CLDC bildet Umwelt- und Sozialaktivisten, Organisationen und Geldgeber in rechtsbezogenen Themen aus. Wir werden eine Reihe von Informationsmaterialien präsentieren, die besonders wichtig sind in Zeiten verstärkter staatlicher Repression und von Angriffen von Unternehmen auf abweichende Meinungen. Diese Serie, “Nimm dich selbst ernst”, wird bewährte Praktiken für Einzelpersonen, gemeinnützige Organisationen, Aktivistengruppen und Geldgeber liefern, um Verluste zu vermeiden, die durch SLAPP-Klagen, RICO-Verfahren, Vorladungen, Durchsuchungsbefehle und andere Versuche, Ihre Arbeit zum Schutz des Planeten und seiner Bewohner zu vereiteln, verursacht werden könnten.

Warum sollten politische Aktivisten auf Dokumentenhygiene achten?

Wenn unsere Bewegungen stark und wirksam sind, verdoppeln Gegner oft ihren Einsatz von Geld, um das Rechtssystem zu missbrauchen, indem sie Aktivisten und Organisationen vor Gericht zerren – sei es durch die Einreichung von Strafanzeigen oder Zivilklagen. Wir können nicht viel tun, um sie daran zu hindern, das Gesetz zu manipulieren oder zu einem Werkzeug zu machen, aber es gibt viele Dinge, die wir tun können, um uns und unsere Gemeinschaften zu wappnen, um Schäden zu reduzieren, die durch diese Art von Angriffen entstehen können.

Unser erstes Thema, Dokumentenhygiene, umfasst sowohl Richtlinien und Praktiken zur Aufbewahrung als auch zur Vernichtung von Dokumenten als auch digitale Sicherheitspraktiken, die miteinander verbunden sind. Dies schließt ein, welche Dokumente, Texte, Fotos, E-Mails, Kalendereinträge oder Dateien Sie aufbewahren sollten, um sich zu schützen, und welche Sie löschen oder vernichten sollten (wodurch die Gefahr von Vorladungen, Diebstahl, Hacking usw. beseitigt wird). Wir freuen uns über Ihr Feedback und Ihre Vorschläge für zukünftige Themen, die wir behandeln sollten.

Wissen ist Macht. Der Staat (einschließlich Unternehmen und Industrieverbänden) nimmt Ihren Aktivismus ernst und versucht ernsthaft, Ihre Arbeit zu untergraben und Menschen von dieser wichtigen Arbeit abzuhalten. Selbst wenn Sie ein ehrenamtlicher oder unbezahlter Aktivist sind, ist es an der Zeit, Ihre Arbeit ernst zu nehmen und sich selbst zu schützen (CYA – Cover Your Ass).

WENN DAS “DOKUMENT” NICHT EXISTIERT, BESTEHT KEINE GEFAHR, DASS ES AN DEN FEIND ÜBERGEBEN ODER GESTOHLEN/BESCHLAGNAHMT WIRD

• Musst du es aufschreiben? Oder wäre ein Telefonat oder ein Gespräch besser?
• Wie sollte man es aufschreiben (digital oder auf Papier)?
• Notizen – welche Inhalte müssen erfasst werden? Welche Aufzeichnungen werden erstellt?
• Sich selbst ernst nehmen = weniger Sorgen machen

Schritt 1: Erstellen Sie eine Richtlinie zur Aufbewahrung und Vernichtung von schriftlichen Dokumenten

Jeder – Einzelpersonen, Organisationen (und einige Berufe), Kollektive, Kampagnen, Koalitionen und Geldgeber – sollte eine schriftliche Richtlinie zur Aufbewahrung und Vernichtung von Dokumenten erstellen, damit Sie in einem schlimmsten Fall, wenn Ihre Dokumente vorgeladen, beschlagnahmt oder gestohlen werden, diese Richtlinie vorlegen können, die erklärt, warum Sie nichts zu übergeben haben, weil Sie sich mit Dokumentenhygiene beschäftigt und Dokumente alle 30 Tage (oder in einem von Ihnen gewählten Zeitraum) gelöscht haben. Unterschiedliche Berufe und Dokumententypen haben unterschiedliche Aufbewahrungsfristen. Daher werden Richtlinien zur Aufbewahrung und Vernichtung von Dokumenten (“DRD-Richtlinie”) variieren, um sicherzustellen, dass Organisationen/Einzelpersonen Dokumente aufbewahren, die später für geschäftliche oder behördliche Zwecke benötigt werden könnten. Zum Beispiel haben die Aufbewahrung von Steuerdokumenten im Falle einer Prüfung oder einer anderen Untersuchung, Personalakten, Vertrags- oder Fördermitteldokumente oder Dokumente für Rechtsstreitigkeiten jeweils obligatorische Fristen, die Sie einhalten müssen – diese Fristen sollten in Ihrer DRD enthalten sein.

Eine DRD-Richtlinie und ein DRD-Programm sparen Ihnen Zeit und Geld                                                           

Im Falle einer Rechtsstreitigkeit oder einer behördlichen Untersuchung mit Ihnen und Ihren Dokumenten gilt: Je weniger Dokumente vorhanden sind, desto weniger Arbeit müssen Sie für die Überprüfung, Zusammenstellung und Herausgabe dieser Unterlagen aufwenden. Tatsächlich könnten die ordnungsgemäße Pflege und die rechtzeitige Vernichtung von elektronischen (sowie Papier-) Dokumenten, insbesondere angesichts der Entwicklungen in der elektronischen (oder E-) Discovery, einer Organisation, die gezwungen ist, unhandliche und umfangreiche Aufzeichnungen im Rahmen von Discovery-Anfragen zu durchsuchen, eine Menge Geld sparen.

Das IRS-Formular 990 schreibt vor: “Eine Richtlinie zur Aufbewahrung und Vernichtung von Dokumenten identifiziert die Verantwortlichkeiten von Mitarbeitern, Freiwilligen, Vorstandsmitgliedern und externen Personen für die Aufbewahrung und Dokumentation der Lagerung und Vernichtung der Dokumente und Unterlagen der Organisation.”

Schritt 2: Überlegungen und Vorgehensweisen zur Umsetzung einer DRD-Richtlinie

Zuerst, Dokumente werden auf verschiedene Weisen erstellt. Dies kann durch manuelle Eingabe auf einem Computer oder mobilen Gerät mit Textverarbeitungsprogrammen, Tabellenkalkulationen oder Präsentationssoftware geschehen. Sie können auch durch Scannen physischer Dokumente, durch das Herunterladen von Vorlagen oder durch die Nutzung spezifischer Software für bestimmte Aufgaben (z. B. CAD-Software für technische Zeichnungen) erstellt werden. Digitale Dokumente können auch automatisch durch Systeme und Anwendungen generiert werden, beispielsweise Logdateien oder Berichte. Dokumente werden an verschiedenen Orten gespeichert oder sind dort vorhanden. Digitale Dokumente werden typischerweise auf lokalen Speichermedien wie Festplatten, Solid-State-Drives (SSDs) oder USB-Sticks gespeichert. Darüber hinaus werden sie häufig in Cloud-Speicherdiensten wie Google Drive, Dropbox oder OneDrive abgelegt, was den Zugriff von verschiedenen Geräten und die gemeinsame Nutzung erleichtert. Unternehmen nutzen oft Netzwerkspeicher (NAS) oder Server für die zentrale Speicherung von Dokumenten. Physische Dokumente, wie Papierakten, werden an physischen Orten aufbewahrt, z. B. in Büros, Archiven, Aktenschränken oder Bibliotheken. In der digitalen Welt sind "vorhanden" auch Dienste, die Dokumente dynamisch erstellen und anzeigen, ohne dass eine dauerhafte Speicherung im herkömmlichen Sinne erforderlich ist, wie z. B. Webseiten, die bei jeder Anfrage neu generiert werden.

Dokumente umfassen sowohl physische Kopien als auch elektronisch gespeicherte Informationen (ESI). Basierend auf neueren SLAPP- und anderen Lawfare-Fällen, die CLDC verteidigt hat, hier ist eine Liste der Formen von ESI aus einer Vorladung:

1. E-Mails und andere elektronische Mitteilungen
2. Twitter/X-Nachrichten; Instagram, Facebook, Strohmann-Konten, WhatsApp, Telegram Signal, Wire; oder Nachrichten auf jeder anderen Social-Media-Plattform/-Dienst, einschließlich aller Direktnachrichten auf jeder Plattform; und alle anderen Kommunikationsformen
3. Datenbank
4. Bilder, einschließlich PDFs, Fotos, Videos, Grafiken
5. Elektronisch gespeicherte Dateien (z. B. in Microsoft Word, Pages, Google Docs, PowerPoint, Excel, Dropbox, Open Office usw. erstellte Dateien)
6. Computergestützte Kalender
7. Metadaten, Altdaten und Datenbanken
8. Stornierte Schecks, Quittungen für Venmo, Zelle, PayPal, CashApp, Patreon, ACH-Zahlungen, Überweisungen, Western Union MoneyGram und Quittungen für alle anderen Methoden des Sendens, Empfangens oder Überweisens von Geld.
9. Notizen
10. Korrespondenz
11. Tabellenkalkulationen
12. Fotos und Videos
13. Decks
14. Verträge (einschließlich Nachträgen)
15. Vertragsentwürfe
16. Berichte
17. Notizen (einschließlich handschriftlicher Notizen)
18. Entwürfe (von all dem oben genannten)
19. Hauptbücher
20. Texte
21. Verkaufsformulare
22. Quittungen
23. Rechnungen
24. Terminkalender
25. Audio- und Videokassetten
26. Sprachnachrichten
27. Tagebücher und Journale

Sie müssen diese Informationen möglicherweise unabhängig davon, wo sie gespeichert werden, aufbewahren oder produzieren, einschließlich, aber nicht beschränkt auf:

1. Workstation-Computer
2. Laptops
3. Tischlerplatten
4. Tragbare Geräte (externe Festplatten, USB-Sticks)
5. Handys
6. Unternehmensnetzwerk
7. Cloudbasierte Dienste
8. Verschlüsselte Dienste
9. Videoaufzeichnungen von Zoom und/oder Microsoft Teams-Konferenzen.

Zweitens, Werden sie getrennt aufbewahrt oder geführt, so dass sie, wenn es an der Zeit ist, diese Dokumente zu vernichten (oder aufzubewahren), leicht von anderen zur Entsorgung aussondern können? Viele Gruppen, mit denen wir zusammenarbeiten, verwenden ein traditionelles Farbleitsystem: rot für sehr sensible Unterlagen, grün für Dokumente, die keineswegs sensibler Natur sind. Welche Arten von Unterlagen in jede Farbe fallen, kann in der Richtlinie oder den Verfahrensweisen aufgenommen werden, damit alle Mitglieder die Einhaltung sicherstellen. Stellen Sie sicher, dass die Richtlinie E-Mails, soziale Medien, interne Kommunikationskanäle usw. einschließt.

Drittens, Bestimmen Sie, wie Datenschutzgesetze, das Anwalt-Mandanten-Geheimnis oder andere Privilegien für Dokumente und Daten von und in Bezug auf Mitarbeiter, Arbeitsergebnisse und Mitglieder/Spender/Freiwillige gelten werden.

Viertens,  Überlegen Sie sorgfältig die Verantwortlichkeiten von Mitarbeitern, Freiwilligen, Vorstandsmitgliedern und externen Personen (einschließlich Partnerorganisationen und Koalitionspartnern) für die Aufbewahrung und Dokumentation der Lagerung und Vernichtung von Dokumenten und Unterlagen der Organisation.

Obwohl die IRS in ihren 990-Anweisungen impliziert, dass Freiwillige eine gewisse Verantwortung für die Dokumentenhygiene haben sollten, sollten Freiwillige so wenig Verantwortung wie möglich haben. Erwägen Sie die Nutzung von Plattformen wie Keybase.io oder Cryptpad, die es Administratoren ermöglichen, Dokumente sicher für alle zu vernichten oder zu erhalten. Jeder, der ein Freiwilliger ist (d.h. der seine Zeit zur Verfügung stellt, kostenlos) werden sich zweimal überlegen, ob sie weiterhin ehrenamtlich tätig sein wollen, wenn sie dafür verantwortlich sind, Dokumente auf ihrem privaten oder geschäftlichen Computer für eine bestimmte Zeit aufzubewahren, Dokumente auf ihren Computern zu suchen und/oder bestimmte Dokumente zu vernichten. Diese Verantwortlichkeiten sollten stattdessen, wenn möglich, bei hauptamtlichen Mitarbeitern der Organisation liegen.

Beziehen Sie nur Anforderungen ein, die Einzelpersonen/Organisationen kennen und die innerhalb ihrer Fähigkeiten erfüllt werden können Wenn die Organisation die Richtlinie nicht befolgen kann, sollte sie diese nicht erlassen. Das Schlimmste, was eine Organisation, eine Einzelperson, eine Koalition usw. tun kann, ist, Richtlinien zu verabschieden, die sie nicht einhält, was ein falsches Sicherheitsgefühl vermittelt. (*keybase.io eignet sich hervorragend für die ‘Erzwingung’ der Dokumentenvernichtung über Koalitionen hinweg, da es für alle löscht)

Weitere Tipps:

Stellen Sie sicher, dass die Richtlinie Standards für die Dokumentenintegrität enthält, einschließlich Richtlinien für die Handhabung elektronischer Dateien, Sicherungsprozeduren, Archivierung von Dokumenten und regelmäßige Überprüfungen der Zuverlässigkeit des Systems.

Für Organisationen und Koalitionen sollte ein spezifischer Politikadministrator (mit Assistenten, falls erforderlich) benannt werden, der für die Verwaltung und Einhaltung der Richtlinien verantwortlich ist. Zu den Aufgaben gehört die regelmäßige Überprüfung der Richtlinien auf aktuelle Relevanz und Konformität. Ist dieser Administrator nicht der Geschäftsführer/CEO, sollte der Administrator dem Geschäftsführer/CEO berichten (da dieser letztendlich für fast alles verantwortlich ist).

Die Richtlinie muss spezifische Verfahren für die Einleitung einer Beweissicherungsanordnung enthalten, wenn ein Rechtsstreit, eine Prüfung oder eine staatliche Untersuchung vernünftigerweise erwartet wird. Dies wird normalerweise durch eine schriftliche Benachrichtigung des Verursachers ausgelöst. Dies ist ein Bereich, in dem die Haftung erheblich sein könnte, wenn keine ordnungsgemäßen Verfahren eingeführt und befolgt werden.

Für Organisationen: Die DRD-Richtlinie sollte dem Vorstand sorgfältig erläutert und von ihm verabschiedet werden. Die Mitarbeiter sollten ebenfalls eingewiesen und in ihren zwingenden Pflichten geschult werden.

Aufbewahrungsrichtlinien gelten gleichermaßen für Dokumente, die in der Cloud, auf einem Server oder in einem Aktenschrank gespeichert sind. Wenn Ihre gemeinnützige Organisation digitale Speicherung nutzt, stellen Sie sicher, dass Sie einen Sicherungsplan haben!

Während eine Aufbewahrungsrichtlinie den Mitarbeitern grünes Licht gibt, bestimmte Dokumente (vorzugsweise nach einem Zeitplan) wegzuwerfen, sollten Sie bei der Erstellung einer Richtlinie speziell für Ihre gemeinnützige Organisation überlegen, ob es bestimmte Arten von Dokumenten oder spezifische Dokumente gibt, die im Interesse der Geschichte oder des institutionellen Gedächtnisses dauerhaft aufbewahrt werden sollten.

Landesgesetze in Bezug auf die Beschäftigung (wie jene, die Beschäftigung/Lohnabrechnung regeln) variieren von Bundesstaat zu Bundesstaat und haben oft Auswirkungen auf die Richtlinien zur Aufbewahrung von Dokumenten.

Gemeinnützige Organisationen, die minderjährige Kinder betreuen, müssen möglicherweise Aufzeichnungen, die sich auf minderjährige Kinder beziehen, mindestens bis zur Volljährigkeit des Kindes aufbewahren, zuzüglich der Zeit, die die staatliche Verjährungsfrist vorsieht, damit das nun volljährige Kind einen Anspruch gegen die gemeinnützige Organisation geltend machen kann.

Besondere Berücksichtigung bestimmter Gruppen:

Sarbanes-Oxley-Anforderungen:  § 802 (Strafrechtliche Sanktionen für die Veränderung von Dokumenten) des Sarbanes-Oxley Act (―SOX‖) § 1519 des Bundesstrafgesetzbuches, besagt: Wer wissentlich eine Aufzeichnung, ein Dokument oder einen greifbaren Gegenstand verändert, zerstört, verstümmelt, verbirgt, verdeckt, fälscht oder eine falsche Eintragung vornimmt mit der Absicht, die Untersuchung oder ordnungsgemäße Durchführung einer Angelegenheit innerhalb der Zuständigkeit einer Abteilung oder Behörde der Vereinigten Staaten zu behindern, zu erschweren oder zu beeinflussen oder in einem Fall, der nach Titel 11 anhängig ist, oder im Zusammenhang mit einer solchen Angelegenheit oder einem solchen Fall oder in Erwartung einer solchen Angelegenheit oder eines solchen Falls, mit einer Geldstrafe nach diesem Titel, einer Freiheitsstrafe von nicht mehr als 20 Jahren oder beidem bestraft wird.

SOX Abschnitt 1102 (Verfälschung einer Aufzeichnung oder sonstige Behinderung eines offiziellen Verfahrens) Unterabschnitt (c), der zu Abschnitt 1512 des bundesstaatlichen Strafgesetzbuches hinzugefügt wurde und besagt: (c) Wer vorsätzlich – (1) eine Aufzeichnung, ein Dokument oder einen anderen Gegenstand verändert, vernichtet, verstümmelt oder verbirgt oder dies versucht, in der Absicht, die Integrität oder die Verfügbarkeit der Sache für ein Gerichtsverfahren zu beeinträchtigen; oder (2) auf andere Weise ein behördliches Verfahren behindert, beeinflusst oder erschwert oder dies zu tun versucht, wird mit einer Geldstrafe nach diesem Titel oder mit einer Freiheitsstrafe von nicht mehr als 20 Jahren oder mit beidem bestraft.

Zusätzlich zur möglichen strafrechtlichen Haftung kann es aus der rechtswidrigen Vernichtung von Beweismitteln oder — bei bereits eingeleitetem oder von Ihnen gegen andere eingeleitetem Rechtsstreit — aus Spoliation zu zivilrechtlichen Haftungsansprüchen kommen. Siehe Federal Rules of Civil Procedure (“FRCP”) 26; 37(e); Zubulake gegen UBS Warburg, 220 F.R.D. 216 (S.D.N.Y. 2003) (“Eine Organisation unterliegt der Pflicht, Aufzeichnungen aufzubewahren (oder deren Vernichtung einzustellen), sobald ein Rechtsstreit, eine Prüfung oder eine behördliche Untersuchung vernünftigerweise vorhersehbar ist.”); William T. Thompson Co. v. Gen. Nutrition Corp., 593 F. Supp. 1443, 1455 (C.D. Calif. 1984) (“Zwar ist ein Prozessteilnehmer nicht verpflichtet, jedes Dokument, das er besitzt, aufzubewahren oder zu behalten, sobald eine Klage eingereicht wurde, aber er ist verpflichtet, das zu erhalten, von dem er weiß oder vernünftigerweise wissen sollte, dass es für das Verfahren relevant ist, vernünftigerweise auf die Entdeckung zulässiger Beweismittel abzielt, voraussichtlich während der Beweiserhebung angefordert wird und/oder Gegenstand einer anhängigen Beweisanforderungsfrist ist.”)