Обоснование принятия политики хранения и уничтожения документов

Исторически, начиная с эпохи доэлектронных записей, основной причиной для разработки Политики хранения и уничтожения документов (“Политика ХУД”) было экономия места и средств путем уничтожения бумажных документов, которые больше не были нужны организации или не требовались по закону.

В то же время, еще одной основной причиной для Политики DRD было обеспечение того, чтобы организация сохраняла документы, которые позднее могли потребоваться для деловых или нормативных целей. Например, заботило сохранение налоговых документов на случай проверки или другого расследования. Аналогично, личные дела сотрудников рассматривались как подлежащие сохранению. В такую политику также входят контрактные документы, а также документы, касающиеся права собственности на активы организации. Компании в регулируемых отраслях могут иметь другие требования.

Кроме того, в случае судебного разбирательства или правительственного расследования возникла необходимость в сохранении документов. Фактически, особенно в свете развития электронного (или электронного) раскрытия информации, надлежащее ведение и своевременное уничтожение электронных (а также бумажных) документов может сэкономить значительные средства организации, вынужденной искать громоздкие и объемные записи в ответ на запросы о раскрытии информации. В настоящее время соблюдение законодательства, касающегося раскрытия информации в ходе судебных разбирательств и правительственных расследований, является еще одной основной причиной для внедрения и поддержания соответствующей Политики и программы по управлению жизненным циклом документов (DRD).

Форма 990 налоговой службы США (IRS Form 990) гласит: “Политика хранения и уничтожения документов определяет обязанности персонала, волонтеров, членов правления и сторонних лиц по ведению учета и документированию хранения и уничтожения документов и записей организации”.”

Вопросы и процедуры внедрения политики DRD

А. Во-первых, обсудите способы создания или генерации документов.

Создаются ли в отношении каждого сотрудника или организационной функции документы, которые легко отделить от других, так чтобы при необходимости уничтожить (или сохранить) эти документы, их можно было легко выделить из других для утилизации? Например, на уровне каждого сотрудника, существуют ли электронные письма и другие документы, которые не являются конфиденциальными в значительной степени, так чтобы их можно было удалить, даже при наличии требования о приостановке обнаружения доказательств в рамках судебного разбирательства в отношении других, более конфиденциальных документов? Хотя это обсуждение не обязательно будет определять положения Политики DRD, оно может в значительной степени способствовать достижению основной цели Политики — экономии ресурсов (таких как деньги и место) — путем выявления потоков документов таким образом, который позволит Политике DRD регулярно предусматривать уничтожение документов. В идеале, вы захотите создавать и архивировать документы таким образом, чтобы можно было легко идентифицировать и уничтожать документы с аналогичными сроками действия.

Б. Определите, существуют ли уже соответствующие политики, и, если да, стоит ли их сохранить.

C. Определить, как законодательство о защите персональных данных будет применяться к документам и данным, полученным от сотрудников, членов организации, доноров и волонтеров, а также касающимся этих лиц.

Политика и связанные с ней процедуры должны обеспечивать полное соответствие таким законам о конфиденциальности или позволять его. Кроме того, такие процедуры должны регулярно проходить аудит и проверку.

Д.  Тщательно продумайте обязанности сотрудников, добровольцев, членов правления и внешних сторон (включая партнерские организации и коалиционные партнеров) по ведению и документированию хранения и уничтожения документов и записей организации.

Несмотря на то, что налоговая служба США (IRS) в своих инструкциях к форме 990, кажется, подразумевает, что волонтеры должны нести некоторую ответственность, и, фактически, особую ответственность, в отношении таких вопросов, волонтеры должны нести минимальную ответственность. Любой, кто является волонтером (то есть, вносит свой вклад своим временем, бесплатно) дважды подумают, прежде чем продолжать заниматься волонтерской деятельностью, если на них будет возложена обязанность хранить документы на своих личных или служебных компьютерах в течение определенного периода времени, искать документы на своих компьютерах и/или уничтожать определенные документы. Эти обязанности должны лежать на руководстве и сотрудниках.

Е.   Убедитесь, что политика включает стандарты целостности документов, в том числе руководства по работе с электронными файлами, резервному копированию, архивированию документов и регулярным проверкам надежности системы. Включайте только те требования, которые, как известно руководству, будут выполнены в рамках возможностей организации (если организация не может соблюдать эту политику, не следует её вводить). Худшее, что может сделать организация, — это принять политику, которой она не будет следовать, поскольку в таком случае она непременно понесёт ответственность.

F.   Предоставить одного конкретного администратора политики (с помощниками, если необходимо), который будет нести ответственность за администрирование политики.

Обязанности такого сотрудника должны включать периодический пересмотр политик на предмет их актуальности и соответствия. Если этот администратор не является исполнительным директором/генеральным директором, то администратор должен отчитываться перед этим лицом (поскольку оно несет конечную ответственность практически за все).

Г.  Политика должна содержать конкретные процедуры введения режима сохранения документов в случае обоснованного ожидания судебного разбирательства, аудита или государственного расследования.

Как указано выше, это область, где ответственность может быть значительной, если не будут внедрены и соблюдены надлежащие процедуры.

Х. После принятия политики, ее следует разъяснить сотрудникам в той мере, в которой они смогут содействовать ее соблюдению.

И.   Политика в области DRD должна быть подробно разъяснена Совету директоров и утверждена им.

Перед утверждением необходимо определить, где данная политика должна быть размещена в документации организации.   В качестве вариантов можно рассмотреть, например, включение в руководство для сотрудников, в устав, в руководство по политикам и процедурам совета директоров или размещение в виде отдельного документа. Также следует определить, каким образом данная политика должна или будет утверждена — например, советом директоров (рекомендуется), членами организации или и теми, и другими.

J.  В каждом случае политика должна быть доведена до сведения всех затронутых групп, таких как, например, сотрудники, директора, члены и волонтеры. Наконец, организация должна принимать только те политики, которых, по ее мнению, она сможет придерживаться. Хуже может быть принятие политики, которой не следуют, чем полное отсутствие политики.

Практические советы

• Политики хранения документов распространяются в равной степени на документы, хранящиеся в облаке, на сервере или в картотеке. Если ваша некоммерческая организация использует цифровое хранилище, убедитесь, что у вас есть план резервного копирования!
• Хотя политика хранения документов дает сотрудникам «зеленый свет» на уничтожение определенных документов (желательно по графику), при создании политики специально для вашей некоммерческой организации подумайте, существуют ли такие типы документов или конкретные документы, которые ради истории или институциональной памяти должны храниться постоянно.
• Законы штатов, касающиеся трудоустройства (такие как законы, регулирующие трудоустройство/расчет заработной платы), различаются от штата к штату и часто имеют последствия для политик хранения документов.
• Некоммерческие организации, обслуживающие несовершеннолетних детей, могут быть обязаны хранить документы, касающиеся несовершеннолетних детей, по крайней мере, до достижения ребенком совершеннолетия, плюс время, разрешенное законом штата об исковой давности для совершеннолетнего ребенка, чтобы предъявить иск некоммерческой организации.
• Проверьте у профессионального консультанта/бухгалтерской фирмы, которая готовит вашу годовую отчетность для некоммерческой организации в IRS, какие документы могут понадобиться в случае проверки IRS и как долго их следует хранить.
• Ваша некоммерческая организация может захотеть включить преамбулу к своей политике, подчеркивающую связь между политикой хранения документов и фидуциарной обязанностью совета директоров. Этот текст взят из Minnesota Council of Nonprofits, Principles and Practices for Nonprofit Excellence. “..Принятие политики хранения документов устанавливает руководящие принципы и облегчает выполнение директорами обязанности заботиться, обеспечивает прозрачность и гарантирует соблюдение требований’.”
• Хотя это и не всегда очевидно, записи электронной переписки являются “документами”, которые также должны быть учтены в политике хранения документов некоммерческой организации.

Особые соображения для определенных групп:

Требования закона Сарбейнса-Оксли 

Статья 802 («Уголовная ответственность за фальсификацию документов») Закона Сарбейнса-Оксли («SOX») дополнила федеральный уголовный кодекс статьёй 1519, которая гласит:

Любой, кто умышленно изменяет, уничтожает, повреждает, скрывает, маскирует, фальсифицирует или вносит ложные сведения в любой учетный документ, документ или материальный объект с намерением воспрепятствовать, помешать или повлиять на расследование или надлежащее осуществление любого вопроса, находящегося в компетенции любого департамента или агентства Соединенных Штатов или в любом деле, возбужденном в соответствии с разделом 11, или в связи с любым таким вопросом или делом либо в целях рассмотрения такого вопроса или дела, налагается штраф, предусмотренный настоящим разделом, лишение свободы на срок до 20 лет или оба эти наказания.

Статья 1102 закона SOX («Фальсификация документов или иное препятствование официальному разбирательству») добавила новый подпункт (c) к статье 1512 федерального уголовного кодекса, в котором говорится:

(c) Любой, кто с корыстными целями: (1) изменяет, уничтожает, повреждает или скрывает запись, документ или иной предмет, либо предпринимает попытку совершить такие действия, с намерением нарушить целостность или пригодность объекта для использования в официальном разбирательстве; или (2) иным образом препятствует, влияет или затрудняет официальное судопроизводство или пытается сделать это, наказывается штрафом в соответствии с настоящим разделом или лишением свободы на срок до 20 лет, или обоими видами наказания.

Помимо возможной уголовной ответственности, неправомерное уничтожение доказательств, или «сполиация», может повлечь за собой гражданско-правовую ответственность.

Если против вас уже возбуждено судебное разбирательство (или вы подали иск против других)

Федеральные правила гражданского судопроизводства

Помимо прочего, правило 26(a)(1) Федеральных правил гражданского судопроизводства (“FRCP”) обязывает сторону добровольно предоставить

копия — либо перечень с указанием категории и местонахождения — всех документов, информации в электронном виде и материальных объектов, которые находятся во владении, хранении или под контролем раскрывающей стороны и которые она может использовать в обоснование своих исковых требований или возражений, за исключением случаев, когда их использование будет направлено исключительно на дискредитацию;

Правило FRCP 26(b)(1) в соответствующей части гласит:

Стороны могут получать информацию относительно любого не подлежащего раскрытию, имеющего отношение к иску или защите любой стороны, предмета — включая существование, описание, природу, владение, состояние и местонахождение любых документов или иных материальных объектов, а также личность и местонахождение лиц, которым известно любое подлежащее раскрытию, предмете. При наличии достаточных оснований суд может распорядиться о раскрытии любого предмета, имеющего отношение к предмету спора по делу. Соответствующая информация не обязательно должна быть допустимой в суде, если раскрытие представляется разумно рассчитанным на то, чтобы привести к раскрытию допустимых доказательств.

FRCP 37(e) гласит:

При отсутствии исключительных обстоятельств суд не может налагать санкции согласно настоящим правилам на сторону за непредставление электронных данных, утерянных в результате обычного добросовестного функционирования системы электронных данных.

Обратите внимание, что “добросовестность” является элементом этой защиты. Небрежность, умышленность или грубая неосторожность при рассмотрении этих вопросов повлекут за собой штрафы.

Организация становится обязанной сохранять (или прекращать уничтожение) документы, как только можно разумно ожидать начала судебного разбирательства, аудита или государственного расследования. Зубулаке против UBS Warburg, 220 F.R.D. 216 (S.D.N.Y. 2003).

В то же время, чтобы выполнить обязательство по сохранению, компания не обязана приостанавливать уничтожение нерелевантных записей. Вместо этого стороны должны предпринять шаги для сохранения релевантной информации, что иногда называют “судебным арестом”. См. Уильям Т. Томпсон Ко. против Джен. Нутришн Корп., 593 F. Supp. 1443, 1455 (C.D. Calif. 1984), где суд указал:

Пока истец не обязан хранить или сохранять каждый документ, находящийся в его распоряжении, после подачи жалобы; он обязан сохранять то, что, как ему известно или должно быть известно, имеет отношение к делу, может быть разумно использовано для обнаружения допустимых доказательств, скорее всего, будет запрошено в ходе подготовки дела к слушанию и/или является предметом текущего запроса на раскрытие информации.

Образец политики хранения и уничтожения документов

ПОЛИТИКА ХРАНЕНИЯ И УНИЧТОЖЕНИЯ ЗАПИСЕЙ (из Donors Forum — выбор Лорен)

1) Цель

Цель настоящей Политики – обеспечить надлежащую защиту и ведение необходимых записей и документов, а также своевременное уничтожение записей, которые больше не требуются или не имеют ценности. Настоящая Политика также направлена на помощь сотрудникам в понимании их обязательств по хранению электронных документов, включая электронную почту, веб-файлы, текстовые файлы, аудио- и видеофайлы, документы в формате PDF, а также все файлы Microsoft Office или другие форматированные файлы.

2) Политика

Настоящая Политика представляет собой                        ’политика компании в отношении хранения и уничтожения записей, а также хранения и уничтожения электронных документов.

3) Администрация

Приложение А содержит График хранения документов, утвержденный в качестве первоначального графика ведения, хранения и уничтожения физических документов [название организации] и график хранения и уничтожения электронных документов. {Название Администратора Политики} (далее – “Администратор”) является должностным лицом, ответственным за администрирование настоящей Политики и внедрение процессов и процедур, обеспечивающих соблюдение Графика хранения документов. Администратор также уполномочен: вносить изменения в График хранения документов время от времени, чтобы обеспечить его соответствие местным, государственным и федеральным законам и включить соответствующие категории документов и записей для [название организации]; отслеживать местные, государственные и федеральные законы, касающиеся хранения документов; ежегодно пересматривать программу хранения и уничтожения документов; и контролировать соблюдение настоящей Политики.

4) Приостановка уничтожения записей в случае судебного разбирательства или претензий

В случае получения любой повестки или запроса документов, или если сотруднику станет известно о правительственном расследовании или аудиту в отношении [КОМПАНИЯ] или о начале любого судебного разбирательства против [КОМПАНИЯ] или в отношении [КОМПАНИЯ], такой сотрудник должен уведомить Администратора, и любое дальнейшее распоряжение документами должно быть приостановлено до тех пор, пока Администратор, по совету юриста, не решит иначе. Администратор предпримет все необходимые шаги для незамедлительного информирования всего персонала о любом приостановлении дальнейшего распоряжения документами.

5) Применимость

Настоящая Политика распространяется на все бумажные документы, создаваемые в ходе деятельности , включая как оригиналы, так и копии. Она также распространяется на электронные документы, описанные выше.

Настоящая Политика была утверждена Советом директоров dт .

ПРИЛОЖЕНИЕ А ‑ ГРАФИК ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

График хранения записей организован следующим образом:

РАЗДЕЛ ТЕМА

1. Бухгалтерский учет и финансы
2. Договоры
3. Корпоративные документы
4. Переписка и внутренние служебные записки
5. Электронные документы
6. Отчеты о грантах
7. Страховые записи
8. Юридические файлы и документы
9. Разное
10. Платежные документы
11. Документы по пенсии
12. Кадровые документы
13. Справочники по недвижимости
14. Налоговые записи
15. Записи о взносах
16. Программы и услуги (записи)
17. Проектные документы фискального спонсора

1. БУХГАЛТЕРИЯ И ФИНАНСЫ

1. Хранение и уничтожение записей по кредитным картам

Кредитной картой можно оплатить следующие товары и услуги: .

Все записи, содержащие номер кредитной карты клиента, должны храниться в запертом ящике стола или в картотеке, когда они не используются сотрудниками.

Если будет установлено, что информация в документе, содержащем данные кредитной карты, необходима для хранения более 2 лет, то номер кредитной карты будет вырезан из документа.

2. КОНТРАКТЫ

3. КОРПОРАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

4. Переписка и служебные записки

Общий принцип: Большинство переписки и служебных записок следует хранить в течение того же срока, что и документы, к которым они относятся или которые они поддерживают. Например, письмо, относящееся к определенному контракту, следует хранить столько же, сколько и сам контракт (7 лет после окончания срока действия). Рекомендуется хранить документы, подтверждающие информацию по определенному проекту, вместе с самим проектом и соблюдать срок хранения, установленный для этой конкретной папки проекта.

Переписка или служебные записки, не относящиеся к документам с установленным сроком хранения, как правило, должны быть утилизированы раньше. Их можно разделить на две общие категории:

1. Те, что касаются рутинных вопросов и не имеют значительных, долгосрочных последствий, должны быть отброшены в течение двух лет. Вот несколько примеров:

• Деловая переписка и записки, не требующие ответа или дальнейших действий, такие как благодарственные письма, поздравительные письма, сопроводительные письма и планы встреч.
• Формальные письма, не требующие дальнейших действий.
• Письма общего характера и ответы, завершающие переписку.
• Письма или жалобы, запрашивающие конкретные действия, которые теряют свою ценность после внесения изменений или принятия мер (таких как изменение имени или адреса).
• Другие письма незначительного содержания или, безусловно, закрывающие переписку, к которой в дальнейшем не будет обращаться.
• Хронологические файлы переписки.

Обратите внимание, что копии внутренней переписки и документов, для которых копия будет храниться в файле исходного отдела, следует прочитать и уничтожить, если только эта информация не ссылается на другие документы или не содержит указаний на них и не должна быть сохранена для отслеживания проекта.

Те, что касаются нестандартных вопросов или имеют значительные долгосрочные последствия, как правило, должны храниться постоянно.

5. ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ

1. Электронная почтаНе вся электронная почта требует хранения, в зависимости от темы.

• Вся электронная почта — как внутренняя, так и внешняя — должна быть удалена через 12 месяцев.
• Сотрудники будут стараться, чтобы вся их электронная переписка, за исключением незначительного меньшинства, касалась деловых вопросов.
• будет архивировать электронные письма в течение шести месяцев после их удаления сотрудником, после чего электронные письма будут удалены безвозвратно.
• Вся деловая переписка должна быть загружена в сервисный центр или в каталог пользователя на сервере.
• Сотрудники не должны хранить или передавать служебную электронную почту на нерабочих компьютерах, за исключением случаев, когда это необходимо или целесообразно для
• Сотрудники будут следить за тем, чтобы не отправлять конфиденциальную/собственную информацию внешним источникам.
• Персонал с более . Сотрудникам будет отправлено уведомление, когда размер их учетной записи приблизится к 500 МБ.
• Любые электронные письма, которые сотрудники считают жизненно важными для выполнения своей работы, должны быть вложены в папку H: drive сотрудника, распечатаны и сохранены на рабочем месте сотрудника.

2. Электронные документы: включая пакет Microsoft Office и файлы PDF. Сроки хранения также зависят от содержания.
   • PDF-документы – Срок хранения PDF-файла должен основываться на содержании файла и категории в соответствии с различными разделами данной политики. Максимальный срок хранения PDF-файла составляет 6 лет. PDF-файлы, которые сотрудник считает необходимыми для выполнения своей работы, должны быть распечатаны и храниться на рабочем месте сотрудника.
   • Текстовые/форматированные файлы – Сотрудники будут ежегодно проводить проверку всех текстовых/форматированных файлов (например, документов Microsoft Word) и удалять все, которые они сочтут ненужными или устаревшими. Через пять лет все текстовые файлы будут удалены из сети и с рабочих столов/ноутбуков сотрудников. Текстовые/форматированные файлы, которые сотрудники считают жизненно важными для выполнения их работы, должны быть распечатаны и сохранены в рабочих местах сотрудников.
3. Файлы веб-страниц: интернет-файлы cookie

• Все рабочие станции: Internet Explorer должен быть настроен на удаление интернет-файлов cookie один раз в месяц.

не удаляет автоматически электронные файлы после дат, указанных в настоящей Политике. Все сотрудники несут ответственность за соблюдение руководящих принципов, изложенных в настоящей Политике.

Ежедневно будет производиться резервное копирование на ленту всех электронных файлов (включая электронную почту) на серверах [Название компании] в соответствии с Планом аварийного восстановления [Название компании]. Эта резервная лента служит для восстановления утерянной информации в течение одного года в случае возникновения проблем с документами в сети. Резервная копия на ленте считается защитой системы хранения записей [Название компании], но не считается официальным хранилищем записей [Название компании]. Все ежемесячные и ежегодные ленты хранятся вне офиса в соответствии с Политикой аварийного восстановления [Название компании].

В некоторых случаях документ будет храниться как в бумажной, так и в электронной форме. В таких случаях официальным документом будет являться электронный документ.

6. ГРАНТОВЫЕ ЗАПИСИ

7. СТРАХОВЫЕ ЗАПИСИ

8. ЮРИДИЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ И МАТЕРИАЛЫ

9. РАЗНОЕ

10. ПЛАТЕЖНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

11. Пенсионные документы и подтверждающие данные работника

Общий принцип: Пенсионные документы и подтверждающие данные работника должны храниться таким образом, чтобы Форум доноров мог в любое время установить, выплачивается ли какая-либо пенсия какому-либо лицу и, если да, то в каком размере.

12. КАДРОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ

13. ИМУЩЕСТВЕННЫЕ ЗАПИСИ

14. НАЛОГОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Общий принцип: Форум доноров обязан вести бухгалтерские книги или записи, достаточные для установления суммы валового дохода, вычетов, кредитов или других сведений, которые должны быть указаны в любой такой декларации.

Эти документы и записи должны храниться до тех пор, пока их содержание не станет существенным для применения федеральных, государственных и местных законов о подоходном налоге, налоге на франшизу и налоге на имущество.

15. УЧЕТ ВЗНОСОВ

16. ЗАПИСИ О ПРОГРАММЕ И СЛУЖБАХ

17. ДОКУМЕНТАЦИЯ ПРОЕКТОВ ФИСКАЛЬНОГО СПОНСОРА

*********************************

ПОЛИТИКА ХРАНЕНИЯ И УНИЧТОЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

1. Политика и цели 

Настоящая Политика представляет собой политику ____________ (далее – “Организация”) в отношении хранения и уничтожения документов и других записей, как в бумажном, так и в электронном виде (которые в настоящей Политике могут просто именоваться “документами”). Цели Политики включают (а) хранение и ведение документов, необходимых для надлежащего функционирования Организации, а также для соблюдения применимых правовых требований; (б) уничтожение документов, которые больше не нуждаются в хранении; и (в) руководство для Совета директоров, должностных лиц, сотрудников и других заинтересованных сторон в отношении их обязанностей, связанных с хранением и уничтожением документов. Несмотря на вышеизложенное, Организация оставляет за собой право в любое время пересматривать или отменять настоящую Политику.

2. Администрация 

2.1 Обязанности Администратора. _________ организации (генеральный директор, президент, исполнительный вице-президент, вице-президент по _______ и т. д.) будет администратором (“Администратор”), ответственным за администрирование настоящей Политики. Обязанности Администратора включают контроль и координацию хранения и уничтожения документов в соответствии с настоящей Политикой, и в частности Планом хранения документов, приведенным ниже. Администратор также будет отвечать за документирование действий, предпринятых для ведения и/или уничтожения документов организации, и за хранение такой документации. Администратор также может время от времени изменять План хранения документов по мере необходимости для соблюдения законодательства и/или включения дополнительных или измененных категорий документов, которые могут быть уместны для отражения организационной политики и процедур. Администратор также уполномочен периодически пересматривать настоящую Политику и соблюдение Политики с юрисконсультом и отчитываться перед Советом директоров о соблюдении. Администратор также может назначать одного или нескольких помощников для оказания помощи в выполнении обязанностей Администратора, при этом Администратор, однако, сохраняет за собой окончательную ответственность за администрирование настоящей Политики. 

2.2 Обязанности избирательных округов. Данная Политика также касается обязанностей членов правления, сотрудников, волонтеров и сторонних лиц (включая партнеров по коалиции) в отношении хранения и уничтожения документов организации, а также документирования этих процессов. Администратор отчитывается перед Правлением (членами правления) (действуя как орган), который поддерживает окончательное направление управления. Сотрудники организации должны быть ознакомлены с настоящей Политикой, действовать в соответствии с ней и оказывать содействие Администратору по его просьбе в ее реализации. Ответственность волонтеров в отношении настоящей Политики заключается в создании конкретных документов по запросу руководства, если волонтер все еще хранит такие документы. В связи с этим, после каждого проекта, в котором участвовал волонтер, или каждого срока, который отработал волонтер, Администратор несет ответственность за подтверждение типов документов, которые хранил волонтер, и за запрос любых таких документов, которые, по мнению Администратора, необходимо будет сохранить организации (а не волонтеру). Внешние стороны могут включать поставщиков, партнеров по коалиции или других поставщиков услуг. В зависимости от конфиденциальности документов, связанных с конкретным отношением с внешней стороной, организация через Администратора должна ознакомить внешнюю сторону с настоящей Политикой, требуя соблюдения. В отдельных случаях Администратор может потребовать, чтобы договор с внешней стороной определял конкретные обязанности внешней стороны в отношении настоящей Политики. 

3. Приостановка уничтожения документов; Соблюдение. Организация обязана сохранять (или прекращать уничтожение) документы, как только можно разумно ожидать начала судебного разбирательства, аудита или правительственного расследования. Кроме того, федеральный закон налагает уголовную ответственность (со штрафами и/или тюремным заключением на срок не более 20 лет) на любое лицо, которое “сознательно изменяет, уничтожает, искажает, скрывает, фальсифицирует или вносит ложную запись в любую запись, документ или материальный объект с намерением помешать, препятствовать или повлиять на расследование или надлежащее рассмотрение любого вопроса, находящегося в юрисдикции любого департамента или агентства Соединенных Штатов... или в связи с таким вопросом или делом, или при его рассмотрении”. Следовательно, если Администратор узнает, что начато или можно разумно ожидать начала судебного разбирательства, правительственного аудита или правительственного расследования, Администратор должен немедленно отдать распоряжение о прекращении всего уничтожения документов в соответствии с настоящей Политикой, направив это распоряжение всем затрагиваемым сторонам в письменной форме. Впоследствии Администратор может внести поправки или отменить распоряжение только после консультации с юридическим консультантом. Если любой член совета директоров или сотрудник узнает, что в отношении организации начато или можно разумно ожидать начала судебного разбирательства, правительственного аудита или правительственного расследования, и они не уверены, осведомлен ли об этом Администратор, они должны поставить Администратора в известность. Несоблюдение настоящей Политики, в том числе, в частности, неповиновение любому приказу о прекращении уничтожения, может привести к возможным гражданским или уголовным санкциям. Кроме того, для сотрудников это может повлечь за собой дисциплинарные меры, включая возможное увольнение.

4. Электронные документы; Целостность документов. Документы в электронном формате должны храниться так же, как бумажные документы, в соответствии с Графиком хранения документов. Ввиду того, что целостность электронных документов, будь то в отношении легкости их изменения или удаления, или иным образом, может вызывать сомнения, Администратор должен попытаться установить стандарты целостности документов, включая руководства по работе с электронными файлами, процедуры резервного копирования, архивирование документов и регулярные проверки надежности системы; при условии, что такие стандарты будут применяться только в той мере, в какой они могут быть разумно достигнуты, учитывая ресурсы и другие приоритеты организации.

5. Конфиденциальность. Администратор, проконсультировавшись с юристом, будет нести ответственность за определение того, как законы о конфиденциальности применяются к документам организации, связанным с сотрудниками и другими группами; за установление разумных процедур соблюдения таких законов о конфиденциальности; и за обеспечение их регулярного аудита и проверки.

6. Планирование на случай чрезвычайных ситуаций. Документы должны храниться в безопасном и доступном месте. Документы, необходимые для продолжения деятельности организации в случае чрезвычайной ситуации, должны регулярно дублироваться или резервироваться и храниться вне территории организации. Администратор должен разработать разумные процедуры хранения документов в случае чрезвычайной ситуации.

 7. Создание и генерация документов. Администратор обсудит с персоналом способы создания или генерации документов. В отношении каждого сотрудника или организационной функции Администратор попытается определить, создаются ли документы, которые могут быть легко отделены от других, с тем чтобы, когда придет время уничтожить (или сохранить) эти документы, их можно было легко выделить из остальных для утилизации. Например, на индивидуальной основе, являются ли электронные письма и другие документы в значительно нечувствительном характере, чтобы их можно было удалить, даже при наличии судебного запрета в отношении других, более чувствительных документов? Этот диалог может помочь в достижении основной цели Политики – экономии ресурсов – путем выявления потоков документов таким образом, чтобы Политика могла регулярно предусматривать уничтожение документов. В идеале организация будет создавать и архивировать документы таким образом, чтобы можно было легко идентифицировать и уничтожать документы с аналогичными сроками хранения.

8. График хранения документов. [Указанные сроки являются примерными и не могут служить заменой вашему собственному (или вашему юристу) исследованию и определению соответствующих сроков.] 

Тип документа Период хранения 

Бухгалтерский учет и финансы 

Кредиторская задолженность 7-10 лет

Дебиторская задолженность 7-10 лет

Годовая финансовая отчетность и аудиторские заключения Постоянно

Банковские выписки, сверка и депозитная квитанция 7 лет

Аннулированные чеки – обычное дело 7 лет

Аннулированные чеки – специальные, такие как погашение кредита              Постоянный

Квитанции по кредитной карте 3 года

Отчеты/Документы о расходах сотрудников/бизнеса 7 лет

Главная книга Постоянный

Промежуточная финансовая отчетность 7 лет

Взносы/Пожертвования/Гранты 

Записи о взносах Постоянный

Документы, подтверждающие условия дарения Постоянный

Грантовые записи 7 лет после окончания периода гранта

Корпоративный и освобождение от налогов 

Устав и Поправки Постоянный

Устав и поправки Постоянный

Протоколы заседаний, включая протоколы заседаний правления и комитетов Постоянно

Ежегодные отчеты Генеральному прокурору и Государственному секретарю Постоянный

Прочие корпоративные подача документов Постоянный

Заявка на освобождение от налогов IRS (форма 1023 или 1024) Постоянное

Письмо об освобождении от налога IRS Постоянное

Заявление об освобождении от налога штата (если применимо) Постоянное

Письмо об освобождении от государственного налога (если применимо) Постоянный

Лицензии и разрешения Постоянно

Идентификационный номер работодателя (EIN) Обозначение Постоянный

Переписка и внутренние служебные записки 

Печатная корреспонденция и внутренние служебные записки, относящиеся к конкретному документу, иначе указанному в данном Перечне, должны храниться в течение того же периода, что и документ, к которому они относятся.

Бумажная переписка и служебные записки

касается рутинных вопросов, не имеющих долговременного значения Два года

Переписка и служебные записки, важные для

постоянный, подлежащий пересмотру

Электронная почта (E-mail) в организацию или из нее 

Электронные письма (e-mail), относящиеся к конкретному документу, иному, чем указано в настоящем Перечне, должны храниться в течение того же срока, что и документ, к которому они относятся, но могут храниться в бумажном виде вместе с документом, к которому они относятся.

Электронные письма, считающиеся важными для организации, или

имеющее долгосрочное значение должно быть напечатано и сохранено

в центральном репозитории. Постоянно, подлежит пересмотру

Электронные письма, не включенные ни в одну из вышеперечисленных категорий 12 месяцев (это может быть меньше, если желательно)

Электронно хранимые документы 

Электронные документы (например, в формате PDF, TXT или другом электронном формате), содержащие или относящиеся к конкретному документу, указанному в настоящем Перечне, должны храниться в течение того же срока, что и документ, который они содержат или к которому относятся, но могут храниться в бумажной форме (если только электронный аспект не имеет существенного значения).

Электронные документы, признанные важными

в организацию или имеющее долговременное значение должно

быть распечатано и сохранено в центральном хранилище (если

(электронный аспект имеет значение). Постоянный, подлежит пересмотру

Электронные документы, не включенные ни в одно из них

из вышеперечисленных категорий Два года

Трудоустройство, персонал и пенсия 

Кадровые документы 10 лет после окончания трудоустройства

Трудовые договоры 10 лет после прекращения

Пенсионные дела и записи о пенсии Постоянный

Страхование 

Имущество, ответственность директоров и должностных лиц, компенсация работникам и

Полисы страхования общей гражданской ответственности Бессрочные

Записи о страховых случаях Постоянно

Право и контракты 

Договоры, связанная переписка и другое

сопроводительная документация 10 лет после расторжения

Юридическая переписка Постоянная

Управление и прочее 

Стратегические планы Через 7 лет после окончания срока действия

План аварийного восстановления Через 7 лет после замены

Руководство по политикам и процедурам Текущая версия с историей пересмотров

Имущество – Недвижимое, Личное и Интеллектуальное 

Правоустанавливающие документы и договоры купли-продажи. Постоянный.

Налог на недвижимость Постоянный

Аренда недвижимости. Постоянный.

Аренда личного имущества 10 лет после прекращения

Товарные знаки, авторские права и патенты Постоянно

Налог 

Документы и переписка по освобождению от налогов Постоянно

Решения IRS Постоянное

Ежегодные информационные отчеты – федеральные и штатные Постоянный

Налоговые декларации Постоянный

Политика хранения и уничтожения документов определяет обязанности сотрудников, волонтеров, членов правления и сторонних лиц по ведению и документированию хранения и уничтожения документов и записей организации.

Сотрудники организации, волонтеры, члены совета директоров, члены комитетов и внешние лица (независимые подрядчики по заключенным с ними договорам) обязаны соблюдать следующие правила:

1. Бумажные или электронные документы, указанные в разделе "Сроки хранения", будут переданы и сохранены (указать организацию в соответствии с ее практикой);
2. Все остальные бумажные документы будут уничтожены через три года;
3. Все остальные электронные документы будут удалены со всех индивидуальных компьютеров, баз данных, сетей и резервных хранилищ через один год.;
4. Никакие бумажные или электронные документы не будут уничтожены или удалены, если они имеют отношение к текущему или предполагаемому правительственному расследованию или разбирательству, а также к частному судебному разбирательству (проконсультируйтесь с юрисконсультом или отделом кадров по поводу любых текущих или предполагаемых судебных разбирательств, если сотрудники не были уведомлены); и
5. Никакие бумажные или электронные документы не будут уничтожены или удалены, как того требуют стандарты государственного аудита (добавьте конкретные стандарты здесь, если применимо)

Хранение записей[1]

Приведенная ниже таблица* указывает минимальные требования и служит руководством для настройки политики вашей организации по хранению документов. Поскольку сроки исковой давности, а также требования штатов и государственных органов различаются в зависимости от штата, каждая организация должна тщательно рассмотреть свои требования и проконсультироваться с юристом перед принятием Политики хранения и уничтожения документов. Кроме того, федеральные награды и другие государственные гранты могут предусматривать более длительный срок, чем это требуется другими законодательными нормами.

* Адаптировано из Национального совета некоммерческих организаций.

Ресурсы

Национальный совет некоммерческих организаций www.councilofnonprofits.org

Руководство по требованиям к хранению записей в Своде федеральных постановлений: Свяжитесь с супер-интендантом документов, типография правительства США, Вашингтон, округ Колумбия 20402-9325 или с CCH, Inc. по адресу www.onlinestore.cch.com

Всю эту информацию можно скачать в формате PDF здесь: Политики хранения и уничтожения документов