Raison d'être d'une politique de conservation et de destruction des documents

Historiquement, dès l'époque précédant les enregistrements électroniques, une raison principale de l'existence d'une politique de conservation et de destruction de documents (“politique DRD”) était d'économiser de l'espace et de l'argent en détruisant les documents papier qui n'étaient plus nécessaires ou requis par une organisation.

Dans le même temps, une autre raison principale de la politique DRD était de garantir que l'organisation conserve les documents qui pourraient être requis ultérieurement à des fins commerciales ou réglementaires. Par exemple, la conservation des documents fiscaux en cas d'audit ou d'autre enquête était une préoccupation. De même, les dossiers d'emploi étaient considérés comme dignes d'être conservés. Les documents contractuels ainsi que ceux relatifs à la propriété des actifs de l'organisation entrent également en jeu dans une telle politique. Les entreprises des secteurs réglementés peuvent avoir d'autres exigences.

En outre, la conservation des documents en cas de litige ou d'enquête gouvernementale est devenue une considération. En fait, compte tenu en particulier de l'évolution de la découverte électronique (ou e-discovery), la bonne tenue et la destruction en temps voulu des documents électroniques (ainsi que papier) pourraient permettre à une organisation contrainte de rechercher des archives volumineuses et difficiles à manier face à des demandes de divulgation d'économiser beaucoup d'argent. À l'heure actuelle, la conformité avec la loi telle qu'elle se rapporte à la divulgation en cas de litige et aux enquêtes gouvernementales constitue une autre raison principale pour instituer et maintenir une politique et un programme appropriés de DRD.

Le formulaire 990 de l'IRS stipule : “ Une politique de conservation et de destruction des documents identifie les responsabilités du personnel, des bénévoles, des membres du conseil d'administration et des tiers en matière de conservation et de documentation du stockage et de la destruction des documents et archives de l'organisation. ”

Considérations et procédures de mise en œuvre d'une politique de DRD

A. Premièrement, discutez des manières dont les documents sont créés ou générés.

S'agissant de chaque employé ou fonction organisationnelle, existe-t-il des documents créés qui peuvent être facilement séparés des autres, de sorte que, lorsqu'il sera temps de détruire (ou de conserver) ces documents, ils puissent être facilement isolés des autres pour leur élimination ? Par exemple, pour chaque employé, les e-mails et autres documents sont-ils de nature suffisamment non sensible pour qu'ils puissent être supprimés, même face à une injonction de conservation de documents (litigation hold) concernant d'autres documents plus sensibles ? Bien que cette discussion ne dicte pas nécessairement les dispositions de la politique DRD, elle peut contribuer grandement à atteindre un objectif majeur de la politique — à savoir, économiser les ressources (telles que l'argent et l'espace) — en identifiant les flux de documents d'une manière qui permettra à la politique DRD de prévoir régulièrement la destruction des documents. Idéalement, vous voudrez créer et archiver des documents d'une manière qui permette d'identifier et de détruire facilement des documents aux dates d'expiration similaires.

B. Déterminer si des politiques sont déjà en place et, le cas échéant, si elles valent la peine d'être conservées.

C. Déterminer comment les lois sur la protection de la vie privée s'appliqueront aux documents et données provenant des employés et des membres/donateurs/bénévoles et les concernant.

La Politique et les procédures connexes devraient assurer ou permettre une conformité totale avec ces lois sur la protection de la vie privée. De plus, ces procédures devraient être vérifiables et révisables régulièrement.

D.  Pensez attentivement aux responsabilités du personnel, des bénévoles, des membres du conseil d'administration et des personnes extérieures (y compris les organisations partenaires et les partenaires de coalition) en matière de conservation et de documentation du stockage et de la destruction des documents et archives de l'organisation.

Bien que l'IRS dans ses instructions 990 semble impliquer que les bénévoles devraient avoir une certaine responsabilité, et, en fait, une responsabilité particulière, à l'égard de telles questions, les bénévoles devraient avoir le moins de responsabilité possible. Quiconque est bénévole (ce qui signifie qu'il consacre son temps, gratuit) réfléchiront à deux fois avant de continuer à faire du bénévolat s'ils sont tenus de conserver des documents sur leurs ordinateurs personnels ou professionnels pendant une période déterminée, de rechercher des documents sur leurs ordinateurs et/ou de détruire certains documents. Ces responsabilités devraient plutôt incomber à la direction et au personnel.

E.   Veillez à ce que la politique comprenne des normes pour l'intégrité des documents, y compris des directives pour la gestion des fichiers électroniques, les procédures de sauvegarde, l'archivage des documents et les vérifications régulières de la fiabilité du système. Ne sont inclus ici que les exigences que la direction sait pouvoir être remplies dans les limites des capacités de l'organisation. (si l'organisation ne peut pas respecter la politique, ne l'appliquez pas). La pire chose qu'une organisation puisse faire est d'adopter des politiques qu'elle ne respecte pas, car la responsabilité s'ensuivra alors inévitablement.

F.   Désigner un administrateur de police spécifique (avec des assistants, si nécessaire) qui sera responsable de l'administration de la police.

Les responsabilités d'un tel individu devraient inclure un examen périodique des politiques pour leur pertinence actuelle et leur conformité. Si cet administrateur n'est pas le directeur exécutif/PDG, alors l'administrateur devrait faire rapport à cette personne (puisqu'elle est finalement responsable de presque tout).

G.  La politique doit contenir des procédures spécifiques pour instituer une procédure de mise sous séquestre des preuves en cas de litige, d'audit ou d'enquête gouvernementale raisonnablement anticipé.

Comme indiqué ci-dessus, il s'agit d'un domaine où la responsabilité pourrait être importante si des procédures appropriées ne sont pas instituées et suivies.

H. Une fois la politique adoptée, elle devrait être expliquée aux employés dans la mesure où ils sont en mesure d'aider à sa conformité.

I.   La politique DRD doit être expliquée et adoptée avec soin par le conseil d'administration.

Avant l'adoption, il convient de déterminer où la politique doit être placée dans la documentation de l'organisation. Les alternatives peuvent inclure, par exemple, dans un manuel de l'employé, dans les statuts, dans un manuel des politiques et procédures du conseil d'administration, ou comme document autonome. La manière dont la politique doit ou sera adoptée – par exemple, par le conseil d'administration (recommandé), par les membres, ou les deux – doit également être déterminée.

J.  Dans tous les cas, la politique doit être diffusée à toutes les parties prenantes concernées, telles que, par exemple, les employés, les administrateurs, les membres et les bénévoles. Enfin, l'organisation ne devrait adopter que des politiques qu'elle est certaine de pouvoir suivre. Il pourrait être bien pire d'adopter une politique qui n'est pas suivie que de n'avoir aucune politique.

Conseils pratiques

• Les politiques de conservation des documents s'appliquent indistinctement aux documents sauvegardés dans le cloud, sur un serveur ou dans un classeur. Si votre organisation à but non lucratif utilise le stockage numérique, assurez-vous d'avoir un plan de sauvegarde !
• Bien qu'une politique de conservation des documents donne au personnel le feu vert pour rejeter certains documents (de préférence selon un calendrier), alors que vous élaborez une politique spécifiquement pour votre organisation à but non lucratif, réfléchissez à l'opportunité de conserver certains types de documents ou des documents spécifiques de manière permanente, que ce soit pour des raisons historiques ou de mémoire institutionnelle.
• Les lois des États relatives à l'emploi (telles que celles régissant l'emploi/la paie) varient d'un État à l'autre et ont souvent des implications pour les politiques de conservation des documents.
• Les organisations à but non lucratif qui servent des enfants mineurs peuvent avoir besoin de conserver les dossiers relatifs aux enfants mineurs au moins jusqu'à ce que l'enfant atteigne l'âge de la majorité, plus le délai autorisé par la loi d'État sur la prescription pour que l'enfant devenu adulte puisse intenter une action en justice contre l'organisation à but non lucratif.
• Vérifiez auprès du conseiller professionnel/cabinet comptable qui prépare vos déclarations annuelles à l'IRS pour votre organisasi à but non lucratif et demandez quels documents peuvent être nécessaires en cas d'audit de l'IRS et combien de temps vous devez les conserver.
• Votre organisation à but non lucratif pourrait souhaiter inclure un préambule à sa politique, soulignant le lien entre une politique de conservation des documents et le devoir fiduciaire du conseil d'administration. Ce texte est extrait des principes et pratiques d'excellence des organisations à but non lucratif du Minnesota Council of Nonprofits. “ ...L'adoption d'une politique de conservation des documents établit des lignes directrices et facilite l'exercice par les administrateurs de leur devoir de diligence, assure la transparence et garantit la conformité. ’
• Bien que cela ne soit pas évident, les courriels sont des “ documents ” qui devraient également être abordés dans la politique de conservation des documents de l'organisation à but non lucratif.

Considérations spécifiques pour certains groupes :

Exigences de la loi Sarbanes-Oxley 

L'article 802 (Sanctions pénales pour falsification de documents) du Sarbanes-Oxley Act (le « SOX ») a ajouté l'article 1519 au code pénal fédéral, qui stipule :

Quiconque sciemment modifie, détruit, mute, dissimule, recouvre, falsifie ou fait une fausse inscription dans tout dossier, document ou objet tangible dans le but d'entraver, d'obstruer ou d'influencer l'enquête ou le bon déroulement de toute affaire relevant de la compétence de tout département ou agence des États-Unis ou dans toute affaire déposée en vertu du titre 11, ou en relation avec ou en prévision de toute affaire de ce genre, sera condamné à une amende en vertu de ce titre, à une peine d'emprisonnement n'excédant pas 20 ans, ou aux deux peines.

La section 1102 de la loi SOX (Falsification d'un document ou entrave à une procédure officielle) a ajouté un nouveau sous-alinéa (c) à la section 1512 du code criminel fédéral, qui stipule :

(c) Quiconque corrompt — (1) altère, détruit, mute, ou dissimule un enregistrement, un document ou un autre objet, ou tente de le faire, dans l'intention de compromettre l'intégrité de l'objet ou sa disponibilité pour une utilisation dans une procédure officielle; ou (2) entrave, influence ou gêne de toute autre manière un acte officiel, ou tente de le faire, sera passible d'une amende en vertu du présent titre ou d'un emprisonnement d'une durée maximale de 20 ans, ou des deux.

En plus de la responsabilité pénale possible, une responsabilité civile peut découler de la destruction illicite de preuves, ou de la « spoliation ».

Si une action en justice a déjà été intentée contre vous (ou si vous avez intenté une action en justice contre d'autres)

Règles fédérales de procédure civile

Entre autres choses, la règle fédérale de procédure civile (“ FRCP ”) 26(a)(1) oblige une partie à fournir volontairement

une copie — ou une description par catégorie et par lieu — de tous les documents, informations stockées électroniquement et choses tangibles que la partie qui divulgue possède, a en sa garde ou sous son contrôle et qu'elle peut utiliser pour appuyer ses prétentions ou ses défenses, à moins que leur utilisation ne soit exclusivement à des fins de récusation ;

La règle 26(b)(1) du FRCP stipule, dans sa partie pertinente :

Les parties peuvent obtenir des renseignements sur tout élément non privilégié pertinent pour la réclamation ou la défense de toute partie – y compris l'existence, la description, la nature, la garde, l'état et l'emplacement de tout document ou autre objet matériel, ainsi que l'identité et l'emplacement des personnes qui connaissent tout élément susceptible d'être découvert. Pour une raison valable, le tribunal peut ordonner la communication de tout élément pertinent pour l'objet de l'action. Les informations pertinentes ne doivent pas être admissibles au procès si la découverte semble raisonnablement calculée pour conduire à la découverte de preuves admissibles.

L'article 37(e) du FRCP stipule :

En l'absence de circonstances exceptionnelles, un tribunal ne peut imposer de sanctions en vertu du présent règlement à une partie pour défaut de fournir des informations stockées électroniquement qui ont été perdues à la suite du fonctionnement normal et de bonne foi d'un système d'information électronique.

Notez que la “ bonne foi ” est un élément de cette défense. La négligence, la faute intentionnelle ou la négligence grave dans le traitement de ces questions entraîneront des pénalités.

Une organisation est soumise à une obligation de conserver (ou de cesser la destruction de) documents dès qu'un litige, un audit ou une enquête gouvernementale est raisonnablement anticipé. Zubulake c. UBS Warburg, 220 F.R.D. 216 (S.D.N.Y. 2003).

Dans le même temps, afin de respecter l'obligation de conservation, une entreprise n'a pas à suspendre la destruction des documents non pertinents. Les parties doivent plutôt prendre des mesures pour préserver les informations pertinentes, ce qui est parfois appelé une “injonction de bloquer”. Voir William T. Thompson Co. c. Gen. Nutrition Corp., 593 F. Supp. 1443, 1455 (C.D. Calif. 1984), où le tribunal a déclaré :

Tandis qu'un plaideur n'a pas l'obligation de conserver chaque document en sa possession une fois qu'une plainte est déposée, elle a l'obligation de conserver ce qu'elle sait, ou devrait raisonnablement savoir, être pertinent dans l'action, être raisonnablement calculé pour mener à la découverte de preuves admissibles, être raisonnablement susceptible d'être demandé lors de la découverte et/ou faire l'objet d'une demande de découverte en instance.

Documents de conservation et de destruction : politiques exemplaires

POLITIQUE DE CONSERVATION ET DE DESTRUCTION DES DOCUMENTS

1) Objet

L'objectif de cette Politique est de garantir que les archives et documents nécessaires sont adéquatement protégés et conservés, et de veiller à ce que les archives qui ne sont plus nécessaires ou qui n'ont plus de valeur soient éliminées au bon moment. Cette Politique a également pour but d'aider les employés à comprendre leurs obligations en matière de conservation des documents électroniques, y compris les courriels, les fichiers Web, les fichiers texte, les fichiers audio et vidéo, les documents PDF et tous les fichiers Microsoft Office ou autres formats.

2) Politique

Cette politique représente le                        ’la politique de conservation et d’élimination des documents et la politique de conservation et d’élimination des documents électroniques.

3) Administration

Ci-joint en annexe A figure un calendrier de conservation des documents qui est approuvé comme calendrier initial de maintenance, de conservation et d'élimination des documents physiques de ___________________, ainsi que de conservation et d'élimination des documents électroniques. Le {Insérer le titre de l'administrateur de la politique} (l“” Administrateur ») est le fonctionnaire chargé de l'administration de la présente politique et de la mise en œuvre des processus et procédures garantissant le respect du calendrier de conservation des documents. L'Administrateur est également autorisé à : apporter des modifications au calendrier de conservation des documents de temps à autre pour garantir sa conformité avec les lois locales, étatiques et fédérales et inclure les catégories de documents et d'archives appropriées pour ___________________ ; surveiller les lois locales, étatiques et fédérales affectant la conservation des documents ; examiner annuellement le programme de conservation et d'élimination des documents ; et surveiller la conformité à la présente politique.

4) Suspension de la destruction des enregistrements en cas de litige ou de réclamations

Dans le cas où se verrait signifier une assignation à comparaître ou une demande de documents, ou si un employé avait connaissance d’une enquête ou d’un audit mené par les autorités concernant ou du lancement d’une procédure judiciaire à l’encontre de ou la concernant , cet employé doit en informer l’administrateur et toute destruction ultérieure de documents doit être suspendue jusqu’à ce que l’administrateur, sur avis de son conseiller juridique, en décide autrement. L’administrateur prendra les mesures nécessaires pour informer sans délai l’ensemble du personnel de toute suspension de la destruction ultérieure de documents.

5) Applicabilité

La présente politique s'applique à tous les documents physiques générés dans le cadre des opérations de , y compris les documents originaux et les reproductions. Elle s'applique également aux documents électroniques décrits ci-dessus.

La présente politique a été approuvée par le conseil d'administration de le .

ANNEXE A – CALENDRIER DE CONSERVATION DES DOSSIERS

Le calendrier de conservation des documents est organisé comme suit :

SECTION SUJET

1. Comptabilité et finance
2. Contrats
3. Registres d'entreprise
4. Correspondance et notes internes
5. Documents électroniques
6. Registres de subventions
7. Dossiers d'assurance
8. Dossiers et papiers juridiques
9. Divers
10. Documents de paie
11. Documents de pension
12. Dossier du personnel
13. Registres fonciers
14. Relevés fiscaux
15. Enregistrements des contributions
16. Programmes et services
17. Dossiers du projet de parrainage fiscal

1. COMPTABILITÉ ET FINANCE

1. Conservation et destruction des relevés de carte de crédit

Une carte de crédit peut être utilisée pour payer les produits et services suivants : .

Tous les enregistrements contenant des numéros de carte de crédit de clients doivent être enfermés dans un tiroir de bureau ou un cabinet de classement lorsqu'ils ne sont pas utilisés immédiatement par le personnel.

Si il est déterminé que des informations contenues dans un document, qui contient des informations de carte de crédit, sont nécessaires à conserver au-delà de 2 ans, alors le numéro de carte de crédit sera découpé du document.

2. CONTRATS

3. DOSSIERS D'ENTREPRISE

4. CORRESPONDANCE ETNOTES DE SERVICE INTERNES

Principe général : La plupart des correspondances et des notes de service internes doivent être conservées pendant la même période que le document auquel elles se rapportent ou qu'elles étayent. Par exemple, une lettre relative à un contrat particulier serait conservée aussi longtemps que ce contrat (7 ans après son expiration). Il est recommandé de conserver les documents qui étayent un projet particulier avec ce projet et de leur appliquer la durée de conservation de ce dossier de projet spécifique.

La correspondance ou les mémorandums qui ne portent pas sur des documents ayant une période de conservation prescrite devraient généralement être jetés plus tôt. Ceux-ci peuvent être divisés en deux catégories générales :

1. Ceux qui concernent les affaires courantes et n'ont pas de conséquences significatives et durables doivent être rejetés d'ici deux ans. Voici quelques exemples :

• Lettres et notes de routine ne nécessitant pas d'accusé de réception ni de suivi, telles que les notes de remerciement, de félicitations, les lettres d'envoi et les plans de réunion.
• Lettres types ne nécessitant aucun suivi.
• Lettres de demande d'information générale et réponses qui complètent un cycle de correspondance.
• Les lettres ou les plaintes demandant une action spécifique qui n'ont plus de valeur après que des changements ont été apportés ou que l'action a été prise (comme un changement de nom ou d'adresse).
• Autres lettres de sujet sans importance ou qui ferment définitivement la correspondance pour lesquelles aucune référence ultérieure ne sera nécessaire.
• Dossiers de correspondance chronologiques.

Veuillez noter que les copies de correspondances internes et de documents dont une copie sera conservée dans le dossier du service d'origine doivent être lues et détruites, sauf si ces informations font référence à d'autres documents ou donnent des instructions relatives à ceux-ci et doivent être conservées pour la traçabilité du projet.

Ceux qui concernent des questions non routinières ou qui ont des conséquences durables importantes doivent généralement être conservés de manière permanente.

5. DOCUMENTS ÉLECTRONIQUES

1. Courrier électroniqueTous les e-mails n'ont pas besoin d'être conservés, en fonction du sujet.

• Tous les courriels – provenant de sources internes ou externes – doivent être supprimés après 12 mois.
• Le personnel s'efforcera de faire en sorte que la quasi-totalité de ses courriels soit liée à des questions professionnelles.
• archivera les e-mails pendant six mois après leur suppression par le personnel, après quoi ils seront définitivement supprimés.
• Tous les e-mails liés aux affaires doivent être téléchargés vers un centre de services ou un répertoire utilisateur sur le serveur.
• Le personnel ne stockera ni ne transférera les e-mails liés à... sur des ordinateurs non professionnels, sauf si cela est nécessaire ou approprié pour
• Le personnel veillera à ne pas envoyer d'informations confidentielles/propriétaires à des sources externes.
• Personnel avec ceux dont le compte de messagerie dépasse 500 Mo ne pourront plus envoyer ni recevoir de messages tant que la taille de leur compte n'aura pas été réduite. Le personnel sera informé lorsque la taille de leur compte approchera les 500 Mo.
• Tout courriel que le personnel juge essentiel à l'accomplissement de ses fonctions doit être copié dans le dossier du personnel sur le lecteur H:, puis imprimé et rangé dans l'espace de travail de l'employé.

2. Documents électroniques : y compris la suite Microsoft Office et les fichiers PDF. La conservation dépend également de la matière.
   • Documents PDF – La durée de conservation d'un fichier PDF doit être basée sur le contenu du fichier et la catégorie dans les différentes sections de cette politique. La durée maximale de conservation d'un fichier PDF est de 6 ans. Les fichiers PDF que l'employé juge essentiels à l'exercice de ses fonctions doivent être imprimés et conservés dans l'espace de travail de l'employé.
   • Fichiers texte/formatés – Le personnel procédera à des examens annuels de tous les fichiers texte/formatés (par exemple, les documents Microsoft Word) et supprimera ceux qu'il jugera inutiles ou obsolètes. Après cinq ans, tous les fichiers texte seront supprimés du réseau et du bureau/ordinateur portable du personnel. Les fichiers texte/formatés que le personnel juge essentiels à l'exercice de ses fonctions devront être imprimés et conservés dans l'espace de travail du personnel.
3. Fichiers de page Web : Cookies Internet

• Toutes les stations de travail : Internet Explorer doit être configuré pour supprimer les cookies Internet une fois par mois.

ne supprime pas automatiquement les fichiers électroniques au-delà des dates spécifiées dans cette politique. Il incombe à tout le personnel de respecter les directives spécifiées dans cette politique.

Chaque jour, une copie de sauvegarde sur bande de tous les fichiers électroniques (y compris les courriels) sur les serveurs de   sera effectuée, comme spécifié dans le Plan de reprise après sinistre  . Cette bande de sauvegarde sert de protection pour récupérer les informations perdues dans un délai de récupération d'un an, au cas où les documents du réseau rencontreraient des problèmes. La copie de sauvegarde sur bande est considérée comme une protection pour le système de conservation des documents de  , mais elle n'est pas considérée comme un dépôt officiel des archives de  . Toutes les bandes mensuelles et annuelles sont stockées hors site conformément à la politique de reprise après sinistre de  .

Dans certains cas, un document sera conservé sous forme papier et électronique. Dans de tels cas, le document officiel sera le document électronique.

6. ARCHIVES DES SUBVENTIONS

7. DOSSIERS D'ASSURANCE

8. DOSSIERS ET PAPIERS JURIDIQUES

9. DIVERS

10. DOCUMENTS DE PAIE

11. DOCUMENTS DE PENSION ET DONNÉES DE SUPPORT DES EMPLOYÉS

Principe général : Les documents de pension et les données justificatives des employés doivent être conservés de manière à ce que le Donors Forum puisse établir à tout moment si une pension est payable à une personne et, le cas échéant, le montant de cette pension.

12. DOSSIERS DU PERSONNEL

13. DOSSIERS IMMOBILIERS

14. DOSSIERS FISCAUX

Principe général : Le Forum des donateurs doit tenir des livres de comptes ou des registres suffisants pour établir le montant du revenu brut, des déductions, des crédits ou de toute autre question qui doit être indiquée sur toute déclaration.

Ces documents et registres seront conservés aussi longtemps que leur contenu pourra être pertinent dans l'application des lois fiscales fédérales, étatiques et locales sur le revenu, les franchises et la propriété.

15. DOSSIERS DE CONTRIBUTION

16. PROGRAMME ET DOSSIERS DE SERVICE

17. DOSSIERS DES PROJETS DE PARRAINAGE FISCAL

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POLITIQUE DE CONSERVATION ET DE DESTRUCTION DES DOCUMENTS

1. Politique et objectifs 

Cette Politique représente la politique de ____________ (l“” organisation “) en ce qui concerne la conservation et la destruction des documents et autres enregistrements, tant sous forme papier que sur support électronique (qui peuvent simplement être désignés par le terme ” documents » dans la présente Politique). Les objectifs de la Politique comprennent a) la conservation et la tenue des documents nécessaires au bon fonctionnement de l'organisation ainsi qu'au respect des exigences légales applicables ; b) la destruction des documents qui n'ont plus besoin d'être conservés ; et c) des directives pour le conseil d'administration, les dirigeants, le personnel et les autres parties prenantes concernant leurs responsabilités en matière de conservation et de destruction des documents. Nonobstant ce qui précède, l'organisation se réserve le droit de réviser ou d'annuler cette Politique à tout moment.

2. Administration 

2.1 Responsabilités de l'administrateur. Le/la _________ [PDG, Président(e), Vice-président(e) exécutif/exécutive, Vice-président(e) de___, etc.] de l'organisation sera le/la responsable (“Responsable”) chargé(e) de l'administration de cette Politique. Les responsabilités du/de la Responsable comprendront la supervision et la coordination de la conservation et de la destruction des documents conformément à cette Politique et en particulier au calendrier de conservation des documents inclus ci-dessous. Le/la Responsable sera également chargé(e) de documenter les actions entreprises pour conserver et/ou détruire les documents de l'organisation et de conserver cette documentation. Le/la Responsable pourra également modifier le calendrier de conservation des documents de temps à autre selon les besoins afin de se conformer à la loi et/ou d'inclure des catégories de documents supplémentaires ou révisées qui pourraient être appropriées pour refléter les politiques et procédures organisationnelles. Le/la Responsable est également autorisé(e) à examiner périodiquement cette Politique et sa conformité avec le conseiller juridique et à faire rapport au Conseil d'administration sur la conformité. Le/la Responsable pourra également nommer un ou plusieurs assistants pour l'aider dans ses responsabilités, le/la Responsable conservant toutefois la responsabilité ultime de l'administration de cette Politique. 

2.2 Responsabilités des circonscriptions. Cette politique concerne également les responsabilités des membres du conseil d'administration, du personnel, des bénévoles et des tiers (y compris les partenaires de coalition) en ce qui concerne la tenue et la documentation de la conservation et de la destruction des documents de l'organisation. L'Administrateur relève du Conseil d'administration (les membres du conseil d'administration) en tant qu'organe), qui maintient la direction ultime de la gestion. Le personnel de l'organisation doit connaître cette politique, agir en conséquence et aider l'administrateur, sur demande, à sa mise en œuvre. La responsabilité des bénévoles à l'égard de cette politique est de produire des documents spécifiquement identifiés à la demande de la direction, si le bénévole conserve encore ces documents. À cet égard, après chaque projet auquel un bénévole a participé, ou chaque mandat que le bénévole a exercé, il incombera à l'administrateur de confirmer quels types de documents le bénévole a conservés et de demander tous les documents que l'administrateur jugera nécessaires à la conservation par l'organisation (et non par le bénévole). Les tiers peuvent inclure des fournisseurs, des partenaires de coalition ou d'autres prestataires de services. Selon la sensibilité des documents liés à la relation particulière avec le tiers, l'organisation, par l'intermédiaire de l'administrateur, communiquera cette politique au tiers, en lui demandant de s'y conformer. Dans des cas particuliers, l'administrateur peut exiger que le contrat avec le tiers spécifie les responsabilités particulières du tiers à l'égard de cette politique. 

3. Suspension de la destruction des documents ; Conformité. L'organisation devient soumise à une obligation de conservation (ou de suspension de la destruction) de documents dès qu'un litige, un audit ou une enquête gouvernementale est raisonnablement anticipé. De plus, la loi fédérale impose une responsabilité pénale (avec des amendes et/ou une peine d'emprisonnement n'excédant pas 20 ans) à quiconque “ altère, détruit, mute, dissimule, couvre, falsifie ou fait une fausse entrée de manière intentionnelle dans tout enregistrement, document ou objet tangible dans l'intention d'entraver, d'obstruer ou d'influencer l'enquête ou la bonne administration de toute affaire relevant de la compétence d'un département ou d'une agence des États-Unis… ou en relation avec ou en contemplation d'une telle affaire ou d'un tel cas ”. Par conséquent, si l'Administrateur prend connaissance qu'un litige, un audit gouvernemental ou une enquête gouvernementale a été engagé, ou est raisonnablement anticipé ou envisagé, l'Administrateur doit immédiatement ordonner la cessation de toute destruction de documents en vertu de la présente Politique, en communiquant l'ordre par écrit à toutes les parties prenantes concernées. L'Administrateur ne pourra modifier ou révoquer l'ordonnance qu'après avoir consulté le conseiller juridique. Si un membre du conseil d'administration ou du personnel prend connaissance qu'un litige, un audit gouvernemental ou une enquête gouvernementale a été engagé, ou est raisonnablement anticipé ou envisagé, concernant l'organisation, et qu'il n'est pas certain que l'Administrateur en soit informé, il doit en informer l'Administrateur. Le non-respect de la présente Politique, y compris, notamment, la désobéissance à un ordre de suspension de destruction, pourrait entraîner de possibles sanctions civiles ou pénales. De plus, pour le personnel, cela pourrait entraîner des mesures disciplinaires, y compris un possible licenciement.

4. Documents électroniques ; Intégrité des documents. Les documents sous forme électronique doivent être conservés de la même manière que les documents physiques ou papier, conformément au calendrier de conservation des documents. Étant donné que l'intégrité des documents électroniques, qu'il s'agisse de la facilité de modification ou de suppression, ou autre, peut être remise en question, l'administrateur doit tenter d'établir des normes d'intégrité des documents, y compris des lignes directrices pour la manipulation des fichiers électroniques, les procédures de sauvegarde, l'archivage des documents et les vérifications régulières de la fiabilité du système ; à condition que de telles normes ne soient mises en œuvre que dans la mesure où elles sont raisonnablement réalisables compte tenu des ressources et des autres priorités de l'organisation.

5. Confidentialité. Il incombera à l'Administrateur, après consultation avec son conseiller juridique, de déterminer comment les lois sur la protection de la vie privée s'appliqueront aux documents de l'organisation concernant les employés et autres parties prenantes ; d'établir des procédures raisonnables pour le respect de ces lois sur la protection de la vie privée ; et d'en permettre l'audit et la révision sur une base régulière.

6. Planification d'urgence. Les documents doivent être conservés de manière sûre et accessible. Les documents nécessaires au fonctionnement continu de l'organisation en cas d'urgence doivent être régulièrement dupliqués ou sauvegardés et conservés dans un lieu extérieur. L'Administrateur doit élaborer des procédures raisonnables de conservation des documents en cas d'urgence.

 7. Création et génération de documents. L'Administrateur discutera avec le personnel des moyens par lesquels les documents sont créés ou générés. En ce qui concerne chaque employé ou fonction organisationnelle, l'Administrateur s'efforcera de déterminer si des documents sont créés qui peuvent être facilement séparés des autres, de sorte que, le moment venu de détruire (ou de conserver) ces documents, ils puissent être facilement extraits des autres pour être éliminés. Par exemple, sur une base individuelle, les courriels et autres documents ne sont-ils pas de nature significativement non sensible de sorte qu'ils pourraient être supprimés, même face à une mise sous séquestre pour litige concernant d'autres documents plus sensibles ? Ce dialogue peut aider à atteindre un objectif majeur de la Politique – à savoir, la conservation des ressources – en identifiant des flux de documents de manière à permettre à la Politique de prévoir régulièrement la destruction de documents. Idéalement, l'organisation créera et archivera les documents d'une manière qui permettra d'identifier et de détruire facilement les documents dont les dates d'expiration sont similaires.

8. Calendrier de conservation des documents. [Les périodes sont suggérées mais ne sauraient se substituer à votre propre recherche et à votre détermination (ou à celles de votre avocat) quant aux périodes appropriées.] 

Type de document Durée de conservation 

Comptabilité et finance 

Comptes à payer 7-10 ans

Comptes clients 7-10 ans

États financiers annuels et rapports d'audit                  Permanent

Relevés bancaires, rapprochements et bordereaux de dépôt 7 ans

Chèques annulés – courant 7 ans

Chèques annulés – spéciaux, tels que le remboursement d'un prêt Permanents

Reçus de carte de crédit 3 ans

Rapports/Documents de dépenses des employés/entreprises 7 ans

Grand livre Permanent

États financiers intermédiaires 7 ans

Contributions/Cadeaux/Subventions 

Registres de contributions Perpétuel

Documents prouvant les conditions des dons Permanent

Dossiers de subvention 7 ans après la fin de la période de subvention

Entreprise et exemption 

Statuts et modifications permanents

Règlement intérieur et amendements Permanent

Registres des procès-verbaux, y compris les procès-verbaux du conseil d'administration et des comités Permanents

Rapports annuels au procureur général et au secrétaire d'État Permanents

Autres dépôts d'entreprise Permanent

Demande d'exonération de l'IRS (Formulaire 1023 ou 1024) Permanent

Lettre de décision de l'IRS relative à l'exonération Permanente

Demande d'exonération d'État (le cas échéant) Permanent

Lettre de détermination d'exonération fiscale de l'État (le cas échéant) Permanente

Licences et Permis permanent

Désignation du numéro d'identification d'employeur (EIN) Permanent

Correspondance et notes internes 

La correspondance papier et les notes de service internes relatives à un document particulier, par ailleurs visé dans le présent calendrier, doivent être conservées pendant la même durée que le document auquel elles se rapportent.

Correspondance papier et mémorandums internes

relatif aux affaires courantes sans importance durable Deux ans

Correspondance et notes internes importantes pour

l'organisation ou ayant une signification durable Permanent, sujet à révision

Courrier électronique (e-mail) à destination ou en provenance de l'organisation 

Les courriels se rapportant à un document particulier autrement mentionné dans le présent calendrier doivent être conservés pendant la même période que le document auquel ils se rapportent, mais peuvent être conservés sous forme papier avec le document auquel ils se rapportent.

E-mails jugés importants pour l'organisation ou

de portée durable devrait être imprimé et conservé

dans un dépôt central. P permanent, sujet à révision

E-mails non inclus dans l'une ou l'autre des catégories ci-dessus 12 mois (cela peut être plus court si désiré)

Documents électroniques stockés 

Les documents stockés électroniquement (par exemple, au format PDF, texte ou autre format électronique) qui comprennent un document particulier mentionné dans le présent calendrier ou s'y rapportent doivent être conservés pendant la même période que le document qu'ils comprennent ou auquel ils se rapportent, mais peuvent être conservés sous forme papier (sauf si l'aspect électronique est significatif).

Documents électroniques jugés importants

à l'organisation ou d'une importance durable devrait

être imprimé et stocké dans un répertoire central (sauf

l'aspect électronique est d'importance). Permanent, sujet à révision

Documents stockés électroniquement non inclus dans l'un ou l'autre

parmi les catégories ci-dessus Deux ans

Emploi, Personnel et Retraite 

Dossiers du personnel 10 ans après la fin de l'emploi

Contrats de travail 10 ans après la résiliation

Retraite et dossiers de pension Permanent

Assurance 

Propriété, Responsabilité civile des dirigeants et administrateurs, Indemnisation des accidents du travail et

Polices d'assurance responsabilité civile générale Permanentes

Dossiers de sinistres Permanents

Légal et contrats 

Contrats, correspondance associée et autres

documentation justificative 10 ans après cessation

Correspondance juridique Permanente

Gestion et divers 

Plans stratégiques 7 ans après expiration

Plan de reprise après sinistre 7 ans après le remplacement

Manuel des politiques et procédures Version actuelle avec historique des révisions

Biens – Immobiliers, Meubles et Intellectuels 

Actes de propriété et contrats d'achat/vente Permanant

Taxe foncière Permanente

Baux immobiliers Permanent

Baux de biens personnels 10 ans après la résiliation

Marques, droits d'auteur et brevets Permanent

Impôt 

Documents et correspondance relatifs à l'exonération fiscale Permanent

Décisions de l'IRS Permanent

Déclarations annuelles d'informations – fédérales et d'État Permanentes

Déclarations fiscales Permanentes

La Politique de conservation et de destruction des documents identifie les responsabilités du personnel, des bénévoles, des membres du conseil d'administration et des tiers en matière de conservation et de documentation du stockage et de la destruction des documents et archives de l'organisation.

Le personnel de l'organisation, les bénévoles, les membres du conseil d'administration, les membres des comités et les personnes externes (entrepreneurs indépendants par le biais d'ententes avec eux) sont tenus de respecter les règles suivantes :

1. Les documents papier ou électroniques indiqués dans les conditions de conservation de la section suivante seront transférés et conservés par (à compléter en fonction des pratiques de l'organisation) ;
2. Tous les autres documents papier seront détruits après trois ans ;
3. Tous les autres documents électroniques seront supprimés de tous les ordinateurs individuels, bases de données, réseaux et supports de sauvegarde après un an ;
4. aucun document papier ou électronique ne sera détruit ou supprimé s'il est pertinent pour une enquête ou une procédure gouvernementale en cours ou anticipée, ou pour un litige privé (consultez le service juridique ou le service des ressources humaines pour tout litige actuel ou prévisible si les employés n'ont pas été informés) ; et
5. Aucun document papier ou électronique ne sera détruit ou supprimé conformément aux normes d'audit gouvernementales (ajouter ici les normes spécifiques si pertinent).

Conservation des enregistrements[1]

Le tableau* suivant indique les exigences minimales et sert de guide pour personnaliser la politique de conservation des documents de votre organisation. Les lois sur la prescription et les exigences des agences gouvernementales variant d'un État à l'autre, chaque organisation doit examiner attentivement ses besoins et consulter un conseiller juridique avant d'adopter une politique de conservation et de destruction des documents. De plus, les subventions fédérales et autres subventions gouvernementales peuvent prévoir une période plus longue que celle exigée par d'autres dispositions légales.

Adapté du National Council of Nonprofits.

Ressources

Conseil national des organisations à but non lucratif www.councilofnonprofits.org

Guide des exigences de conservation des documents dans le Code des réglementations fédérales : Contactez le Superintendent of Documents, U.S. Government Printing Office, Washington, D.C. 20402-9325 ou CCH, Inc. sur www.onlinestore.cch.com

Vous pouvez télécharger toutes ces informations au format PDF ici : Politiques de conservation et de destruction des documents