CLDC (Community Environmental Defense Center) 向环保和社会正义的活动家、组织和资助者提供法律相关主题的教育。我们将推出一系列信息简报，这些简报在国家压制和企业攻击异议活动加剧的时期尤为重要。本系列“认真对待你自己”将为个人、非营利组织、活动团体和资助者提供最佳实践，以防止因“战略诉讼恐吓公众”（SLAPP）诉讼、"反勒索及受贿组织法"（RICO）案件、传票、搜查令以及其他试图破坏你们保护地球及其居民工作的行为而造成的损失。.

政治活动家为什么应该进行文件卫生？

当我们的行动强大而有效时，对手往往会加倍利用金钱滥用法庭，通过提起刑事诉讼或民事诉讼来拖累活动家和组织。我们很难阻止他们操纵或武器化法律，但我们可以做很多事情来武装自己和我们的社区，以减少这些攻击可能造成的伤害。.

我们的第一个主题是文档卫生实践，包括文档保留和销毁的政策和实践，以及相互关联的数字安全实践。这包括您应该保留哪些文档、文本、照片、电子邮件、日历条目或文件来保护自己，以及应该删除或销毁哪些（从而消除传票、盗窃、黑客攻击等的威胁）。我们欢迎您对我们将来应涵盖的主题的反馈和建议。.

记住：知识就是力量。. 国家（包括公司和行业团体）正认真对待你的积极主义，并正认真试图破坏你的工作，让人们远离这项重要工作。即使你是一名志愿者或无偿积极主义者，现在也是时候认真对待你的工作并保护好自己了。.

如果“文件”不存在，就不会有被移交给敌人或被盗/被没收的威胁。

• 你需要把它写下来吗？还是打电话或者口头交流更好？
• 应该用什么方式记录下来（电子版还是纸质版）
• 做笔记——需要记录哪些内容？会生成什么样的记录？
• 认真对待自己=少些烦恼

步骤 1：制定书面文件保留与销毁政策

每个人——包括个人、组织（以及一些职业）、集体、竞选活动、联盟和资助者——都应该制定一份书面的文件保留和销毁政策，以便在最坏的情况下，如果您的文件被传唤、扣押或盗窃，您可以出示该政策，证明您之所以无物可交，是因为您一直在进行文件清理，并且每 30 天（或您选择的任何时间段）删除文件。不同的职业和文件类型可能有不同的保留期限。因此，文件保留和销毁政策（“DRD 政策”）会有所不同，以确保组织/个人保留将来可能需要的业务或监管目的的文件。例如，为应对审计或其他调查而保留的税务文件、雇佣记录、合同或赠款文件，或诉讼文件，都有必须保留的强制性时间段——这些时间段应包含在您的 DRD 中。.

DRD政策和计划可为您节省时间和金钱                                                           

倘若您和您的文件卷入诉讼或政府调查，现存文件越少，您在审查、整理和提交这些记录时所需的工作量就越少。 事实上，特别是考虑到电子取证领域的发展，对电子（以及纸质）文件进行妥善管理并及时销毁，可以为那些在面临取证请求时被迫搜索庞大且难以处理的记录的组织节省大量资金。.

美国国税局表格 990 指示：“文件保留和销毁政策明确了员工、志愿者、董事会成员和外部人员在维护和记录组织文件和记录的存储与销毁方面的职责。”

步骤 2：实施 DRD 政策的考虑因素和程序

首先，, 讨论文档的创建方式以及它们的存储位置或存放位置。.

文件包括纸质副本和电子存储信息（ESI）。根据CLDC近期代理的SLAPP案件及其他“法律战”案件，以下是传票中涉及的ESI形式清单：

1. 电子邮件和其他电子通信
2. Twitter/X 消息；Instagram、Facebook、马甲账号、WhatsApp、Telegram、Signal、Wire；或任何其他社交媒体平台/服务的消息，包括任何平台上的所有私信；以及所有其他形式的沟通
3. 数据库
4. 图像，包括PDF文件、照片、视频和图表
5. 电子存储文件（例如，在 Microsoft Word、Pages、Google Docs、PowerPoint、Excel、Dropbox、Open Office 等中创建的文件）
6. 电子日历
7. 元数据、遗留数据和数据库
8. 已取消的支票、Venmo、Zelle、PayPal、CashApp、Patreon、ACH 付款、电汇、Western Union MoneyGram 的收据，以及任何及所有其他汇款、收款或转账方式的收据。.
9. 备忘录
10. 通信
11. 电子表格
12. 照片和视频
13. 牌组
14. 合同（包括修订）
15. 起草合同
16. 报告
17. 笔记（包括手写笔记）
18. 草稿（上述所有内容）
19. 分类账
20. 文本
21. 销售表格
22. 收据
23. 发票
24. 预约簿
25. 音频和视频磁带
26. 语音留言
27. 日记和笔记

您可能需要保留或生成这些信息，无论其存储在哪里，包括但不限于：

1. 工作站电脑
2. 笔记本电脑
3. 平板电脑
4. 便携设备（外置硬盘、U盘）
5. 手机
6. 公司网络
7. 基于云的服务
8. 加密服务
9. Zoom和/或 Microsoft Teams 视频会议录制.

其次，, 它们是否以隔离的方式保存或维护，以便在需要销毁（或保留）这些文件时，可以轻松地将它们与其他文件区分开以进行处理？我们合作的许多团体都使用传统的颜色编码系统：红色代表非常敏感的记录，绿色代表基本无敏感性质的文件。每种颜色包含的记录类型可以包含在策略或程序中，以便所有成员都能确保合规性。确保策略包括电子邮件、社交媒体、内部通讯渠道等。.

第三，, 确定隐私法、律师-客户特权或其他特权如何适用于员工、工作成果以及会员/捐赠者/志愿者的文件和数据。.

第四，,  仔细考虑员工、志愿者、董事会成员和外部人员（包括合作伙伴组织和联盟伙伴）在维护和记录组织文件和记录的储存与销毁方面的责任。.

尽管国税局在其990表格说明中似乎暗示志愿者在文件卫生方面应承担一些责任，但志愿者应承担尽可能少的责任。. 考虑使用 Keybase.io 或 Cryptpad 等平台，这些平台可安全地允许管理员销毁或维护所有文档。任何志愿者（即他们贡献自己的时间，, 免费如果志愿者需要负责在个人或公司电脑上保存一定期限的文档、搜索文档或销毁特定文档，他们会三思而后行是否继续做志愿者。这些责任如果可能，应该由组织工作人员承担。.

仅包含个人/组织知道可以在其能力范围内满足的要求 如果组织无法遵守政策，就不要制定。组织、个人、联盟等最糟糕的行为是采纳自己不遵守的政策，给人虚假的安全感（keybase.io 非常适合在联盟之间‘强制’销毁文档，因为它能为所有人删除）。

其他提示：

确保政策包含文档完整性标准，包括电子文件处理指南、备份程序、文档归档以及系统可靠性定期检查。.

对于组织和联盟，应指定一名具体的政策管理员（如有必要，可配备助理），负责该政策的管理和合规性。职责包括定期审查政策是否与时俱进且合规。如果该管理员不是执行董事/首席执行官，则该管理员应向该负责人汇报（因为执行董事/首席执行官对几乎所有事务负最终责任）。.

该政策必须包含在合理预期到诉讼、审计或政府调查时启动诉讼保全的具体程序。这通常由坏人发出的书面通知启动。如果未制定和遵循适当的程序，这可能是一个责任重大的领域。.

对于组织：DRD 政策应由董事会仔细解释并通过。员工也应接受入职培训并对其强制性职责进行培训。.

文件保留策略同样适用于存储在云端、服务器或文件柜中的文件。如果您的非营利组织正在使用数字存储，请务必制定备份计划！

虽然制定文件保留政策可以“开绿灯”让员工在计划好的时间（最好是按计划）丢弃某些文件，但在为您的非营利组织制定政策时，请考虑是否应出于历史或机构记忆的考虑，永久保留某些类型的文件或特定文件。.

关于雇佣（例如，控制雇佣/薪资的法律）的州法律因州而异，并且经常对文件保留政策产生影响。.

为未成年子女提供服务的非营利组织可能需要至少保留与未成年子女相关的记录，直到该子女达到法定成年年龄，再加上州诉讼时效允许成年后的子女对非营利组织提起诉讼的时间。.

特定群体特殊考量：

萨班斯-奥克斯利法案要求  《萨班斯-奥克斯利法案》（“SOX”）第802条（篡改文件的刑事处罚），联邦刑法典第1519条规定：任何人明知故犯地篡改、销毁、毁损、隐藏、掩盖、伪造或在任何记录、文件或有形物品中作虚假记载 意图阻碍、妨碍或影响美国任何部门或机构管辖范围内的任何事务的调查或正当处理 或在与此或该案件相关的或对此或该案件的考虑中提起的任何案件，可根据本标题处以罚款，监禁不超过20年，或两者并处。.

SOX 第 1102 条（篡改记录或以其他方式妨碍官方诉讼程序）第 (c) 款已添加到联邦刑法典第 1512 条中，规定如下：（c）任何以不正当方式——（1）改变、销毁、残缺或隐藏记录、文件或其他物品，或试图这样做，, 意图损害该物品在官方程序中的完整性或可用性; ;或者(2)以其他方式妨碍、影响或阻碍任何官方程序，或企图这样做，应根据本篇处以罚款，或处以不超过二十年的监禁，或两者并罚。.

除了可能承担的刑事责任外，还在可能因非法销毁证据而产生民事责任，如果你已经被提起诉讼（或你已提起诉讼），则称为“毁弃证据”。请参阅《美国联邦民事诉讼规则》（FRCP）第26条；第37条（e）款；; 祖布拉克诉瑞银沃宝案, 220 F.R.D. 216 (S.D.N.Y. 2003)（“一旦可以合理预见诉讼、审计或政府调查，组织就有义务进行记录保存（或停止销毁记录）。”）；; 威廉 T. 汤普森公司诉通用营养公司案., 593 F. Supp. 1443, 1455 (C.D. Calif. 1984)（“当诉讼一方在提起诉讼后，虽然没有义务保留或持有其拥有或掌握的每一份文件，但其有义务保存其知道的或者合理应知道的，与案件有关、可能合理地导向可采纳证据的发现、可能在证据开示中被合理要求的以及/或正在接受证据开示请求的文件。”）