren in mogelijke civiele of strafrechtelijke sancties. Bovendien kan het voor personeel leiden tot disciplinaire maatregelen, inclusief mogelijke beëindiging van het dienstverband.

4. Elektronische Documenten; Documentintegriteit. Documenten in elektronische vorm moeten worden bewaard op dezelfde manier als papieren documenten, in overeenstemming met de Documentenretentieplan. Omdat de integriteit van elektronische documenten, met betrekking tot het gemak van wijziging of verwijdering, of anderszins, in twijfel kan worden getrokken, zal de beheerder proberen normen voor documentintegriteit vast te stellen, waaronder richtlijnen voor het omgaan met elektronische bestanden, back-upprocedures, archivering van documenten en regelmatige controles van de betrouwbaarheid van het systeem; op voorwaarde dat dergelijke normen alleen worden geïmplementeerd voor zover deze redelijkerwijs haalbaar zijn gezien de middelen en andere prioriteiten van de organisatie.

5. Privacy. Het is de verantwoordelijkheid van de beheerder, na consultatie met de juridische afdeling, om te bepalen hoe de privacywetgeving van toepassing zal zijn op de documenten van de organisatie met betrekking tot werknemers en andere belanghebbenden; om redelijke procedures voor naleving van dergelijke privacywetten vast te stellen; en om regelmatige audits en beoordelingen toe te staan.

6. Noodplanning. Documenten dienen veilig en toegankelijk te worden opgeslagen. Documenten die benodigd zijn voor de voortzetting van de bedrijfsvoering van de organisatie in geval van nood, dienen regelmatig gedupliceerd of geback-upt en op een externe locatie te worden bewaard. De beheerder ontwikkelt redelijke procedures voor het bewaren van documenten in geval van nood.

 7. Documentcreatie en generatie. De beheerder zal met het personeel bespreken hoe documenten worden gemaakt of gegenereerd. Met betrekking tot elke werknemer of organisatorische functie zal de beheerder proberen te bepalen of er documenten worden gemaakt die gemakkelijk van andere te scheiden zijn, zodat, wanneer het tijd is om die documenten te vernietigen (of te bewaren), ze gemakkelijk uit de andere kunnen worden gehaald voor vernietiging. Zijn bijvoorbeeld, per werknemer, e-mails en andere documenten van een duidelijk niet-gevoelige aard, zodat ze kunnen worden verwijderd, zelfs in het licht van een bewaarplicht met betrekking tot andere, meer gevoelige, documenten? Deze dialoog kan helpen bij het bereiken van een belangrijk doel van het beleid – het besparen van middelen – door documentstromen zodanig te identificeren dat het beleid routinematig kan voorzien in de vernietiging van documenten. Idealiter zal de organisatie documenten creëren en archiveren op een manier die documenten met vergelijkbare vervaldata gemakkelijk kan identificeren en vernietigen.

8. Documentenbewaartermijn. [Termijnen zijn suggesties maar zijn niet noodzakelijk een vervanging voor uw (of uw advocaat zijn) eigen onderzoek en vaststelling van de passende termijnen.] 

Soort document Bewaartermijn 

Accountancy en financiën 

Crediteurenadministratie 7-10 jaar

Debiteuren 7-10 jaar

Jaarrekening en accountantsverklaringen Permanent

Bankafschriften, Afschriften & Stortingsbewijzen 7 jaar

Geannuleerde Cheques – routine 7 jaar

Geannuleerde cheques – speciaal, zoals hypotheekaflossing Permanente

Creditcardbonnen 3 jaar

Werknemers-/Bedrijfskostendeclaraties/-documenten 7 jaar

Hoofdboek Permanent

Tussentijdse financiële overzichten 7 jaar

Bijdragen/Schenkingen/Subsidies 

Bijdrageoverzichten Permanent

Documenten die de voorwaarden van giften bewijzen Permanent

Verleende dossiers 7 jaar na einde van de subsidieperiode

Onderneming en vrijstelling 

Oprichtingsakten en wijzigingen Permanente

Statuten en wijzigingen Permanent

Notulenboeken, inclusief bestuurs- en commissulaten notulen Permanent

Jaarlijkse rapportages aan de procureur-generaal en de staatssecretaris Permanent

Overige Bedrijfsvermeldingen Permanent

Vrijstellingsaanvraag IRS (Formulier 1023 of 1024) Permanent

IRS-vrijstellingsbeslissingsbrief Permanente

Vrijstellingstaat Aanvraag (indien van toepassing) Permanente

Staatvrijstellingsbeslissingsbrief (indien van toepassing) Permanent

Vergunningen en licenties Permanent

Werkgeversaanduiding (EIN) Benoeming Permanent

Correspondentie en interne memo’s 

Hard-copy correspondentie en interne memo's die betrekking hebben op een bepaald document dat anders in deze bijlage is vermeld, moeten voor dezelfde periode worden bewaard als het document waarnaar zij verwijzen.

Fysieke correspondentie en interne memo's

betreffende routinezaken zonder blijvende betekenis Twee jaar

Correspondentie en interne memo's belangrijk voor

De organisatie of van blijvende betekenis Permanent, onderhevig aan herziening

Elektronische post (e-mail) van of naar de organisatie 

Elektronische post (e-mails) met betrekking tot een bepaald document of elders in dit schema genoemd, moeten voor dezelfde periode worden bewaard als het document waartoe zij behoren, maar mogen in gedrukte vorm worden bewaard bij het document waartoe zij behoren.

E-mails die voor de organisatie van belang worden geacht of

van blijvende betekenis moet worden afgedrukt en bewaard

in een centraal archief . Permanent, onderhevig aan herziening

E-mails die niet onder een van de bovenstaande categorieën vallen 12 maanden (dit kan korter zijn indien gewenst)

Elektronisch opgeslagen documenten 

Elektronisch opgeslagen documenten (bijv. in pdf-, tekst- of ander elektronisch formaat) die een bepaald document conform dit schema omvatten of hiermee verband houden, dienen voor dezelfde periode bewaard te worden als het document dat zij omvatten of waartoe zij betrekking hebben, maar mogen in papieren vorm worden bewaard (tenzij het elektronische aspect van belang is).

Elektronisch opgeslagen documenten die als belangrijk worden beschouwd

aan de organisatie of van blijvende betekenis zal

afdrukken en worden opgeslagen in een centrale opslag (tenzij

(het elektronische aspect is van belang) Permanent, onderhevig aan herziening

Elektronisch opgeslagen documenten die niet zijn inbegrepen in een van beide

van de bovenstaande categorieën Twee jaar

Werkgelegenheid, Personeel en Pensioen 

Personeelsdossiers 10 jaar na einde dienstverband

Arbeidsovereenkomsten 10 jaar na beëindiging

Pensioen- en pensioenregisters Permanent

Verzekering 

Eigendom, D&O, Arbeidsongeschiktheid en

Algemene Aansprakelijkheidsverzekeringspolissen Permanent

Verzekeringsclaims Dossiers Permanent

Juridisch en Contracten 

Contracten, gerelateerde correspondentie en andere

ondersteunende documentatie 10 jaar na beëindiging

Juridische correspondentie Permanent

Beheer en Diversen 

Strategische plannen 7 jaar na vervaldatum

Noodherstelplan 7 jaar na vervanging

Handboek met beleid en procedures Huidige versie met revisiegeschiedenis

Vastgoed – Roerend, Onroerend en Intellectueel 

Eigendomsakten en koop-/verkoopovereenkomsten Permanent

Onroerendgoedbelasting Permanent

Onroerendgoedverhuur Permanent

Persoonlijke eigendomscontracten 10 jaar na beëindiging

Handelsmerken, Auteursrecht en Patenten Permanent

Belasting 

Belastingvrije documenten en correspondentie Permanent

IRS Beslissingen Permanente

Jaarlijkse informatieopgaven – federaal en staatsmiddel

Belastingaangifte Permanent

Het Documentenbewaar- en Vernietigingsbeleid identificeert de verantwoordelijkheden van medewerkers, vrijwilligers, bestuursleden en externe partijen met betrekking tot het bewaren en documenteren van de opslag en vernietiging van de documenten en gegevens van de organisatie.

Het personeel, de vrijwilligers, de leden van de raad van bestuur, de commissieleden en externen (onafhankelijke contractanten via overeenkomsten met hen) van de organisatie zijn verplicht de volgende regels na te leven:

1. Papieren of elektronische documenten die onder de voorwaarden voor bewaring in de volgende sectie worden vermeld, worden overgedragen en beheerd door (invullen op basis van de praktijken van de organisatie);
2. Alle andere papieren documenten worden na drie jaar vernietigd;
3. Alle andere elektronische documenten worden na één jaar verwijderd van alle individuele computers, databases, netwerken en back-upopslag;
4. Er worden geen papieren of elektronische documenten vernietigd of verwijderd als deze relevant zijn voor een lopend of verwacht overheids*onderzoek of -procedure, of voor een civiele rechtszaak (raadpleeg juridisch advies of de afdeling personeelszaken voor lopende of verwachte rechtszaken indien werknemers nog niet op de hoogte zijn gesteld); en
5. Geen papieren of elektronische documenten zullen worden vernietigd of verwijderd zoals vereist om te voldoen aan de overheidsauditingnormen (voeg hier specifieke normen toe indien relevant).

Bewaren van gegevens[1]

De volgende tabel* geeft de minimale vereisten aan en dient als leidraad voor het aanpassen van het beleid voor documentbehoud van uw organisatie. Omdat verjaringstermijnen en vereisten van staats- en overheidsinstanties per staat verschillen, dient elke organisatie haar vereisten zorgvuldig te overwegen en juridisch advies in te winnen alvorens een beleid voor documentbehoud en -vernietiging vast te stellen. Bovendien kunnen federale subsidies en andere overheidssteun een langere periode voorschrijven dan wettelijk vereist is.

* Aangepast van National Council of Nonprofits.

Bronnen

Nationale Raad van Non-Profits www.councilofnonprofits.org

Gids voor vereisten voor het bewaren van documenten in de Code of Federal Regulations: Neem contact op met de Superintendent of Documents, U.S. Government Printing Office, Washington, D.C. 20402-9325 of met CCH, Inc. via www.onlinestore.cch.com

U kunt al deze informatie hier als PDF downloaden: Documentenopslag- en vernietigingsbeleid