Motivazione per l'adozione di una politica di conservazione e distruzione dei documenti

Storicamente, risalendo all'epoca precedente ai registri elettronici, una motivazione principale per una Politica di Conservazione e Distruzione dei Documenti (“Politica DRD”) è stata quella di risparmiare spazio e denaro distruggendo documenti cartacei non più necessari o richiesti da un'organizzazione.

Allo stesso tempo, un'altra ragione principale della politica DRD era garantire che l'organizzazione conservasse documenti che in seguito potevano essere richiesti per scopi commerciali o normativi. Ad esempio, la conservazione dei documenti fiscali in caso di audit o altre indagini era una preoccupazione. Allo stesso modo, i registri di impiego erano considerati degni di conservazione. Anche i documenti contrattuali e quelli relativi alla proprietà dei beni dell'organizzazione entrano in gioco in una tale politica. Le aziende in settori regolamentati possono avere altri requisiti.

Inoltre, la conservazione dei documenti in caso di contenzioso o indagine governativa divenne una considerazione. Infatti, soprattutto alla luce degli sviluppi della discovery elettronica (o e-discovery), la corretta manutenzione e distruzione tempestiva dei documenti elettronici (così come di quelli cartacei) potrebbe far risparmiare una notevole quantità di denaro a un'organizzazione costretta a ricercare registri ingombranti e voluminosi a fronte di richieste di discovery. In questo momento, la conformità alla legge per quanto riguarda la discovery in caso di contenzioso e le indagini governative è un altro principio fondamentale per l'istituzione e il mantenimento di un'adeguata Politica e programma di DRD.

Il modulo 990 dell’IRS recita: “Una politica di conservazione e distruzione dei documenti definisce le responsabilità in materia di conservazione dei documenti a carico del personale, dei volontari, dei membri del consiglio di amministrazione e dei soggetti esterni, al fine di garantire la gestione e la documentazione della conservazione e della distruzione dei documenti e degli atti dell’organizzazione”.”

Considerazioni e procedure per l'implementazione di una politica DRD

A. Innanzitutto, discuti i modi in cui i documenti vengono creati o generati.

Per quanto riguarda ciascun dipendente o funzione organizzativa, vengono creati documenti che possano essere facilmente separati dagli altri, in modo che, quando giunge il momento di distruggerli (o conservarli), possano essere facilmente individuati tra gli altri per lo smaltimento? Ad esempio, per ogni singolo dipendente, le e-mail e gli altri documenti sono di natura significativamente non sensibile, tanto da poter essere cancellati anche in presenza di un vincolo di conservazione (litigation hold) relativo ad altri documenti più sensibili? Sebbene questa discussione non determini necessariamente le disposizioni della Politica DRD, può contribuire in modo significativo al raggiungimento di uno degli obiettivi principali della Politica — ovvero il risparmio di risorse (come denaro e spazio) — identificando i flussi di documenti in modo tale da consentire alla Politica DRD di prevedere sistematicamente la distruzione dei documenti. Idealmente, sarebbe opportuno creare e archiviare i documenti in modo tale da poter facilmente identificare e distruggere quelli con scadenze simili.

B. Verificare se esistono già delle politiche in materia e, in tal caso, se vale la pena mantenerle.

C. Determinare come si applicheranno le leggi sulla privacy a documenti e dati relativi a e con dipendenti e membri/donatori/volontari.

La politica e le relative procedure dovrebbero garantire o consentire il pieno rispetto di tali leggi sulla privacy. Inoltre, tali procedure dovrebbero poter essere sottoposte a verifiche e revisioni periodiche.

D.  Pensare attentamente alle responsabilità di conservazione dei registri di personale, volontari, membri del consiglio e soggetti esterni (comprese organizzazioni partner e partner di coalizione) per la manutenzione e la documentazione della conservazione e distruzione dei documenti e dei registri dell'organizzazione.

Sebbene l’IRS, nelle istruzioni relative al modulo 990, sembri suggerire che i volontari debbano assumersi una certa responsabilità, e anzi una responsabilità particolare, in merito a tali questioni, i volontari dovrebbero avere il minor numero possibile di responsabilità. Chiunque sia un volontario (ovvero chi mette a disposizione il proprio tempo, gratis) ci penseranno due volte prima di continuare a svolgere attività di volontariato se saranno tenuti a conservare i documenti sui propri computer personali o aziendali per un determinato periodo di tempo, a cercare documenti sui propri computer e/o a distruggere determinati documenti. Tali responsabilità dovrebbero invece ricadere sulla direzione e sul personale.

E.   Assicuratevi che la policy includa standard per l'integrità dei documenti, comprese linee guida per la gestione dei file elettronici, procedure di backup, archiviazione dei documenti e controlli regolari sull'affidabilità del sistema. Includere solo i requisiti che la direzione sa che saranno soddisfatti nell'ambito delle capacità dell'organizzazione (se l’organizzazione non è in grado di rispettare la politica, è meglio non adottarla). La cosa peggiore che un’organizzazione possa fare è adottare politiche che poi non rispetta, poiché ciò comporterà inevitabilmente responsabilità legali.

F.   Prevedere la nomina di un unico amministratore della polizza (con eventuali assistenti, se necessario) che sarà responsabile della gestione della polizza.

Le responsabilità di tale figura dovrebbero includere la revisione periodica delle politiche per verificarne l'attualità e la conformità. Se tale amministratore non è il direttore esecutivo/amministratore delegato, allora dovrebbe riferire a tale persona (poiché è quest'ultima ad avere la responsabilità ultima di quasi tutto).

G.  La politica deve prevedere procedure specifiche per l'adozione di un "litigation hold" qualora si possa ragionevolmente prevedere l'avvio di un contenzioso, di una verifica contabile o di un'indagine da parte delle autorità.

Come indicato sopra, si tratta di un'area in cui la responsabilità potrebbe essere significativa se non vengono implementate e seguite procedure adeguate.

H. Una volta adottata la politica, essa dovrebbe essere illustrata ai dipendenti nella misura in cui questi siano in grado di contribuire al suo rispetto.

I.   La politica in materia di DRD dovrebbe essere illustrata con cura al Consiglio di Amministrazione e da questo adottata.

Prima dell’adozione, occorre stabilire dove inserire la politica nella documentazione dell’organizzazione.   Le alternative possono includere, ad esempio, il manuale dei dipendenti, lo statuto, il manuale delle politiche e delle procedure del consiglio di amministrazione o un documento a sé stante. È inoltre necessario stabilire le modalità con cui la politica dovrà o sarà adottata, ad esempio dal consiglio di amministrazione (raccomandato), dai soci o da entrambi.

J.  In ogni caso, la politica deve essere diffusa a tutte le parti interessate, quali, ad esempio, dipendenti, amministratori, soci e volontari. Infine, l’organizzazione dovrebbe adottare solo politiche che è certa di poter rispettare. Potrebbe infatti rivelarsi peggiore l’adozione di una politica che non viene rispettata piuttosto che la totale assenza di una politica.

Consigli pratici

• Le politiche di conservazione dei documenti si applicano di pari passo ai documenti salvati nel cloud, su un server o in un archivio fisico. Se la tua organizzazione no-profit utilizza l'archiviazione digitale, assicurati di avere un piano di backup!
• Sebbene una politica di conservazione dei documenti dia ai dipendenti il via libera a scartare determinati documenti (su base programmata, preferibilmente), mentre si crea una politica specificamente per la propria organizzazione no profit, si consideri se vi siano determinati tipi di documenti o documenti specifici che, ai fini storici o di memoria istituzionale, dovrebbero essere mantenuti permanentemente.
• Le leggi statali relative all'occupazione (come quelle che disciplinano l'impiego/il payroll) variano da stato a stato e spesso hanno implicazioni per le politiche di conservazione dei documenti.
• Le organizzazioni non profit che servono minori potrebbero dover conservare i registri relativi ai minori almeno fino a quando il bambino non raggiunge la maggiore età, più il tempo consentito dalla legge statale sulla prescrizione affinché il bambino diventato adulto possa intentare una causa contro l'organizzazione non profit.
• Verifica con il consulente professionale/studio di contabilità che prepara le dichiarazioni annuali della tua organizzazione no-profit all'IRS e chiedi quali documenti potrebbero essere necessari in caso di audit dell'IRS e per quanto tempo conservarli.
• La vostra organizzazione senza scopo di lucro potrebbe voler includere un preambolo nella propria politica, sottolineando il legame tra una politica di conservazione dei documenti e il dovere fiduciario del consiglio di amministrazione. Il testo riportato di seguito è tratto dal documento del Minnesota Council of Nonprofits, *Principles and Practices for Nonprofit Excellence*. “... L’adozione di una politica di conservazione dei documenti definisce le linee guida e agevola l’adempimento da parte degli amministratori del dovere di diligenza, garantisce la trasparenza e assicura la conformità.’
• Sebbene possa non risultare ovvio, le e-mail sono “documenti” che dovrebbero essere inclusi nella politica di conservazione dei documenti dell’organizzazione no profit.

Considerazioni specifiche per determinati gruppi:

Requisiti della legge Sarbanes-Oxley 

La Sezione 802 (Sanzioni penali per l’alterazione di documenti) del Sarbanes-Oxley Act (“SOX”) ha aggiunto la Sezione 1519 al codice penale federale, che recita:

Chiunque, consapevolmente, alteri, distrugga, mutili, occulti, nasconda, falsifichi o apponga una falsa annotazione in qualsiasi registro, documento o oggetto tangibile con l'intento di impedire, ostacolare o influenzare l'indagine o la corretta amministrazione di qualsiasi questione rientrante nella giurisdizione di qualsiasi dipartimento o agenzia degli Stati Uniti o in qualsiasi caso archiviato ai sensi del titolo 11, o in relazione o in previsione di tale questione o caso, sarà multato ai sensi del presente titolo, imprigionato non più di 20 anni, o entrambi.

La Sezione 1102 del SOX (Manomissione di un documento o altro atto volto a ostacolare un procedimento ufficiale) ha aggiunto un nuovo comma (c) alla Sezione 1512 del codice penale federale, che recita:

(c) Chiunque, con intento fraudolento: (1) alteri, distrugga, mutili o occulti un registro, un documento o altro oggetto, o tenti di farlo, con l'intento di comprometterne l'integrità o la disponibilità per l'uso in un procedimento ufficiale; o (2) altrimenti ostacola, influenza o impedisce un procedimento ufficiale, o vi tenta di farlo, sarà multato secondo questo titolo o imprigionato non più di 20 anni, o entrambi.

Oltre alla possibile responsabilità penale, la distruzione illecita di prove, ovvero la “spoliazione”, può comportare una responsabilità civile.

Se è già stata intentata un'azione legale nei tuoi confronti (o se hai avviato un'azione legale contro altri)

Regolamento federale di procedura civile

Tra le altre cose, la Regola Federale di Procedura Civile (“FRCP”) 26(a)(1) richiede a una parte di fornire volontariamente

una copia — o una descrizione per categoria e ubicazione — di tutti i documenti, le informazioni archiviate in formato elettronico e i beni materiali che la parte che effettua la divulgazione detiene in proprio possesso, custodia o controllo e che potrebbe utilizzare a sostegno delle proprie richieste o difese, a meno che tale utilizzo non sia finalizzato esclusivamente a screditare un testimone;

L'articolo 26(b)(1) delle FRCP recita, nella parte pertinente:

Le parti possono ottenere l'acquisizione di informazioni su qualsiasi materia non privilegiata che sia pertinente alle rivendicazioni o alle difese di una parte, inclusi l'esistenza, la descrizione, la natura, la custodia, la condizione e la ubicazione di documenti o altri beni materiali, nonché l'identità e la ubicazione di persone che sono a conoscenza di qualsiasi materia acquisibile. Per giusta causa, il tribunale può ordinare l'acquisizione di qualsiasi materia pertinente all'oggetto della controversia. Le informazioni pertinenti non devono essere ammissibili al processo se l'acquisizione appare ragionevolmente calcolata per portare alla scoperta di prove ammissibili.

FRCP 37(e) afferma:

In assenza di circostanze eccezionali, un tribunale non può imporre sanzioni ai sensi delle presenti regole a una parte per non aver fornito informazioni memorizzate elettronicamente perse a causa del funzionamento ordinario e in buona fede di un sistema di informazioni elettroniche.

Si noti che la “buona fede” è un elemento di questa difesa. Negligenza, dolo o colpa grave nella gestione di questi affari comporteranno sanzioni.

Un'organizzazione è soggetta all'obbligo di conservare (o interrompere la distruzione di) registri una volta che un contenzioso, un audit o un'indagine governativa sono ragionevolmente prevedibili. Zubulake contro UBS Warburg, 220 F.R.D. 216 (S.D.N.Y. 2003).

Allo stesso tempo, al fine di rispettare l'obbligo di conservazione, un'azienda non è tenuta a sospendere la distruzione di documenti non pertinenti. Piuttosto, le parti dovrebbero adottare misure per preservare le informazioni pertinenti, cosa a volte nota come “litigation hold” (blocco legale). Vedere William T. Thompson Co. contro Gen. Nutrition Corp., 593 F.Supp. 1443, 1455 (C.D. Calif. 1984), dove la corte ha dichiarato:

Mentre un contendente non ha alcun obbligo di conservare o trattenere ogni documento in suo possesso una volta presentata una denuncia, ma ha l'obbligo di preservare ciò che sa, o dovrebbe ragionevolmente sapere, essere pertinente all'azione, essere ragionevolmente calcolato per portare alla scoperta di prove ammissibili, essere ragionevolmente probabile che venga richiesto durante la discovery e/o essere oggetto di una richiesta di discovery in sospeso.

Politiche campione per la conservazione e la distruzione dei documenti

POLITICA DI CONSERVAZIONE E DISTRUZIONE DEI DOCUMENTI (dal Donors Forum — scelta di Lauren)

1) Scopo

Lo scopo di questa Politica è garantire che i registri e i documenti necessari siano adeguatamente protetti e mantenuti e garantire che i registri che non sono più necessari o che non hanno valore vengano scartati al momento opportuno. Questa Politica ha anche lo scopo di aiutare i dipendenti a comprendere i propri obblighi nella conservazione dei documenti elettronici, inclusi e-mail, file Web, file di testo, file audio e video, documenti PDF e tutti i file Microsoft Office o formattati in altro modo.

2) Politica

Questa Policy rappresenta la                        ’politica in materia di conservazione e smaltimento dei documenti e di conservazione e smaltimento dei documenti elettronici.

3) Amministrazione

Allegato come Allegato A è un Piano di Conservazione dei Documenti approvato come piano iniziale di manutenzione, conservazione e smaltimento per i registri fisici di _________ e la conservazione e lo smaltimento dei documenti elettronici. Il {Inserire il Titolo dell'Amministratore della Politica} (l“”Amministratore") è il funzionario responsabile dell'amministrazione di questa Politica e dell'implementazione di processi e procedure per garantire che il Piano di Conservazione dei Documenti sia rispettato. L'Amministratore è inoltre autorizzato a: apportare modifiche al Piano di Conservazione dei Documenti di volta in volta per garantire la conformità con le leggi locali, statali e federali e includere le categorie di documenti e registri appropriate per _________; monitorare le leggi locali, statali e federali che interessano la conservazione dei documenti; rivedere annualmente il programma di conservazione e smaltimento dei documenti; e monitorare la conformità con questa Politica.

4) Sospensione dello smaltimento dei registri in caso di contenzioso o reclami

Nel caso in cui venga notificata una citazione o una richiesta di documenti o un dipendente venga a conoscenza di un'indagine o di un audit governativo riguardante o l'avvio di qualsiasi procedimento legale contro o riguardante , tale dipendente dovrà informare l'Amministratore e qualsiasi ulteriore smaltimento di documenti sarà sospeso fino a quando l'Amministratore, con il parere del legale, non disporrà diversamente. L'Amministratore adotterà le misure necessarie per informare tempestivamente tutto il personale di qualsiasi sospensione nell'ulteriore smaltimento di documenti.

5) Applicabilità

Questa Policy si applica a tutti i documenti cartacei generati nel corso dell'operatività di , inclusi sia i documenti originali che le riproduzioni. Si applica anche ai documenti elettronici descritti sopra.

Questa Politica è stata approvata dal Consiglio di Amministrazione di                    in data               . .

ALLEGATO A - PIANO DI CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI

Il Piano di Conservazione dei Documenti è organizzato come segue:

ARGOMENTO DELLA SEZIONE

1. Contabilità e Finanza
2. Contratti
3. Registri societari
4. Corrispondenza e Memorandum Interni
5. Documenti Elettronici
6. Registrazioni sovvenzionate
7. Documenti assicurativi
8. Documenti e carte legali
9. Varie
10. Documenti paghe
11. Documenti pensionistici
12. Registri del personale
13. Registri immobiliari
14. Registri fiscali
15. Registrazioni sui Contributi
16. Programmi e Servizi Registrazioni
17. Registri del Progetto di Sponsorizzazione Fiscale

1. CONTABILITÀ E FINANZA

1. Conservazione e distruzione di registrazioni di carte di credito

Una carta di credito può essere utilizzata per pagare i seguenti prodotti e servizi: .

Tutte le registrazioni che contengono il numero di carta di credito del cliente devono essere chiuse a chiave in un cassetto o in un schedario quando non sono in uso immediato da parte del personale.

Se si stabilisce che le informazioni contenute in un documento, che contiene informazioni sulla carta di credito, sono necessarie per la conservazione oltre i 2 anni, allora il numero di carta di credito verrà ritagliato dal documento.

2. CONTRATTI

3. REGISTRI SOCIETARI

4. CORRISPONDENZA E MEMORANDUM INTERNI

Principio Generale: La maggior parte della corrispondenza e delle note informative interne dovrebbe essere conservata per lo stesso periodo del documento a cui si riferiscono o che supportano. Ad esempio, una lettera relativa a un contratto particolare verrebbe conservata per tutto il tempo del contratto (7 anni dopo la scadenza). Si raccomanda che i documenti che supportano un progetto specifico siano conservati con il progetto e assumano il tempo di conservazione di quel particolare fascicolo di progetto.

La corrispondenza o le note che non riguardano documenti con un periodo di conservazione prescritto dovrebbero generalmente essere scartate prima. Queste possono essere suddivise in due categorie generali:

1. Quelle relative a questioni di routine e prive di conseguenze significative e durature dovrebbero essere scartate. entro due anni. Alcuni esempi includono:

• Lettere e appunti di routine che non richiedono riscontro o follow-up, come note di apprezzamento, congratulazioni, lettere di accompagnamento e piani per riunioni.
• Lettere standard che non richiedono alcun follow-up.
• Lettere di richiesta generica e risposte che completano un ciclo di corrispondenza.
• Lettere o reclami che richiedono un'azione specifica e che non hanno più alcun valore dopo che le modifiche o le azioni richieste sono state apportate (come cambi di nome o indirizzo).
• Altre lettere di materia non rilevante o che chiudono definitivamente la corrispondenza, a cui non sarà più necessario fare riferimento.
• Archivi di corrispondenza cronologici.

Si prega di notare che le copie di corrispondenza interna e documenti di cui una copia sarà archiviata nel dipartimento di origine devono essere lette e distrutte, a meno che tali informazioni non rimandino o dirigano verso altri documenti e debbano essere conservate per la tracciabilità del progetto.

Quelle riguardanti questioni non di routine o con conseguenze significative e durature dovrebbero generalmente essere conservate permanentemente.

5. DOCUMENTI ELETTRONICI

1. Posta elettronicaNon tutte le email devono essere conservate, a seconda dell'argomento.

• Tutte le e-mail, da fonti interne o esterne, devono essere eliminate dopo 12 mesi.
• Il personale si impegnerà a mantenere la maggior parte delle proprie e-mail, ad eccezione di una minoranza trascurabile, relative a questioni di lavoro.
• archivia le e-mail per sei mesi dopo che il personale le ha eliminate, dopodiché l'e-mail verrà eliminata definitivamente.
• Tutte le email relative all'attività commerciale devono essere scaricate in un service center o in una directory utente sul server.
• Il personale non memorizzerà né trasferirà e-mail relative a [sostituire con l'oggetto specifico] su computer non aziendali, se non quando necessario o appropriato per
• Il personale avrà cura di non inviare informazioni confidenziali/proprietarie a fonti esterne.
• Personale con coloro che avranno più di 500 MB nel proprio account di posta elettronica non potranno inviare o ricevere messaggi finché la dimensione del loro account non verrà ridotta. Il personale verrà avvisato via email quando la dimensione del loro account si avvicinerà a 500 MB.
• Qualsiasi email che il personale ritenga vitale per lo svolgimento del proprio lavoro deve essere copiata nella cartella H: drive del personale, stampata e archiviata nello spazio di lavoro del dipendente.

2. Documenti elettronici: inclusa la suite Microsoft Office e i file PDF. La conservazione dipende anche dall'argomento.
   • Documenti PDF – La durata di conservazione di un file PDF dovrebbe basarsi sul contenuto del file e sulla categoria nelle varie sezioni di questa policy. Il periodo massimo di conservazione di un file PDF è di 6 anni. I file PDF che il dipendente ritiene essenziali per lo svolgimento del proprio lavoro dovrebbero essere stampati e conservati nello spazio di lavoro del dipendente.
   • File di testo/formattati – Il personale condurrà revisioni annuali di tutti i file di testo/formattati (ad es. documenti Microsoft Word) ed eliminerà tutti quelli che riterrà non necessari o obsoleti. Dopo cinque anni, tutti i file di testo verranno eliminati dalla rete e dal desktop/laptop del personale. I file di testo/formattati che il personale ritiene essenziali per lo svolgimento del proprio lavoro dovranno essere stampati e conservati nello spazio di lavoro del personale.
3. File Pagina Web: Cookie Internet

• Tutte le postazioni di lavoro: Internet Explorer dovrebbe essere configurato per eliminare i cookie di Internet una volta al mese.

non elimina automaticamente file elettronici oltre le date specificate nella presente Policy. È responsabilità di tutto il personale aderire alle linee guida specificate nella presente policy.

Ogni giorno verrà eseguito un backup su nastro di tutti i file elettronici (incluse le e-mail) sui server di [nome dell'azienda], come specificato nel Piano di Disaster Recovery di [nome dell'azienda]. Questo nastro di backup è una salvaguardia per recuperare informazioni perse entro un periodo di recupero di un anno, qualora i documenti sulla rete riscontrino problemi. La copia di backup su nastro è considerata una salvaguardia per il sistema di conservazione dei documenti di [nome dell'azienda], ma non è considerata un archivio ufficiale dei documenti di [nome dell'azienda]. Tutti i nastri mensili e annuali vengono archiviati esternamente secondo la Politica di Disaster Recovery di [nome dell'azienda].

In alcuni casi un documento sarà conservato sia in formato cartaceo che elettronico. In tali casi, il documento ufficiale sarà quello elettronico.

6. DOCUMENTAZIONE RELATIVA ALLE SOVVENZIONI

7. REGISTRI ASSICURATIVI

8. DOCUMENTI E CARTE LEGALI

9. VARIE

10. DOCUMENTI PAYROLL

11. DOCUMENTI PENSIONE E DATI DIPENDENTI DI SUPPORTO

Principio Generale: I documenti pensionistici e i dati di supporto dei dipendenti devono essere conservati in modo tale che il Donors Forum possa stabilire in ogni momento se una pensione è pagabile a una persona e, in caso affermativo, l'importo di tale pensione.

12. REGISTRI DEL PERSONALE

13. REGISTRI IMMOBILIARI

14. REGISTRI FISCALI

Principio Generale: Il Donors Forum deve tenere libri contabili o documenti sufficienti a stabilire l'ammontare del reddito lordo, delle deduzioni, dei crediti o di altre questioni che devono essere indicate in tale dichiarazione.

Questi documenti e registri dovranno essere conservati per tutto il tempo in cui il loro contenuto possa diventare materiale nell'applicazione delle leggi fiscali federali, statali e locali relative alle imposte sul reddito, alle imposte di franchigia e alle imposte sulla proprietà.

15. REGISTRI DEI CONTRIBUTI

16. RECORD DI PROGRAMMI E SERVIZI

17. REGISTRAZIONI DEI PROGETTI DEL PATROCINATORE FISCALE

*********************************

NORME SULLA CONSERVAZIONE E DISTRUZIONE DEI DOCUMENTI

1. Politica e Obiettivi 

La presente Policy rappresenta la policy di ____________ (l“”organizzazione“) in materia di conservazione e distruzione di documenti e altri registri, sia in formato cartaceo che elettronico (i quali possono essere semplicemente definiti ”documenti” nella presente Policy). Gli scopi della presente Policy includono (a) la conservazione e la tenuta dei documenti necessari al corretto funzionamento dell'organizzazione e al rispetto dei requisiti legali applicabili; (b) la distruzione dei documenti che non necessitano più di essere conservati; e (c) la guida per il Consiglio di Amministrazione, gli amministratori, il personale e altri soggetti interessati in merito alle loro responsabilità relative alla conservazione e distruzione dei documenti. Nonostante quanto sopra, l'organizzazione si riserva il diritto di rivedere o revocare la presente Policy in qualsiasi momento.

2. Amministrazione 

2.1 Responsabilità dell'Amministratore. Il _________ [Amministratore Delegato, Presidente, Vice Presidente Esecutivo, Vice Presidente per___, ecc.] dell'organizzazione sarà l'amministratore (“Amministratore”) incaricato dell'amministrazione della presente Politica. Le responsabilità dell'Amministratore includeranno la supervisione e il coordinamento della conservazione e distruzione dei documenti ai sensi della presente Politica e in particolare del Piano di Conservazione Documenti allegato. L'Amministratore sarà inoltre responsabile della documentazione delle azioni intraprese per conservare e/o distruggere i documenti dell'organizzazione e del mantenimento di tale documentazione. L'Amministratore potrà inoltre modificare il Piano di Conservazione Documenti di volta in volta, se necessario, per conformarsi alla legge e/o per includere categorie di documenti aggiuntive o riviste, se appropriate per riflettere le politiche e le procedure dell'organizzazione. L'Amministratore è inoltre autorizzato a rivedere periodicamente la presente Politica e la sua conformità con il consulente legale e a riferire al Consiglio di Amministrazione in merito alla conformità. L'Amministratore potrà inoltre nominare uno o più assistenti per aiutarlo nello svolgimento delle sue responsabilità, pur conservando egli stesso la responsabilità ultima dell'amministrazione della presente Politica. 

2.2 Responsabilità delle Circoscrizioni. Questa Politica riguarda anche le responsabilità dei membri del consiglio, del personale, dei volontari e degli esterni (inclusi i partner di coalizione) per quanto riguarda la conservazione e la documentazione dello stoccaggio e della distruzione dei documenti dell'organizzazione. L'Amministratore riferirà al Consiglio di Amministrazione (i membri del consiglio (agendo come un corpo), che mantiene la direzione ultima della gestione. Il personale dell'organizzazione dovrà avere familiarità con questa Politica, dovrà agire in conformità con essa e dovrà assistere l'Amministratore, su richiesta, nella sua attuazione. La responsabilità dei volontari riguardo a questa Politica consisterà nel produrre documenti specificamente identificati su richiesta della direzione, se il volontario conserva ancora tali documenti. A tale riguardo, dopo ogni progetto in cui un volontario è stato coinvolto, o ogni termine in cui il volontario ha prestato servizio, sarà responsabilità dell'Amministratore confermare quali tipi di documenti il volontario ha conservato e richiedere eventuali documenti che l'Amministratore ritenga necessari per la conservazione da parte dell'organizzazione (non del volontario). Gli esterni possono includere fornitori, partner di coalizione o altri fornitori di servizi. A seconda della sensibilità dei documenti coinvolti nella particolare relazione con l'esterno, l'organizzazione, tramite l'Amministratore, condividerà questa Politica con l'esterno, chiedendo la conformità. In casi particolari, l'Amministratore potrà richiedere che il contratto con l'esterno specifichi le particolari responsabilità dell'esterno riguardo a questa Politica. 

3. Sospensione della distruzione dei documenti; conformità. L'organizzazione è soggetta all'obbligo di conservare (o interrompere la distruzione di) documenti una volta che il contenzioso, un audit o un'indagine governativa sono ragionevolmente prevedibili. Inoltre, la legge federale impone la responsabilità penale (con multe e/o reclusione non superiore a 20 anni) a chiunque “alteri, distrugga, mutili, nasconda, copra, falsifichi o inserisca una voce falsa in qualsiasi registro, documento o oggetto tangibile con l'intento di ostacolare, impedire o influenzare l'indagine o la corretta amministrazione di qualsiasi questione di competenza di qualsiasi dipartimento o agenzia degli Stati Uniti... o in relazione o in previsione di tale questione o caso”. Pertanto, se l'Amministratore viene a conoscenza che è stato avviato, o è ragionevolmente prevedibile o contemplato, un contenzioso, un audit governativo o un'indagine governativa, l'Amministratore dovrà immediatamente ordinare l'interruzione di tutta la distruzione di documenti ai sensi della presente Politica, comunicando l'ordine a tutte le parti interessate per iscritto. Successivamente, l'Amministratore potrà modificare o revocare l'ordine solo dopo aver consultato il proprio legale. Se un membro del consiglio di amministrazione o un membro del personale viene a conoscenza che è stato avviato, o è ragionevolmente prevedibile o contemplato, un contenzioso, un audit governativo o un'indagine governativa, in relazione all'organizzazione, e non è sicuro che l'Amministratore ne sia a conoscenza, dovrà informare l'Amministratore. Il mancato rispetto della presente Politica, in particolare l'inosservanza di qualsiasi ordine di sospensione della distruzione, potrebbe comportare possibili sanzioni civili o penali. Inoltre, per il personale, potrebbe comportare provvedimenti disciplinari, incluso il possibile licenziamento.

4. Documenti Elettronici; Integrità dei Documenti. I documenti in formato elettronico devono essere conservati allo stesso modo dei documenti cartacei o su supporto fisico, in conformità con il Document Retention Schedule. Poiché l'integrità dei documenti elettronici, sia per quanto riguarda la facilità di alterazione o cancellazione, sia per altri aspetti, può essere messa in discussione, l'Amministratore dovrà tentare di stabilire standard per l'integrità dei documenti, incluse linee guida per la gestione dei file elettronici, procedure di backup, archiviazione dei documenti e controlli periodici sull'affidabilità del sistema; a condizione che tali standard vengano implementati solo nella misura in cui siano ragionevolmente realizzabili, tenendo conto delle risorse e di altre priorità dell'organizzazione.

5. Privacy. Spetterà all'Amministratore, dopo aver consultato un legale, determinare come le leggi sulla privacy si applicheranno ai documenti dell'organizzazione relativi e in relazione ai dipendenti e ad altri interlocutori; stabilire procedure ragionevoli per la conformità a tali leggi sulla privacy; e consentirne la revisione e il controllo su base regolare.

6. Pianificazione di emergenza. I documenti dovranno essere conservati in modo sicuro e accessibile. I documenti necessari per il proseguimento delle attività dell'organizzazione in caso di emergenza dovranno essere regolarmente duplicati o sottoposti a backup e conservati in una sede esterna. L'Amministratore dovrà sviluppare procedure ragionevoli per la conservazione dei documenti in caso di emergenza.

 7. Creazione e generazione di documenti. L'Amministratore discuterà con il personale i modi in cui i documenti vengono creati o generati. Per quanto riguarda ogni dipendente o funzione organizzativa, l'Amministratore tenterà di determinare se vengono creati documenti che possono essere facilmente segregati dagli altri, in modo che, quando arriva il momento di distruggere (o conservare) tali documenti, questi possano essere facilmente estratti dagli altri per la dismissione. Ad esempio, su base individuale, le e-mail e altri documenti sono di natura significativamente non sensibile in modo tale da poter essere eliminati, anche di fronte a un "litigation hold" (sospensione di eliminazione) per altri documenti più sensibili? Questo dialogo può aiutare a raggiungere uno scopo principale della Policy, ovvero il risparmio di risorse, identificando flussi documentali in un modo che consentirà alla Policy di prevedere regolarmente la distruzione dei documenti. Idealmente, l'organizzazione creerà e archivierà i documenti in modo da poter identificare e distruggere prontamente documenti con scadenze simili.

8. Piano di conservazione dei documenti. [I periodi sono suggeriti ma non costituiscono necessariamente una sostituzione per la tua (o quella del tuo avvocato) ricerca e determinazione indipendente riguardo ai periodi appropriati.] 

Tipo di documento Periodo di conservazione 

Contabilità e Finanza 

Contabilità Fornitori 7-10 anni

Crediti commerciali 7-10 anni

Bilanci annuali e relazioni di revisione permanente

Estratti conto bancari, Riconciliazioni e Ricevute di deposito 7 anni

Assegni Stornati - routine 7 anni

Assegni Stornati – speciali, quali rimborso prestiti              Permanente

Ricevute carta di credito 3 anni

Rendiconti/Documenti Spese Dipendenti/Aziendali 7 anni

Contabilità generale Permanente

Bilanci Finanziari Intermedi 7 anni

Contributi/Donazioni/Sovvenzioni 

Registrazioni dei contributi Permanenti

Documenti comprovanti i termini delle donazioni Permanenti

Registri delle sovvenzioni 7 anni dopo la fine del periodo di sovvenzione

Societario e IVA 

Atto costitutivo e modifiche Permanente

Statuto e Modifiche Permanenti

Verbali delle riunioni, inclusi verbali del Consiglio e dei comitati Permanente

Rapporti Annuali all'Avvocato Generale e al Segretario di Stato Permanenti

Altre dichiarazioni societarie Permanenti

Domanda di esenzione IRS (Modulo 1023 o 1024) Permanente

Lettera di esenzione IRS

Domanda di esenzione statale (se applicabile) Permanente

Lettera di determinazione dell'esenzione statale (se applicabile) Permanente

Licenze e permessi Permanente

Identificatore del datore di lavoro (EIN) Designazione Permanente

Corrispondenza e Memorandum Interni 

La corrispondenza cartacea e le note interne relative a un particolare documento altrimenti trattato nel presente Allegato devono essere conservate per lo stesso periodo del documento a cui si riferiscono.

Corrispondenza cartacea e memorandum interni

cose di routine senza importanza duratura Due anni

Corrispondenza e memorandum interni importanti per

l'organizzazione o l'avere un significato duraturo. Permanente, soggetto a revisione

Posta elettronica (E-mail) da o verso l'organizzazione 

Le e-mail relative a un particolare documento o a cui si fa riferimento nel presente Allegato devono essere conservate per lo stesso periodo del documento a cui si riferiscono, ma possono essere conservate in formato cartaceo insieme al documento a cui si riferiscono.

E-mail considerate importanti per l'organizzazione o

di importanza duratura andrebbe stampato e conservato

in un repository centrale. Permanente, soggetto a revisione

E-mail non incluse in nessuna delle categorie sopra riportate 12 mesi (questo può essere più breve se desiderato)

Documenti elettronici archiviati 

I documenti memorizzati elettronicamente (ad esempio, in formato pdf, testo o altro formato elettronico) che comprendono un particolare documento altrimenti trattato nel presente Allegato o che si riferiscono ad esso, devono essere conservati per lo stesso periodo del documento che comprendono o a cui si riferiscono, ma possono essere conservati in formato cartaceo (a meno che l'aspetto elettronico non sia di rilevanza).

Documenti archiviati elettronicamente considerati importanti

all'organizzazione o di significato duraturo dovrebbe

essere stampato e archiviato in un deposito centrale (a meno che

l'aspetto elettronico è di grande importanza). Permanente, soggetto a revisione

Documenti archiviati elettronicamente non inclusi in nessuno dei due

delle suddette categorie Due anni

Occupazione, Personale e Pensione 

Archivi del Personale 10 anni dopo la cessazione del rapporto di lavoro

Contratti di lavoro 10 anni dopo la cessazione

Pensioni e registri pensionistici Permanente

Assicurazione 

Immobiliare, D&O, Risarcimento Lavoratori e

Assicurazioni di Responsabilità Civile Generale Permanente

Registri Sinistri Assicurativi Permanente

Legale e Contratti 

Contratti, corrispondenza correlata e altri

documentazione di supporto 10 anni dopo la cessazione

Corrispondenza legale Permanente

Gestione e Varie 

Piani Strategici 7 anni dopo la scadenza

Piano di Ripristino d'emergenza 7 anni dopo la sostituzione

Manuale delle Politiche e Procedure Storico delle revisioni con versione corrente

Immobiliarità – Beni Immobili, Mobili e Diritti di Proprietà Intellettuale 

Atti di proprietà e contratti di compravendita Permanenti

Imposta sulla proprietà Permanente

Contratti di locazione immobiliare Permanente

Locazioni di beni mobili 10 anni dalla cessazione

Marchi, Diritto d'autore e Brevetti Permanente

Tasse 

Documenti e corrispondenza con esenzione fiscale Permanente

Decisioni dell'IRS Permanente

Dichiarazioni informative annuali – federali e statali Permanenti

Dichiarazioni dei redditi Permanente

Il Document Retention and Destruction Policy (Politica di Conservazione e Distruzione dei Documenti) individua le responsabilità del personale, dei volontari, dei membri del consiglio di amministrazione e degli esterni per la conservazione e la documentazione della memorizzazione e della distruzione dei documenti e registri dell'organizzazione.

Lo staff dell'organizzazione, i volontari, i membri del consiglio di amministrazione, i membri del comitato e gli esterni (appaltatori indipendenti tramite accordi con loro) sono tenuti a rispettare le seguenti regole:

1. I documenti cartacei o elettronici indicati nei termini per la conservazione nella sezione seguente saranno trasferiti e mantenuti da (compilare in base alle prassi dell'organizzazione);
2. Tutti gli altri documenti cartacei saranno distrutti dopo tre anni;
3. Tutti gli altri documenti elettronici saranno eliminati da tutti i singoli computer, database, reti e archivi di backup dopo un anno;
4. Nessun documento cartaceo o elettronico sarà distrutto o cancellato se pertinente a qualsiasi indagine o procedimento governativo in corso o anticipato, o a controversie private (verificare con il consulente legale o il dipartimento risorse umane per eventuali controversie attuali o previste se i dipendenti non sono stati informati); e
5. Nessun documento cartaceo o elettronico verrà distrutto o eliminato come richiesto per conformarsi agli standard di audit governativo (aggiungere qui standard specifici se pertinenti)

Conservazione dei registri[1]

La seguente tabella* indica i requisiti minimi ed è fornita come guida per la personalizzazione nella definizione della policy di conservazione dei documenti della tua organizzazione. Poiché i termini di prescrizione e i requisiti delle agenzie statali e governative variano da stato a stato, ogni organizzazione dovrebbe considerare attentamente i propri requisiti e consultare un legale prima di adottare una Policy di Conservazione e Distruzione dei Documenti. Inoltre, i contributi federali e altre sovvenzioni governative possono prevedere un periodo più lungo di quanto richiesto da altri requisiti statutari.

* Adattato dal National Council of Nonprofits.

Risorse

Consiglio Nazionale delle Nonprofit www.councilofnonprofits.org

Guida ai requisiti di conservazione dei registri nel Code of Federal Regulations: Contattare il Sovrintendente dei Documenti, U.S. Government Printing Office, Washington, D.C. 20402-9325 o CCH, Inc. su www.onlinestore.cch.com

Puoi scaricare tutte queste informazioni in formato PDF qui: Politiche di conservazione e distruzione dei documenti