A CLDC educa ativistas, organizações e financiadores de justiça ambiental e social sobre tópicos relacionados à lei. Apresentaremos uma série de guias informativos que são particularmente importantes em tempos de intensa repressão estatal e ataques corporativos à dissidência. Esta série, “Leve-se a Sério”, fornecerá as melhores práticas para indivíduos, ONGs, grupos de ativistas e financiadores, a fim de prevenir perdas que poderiam ser causadas por processos SLAPP, casos RICO, intimações, mandados de busca e outras tentativas de descarrilar seu trabalho na proteção do planeta e de seus habitantes.

Por que ativistas políticos deveriam praticar higiene documental?

Quando nossos movimentos são fortes e eficazes, os adversários frequentemente redobram o uso de seu dinheiro para abusar do sistema legal, arrastando ativistas e organizações para os tribunais — seja através de acusações criminais ou processos civis. Não há muito que possamos fazer para impedi-los de manipular ou instrumentalizar a lei, mas há muitas coisas que podemos fazer para nos proteger e às nossas comunidades, a fim de reduzir os danos que podem ocorrer a partir desses tipos de ataques.

Nosso primeiro tópico, práticas de higiene de documentos, abrange tanto políticas e práticas de retenção e destruição de documentos, quanto práticas de segurança digital que se interligam. Isso inclui quais documentos, textos, fotos, e-mails, entradas de calendário ou arquivos você deve manter para se proteger e quais você deve apagar ou destruir (removendo assim a ameaça de intimações, roubo, hacking, etc.). Agradecemos seu feedback e sugestões de tópicos futuros que devemos abordar.

Lembre-se: Conhecimento é Poder. O Estado (que inclui corporações e grupos industriais) está levando seu ativismo a sério e está tentando seriamente minar seu trabalho e afastar as pessoas desse trabalho importante. Mesmo que você seja um ativista voluntário ou não remunerado, é hora de levar seu trabalho a sério e se proteger (CYA - cover your ass).

SE O “DOCUMENTO” NÃO EXISTIR, NÃO HÁ AMEAÇA DE QUE ELE SEJA ENTREGUE AO INIMIGO OU ROUBADO/APREENDIDO

• Você precisa anotar? Ou uma ligação ou conversa seria melhor?
• Como você deve anotar (digitalmente ou em papel)
• Anotações - que conteúdo precisa ser registrado? Que registro é criado?
• Leve-se a sério = menos preocupação

Passo 1: Crie uma Política de Retenção e Descarte de Documentos

Todos — Indivíduos, Organizações (e algumas profissões), coletivos, campanhas, coalizões e financiadores devem criar uma política escrita de retenção e destruição de documentos para que, no pior cenário possível, se seus documentos forem solicitados por intimação, apreendidos ou roubados, você possa apresentar essa política que estabelece que o motivo de você não ter nada a entregar é porque você tem praticado higiene documental e vêm excluindo documentos a cada 30 dias (ou qualquer período que você escolher). Diferentes profissões e tipos de documentos terão períodos diferentes que você pode ser obrigado a reter. Portanto, Políticas de Retenção e Destruição de Documentos (“Política DRD”) variam para garantir que organizações/indivíduos retenham documentos que podem ser posteriormente necessários para fins comerciais ou regulatórios. Por exemplo, manter documentos fiscais em caso de auditoria ou outra investigação, registros de emprego, documentos de contrato ou subvenção, ou documentos de litígio têm prazos obrigatórios de manutenção — esses prazos devem ser incluídos em sua DRD.

Uma política e programa de DRD economizam seu tempo e dinheiro                                                           

Caso você e seus documentos se envolvam em litígios ou investigações governamentais, quanto menos documentos existirem, menos trabalho você terá para revisar, compilar e produzir esses registros. De fato, especialmente à luz dos avanços na descoberta eletrônica (ou e-discovery), a manutenção adequada e a destruição oportuna de documentos eletrônicos (bem como em papel) podem economizar uma quantia considerável de dinheiro para uma organização forçada a pesquisar registros desajeitados e volumosos diante de solicitações de descoberta.

O Formulário 990 do IRS instrui: “Uma política de retenção e destruição de documentos identifica as responsabilidades de retenção de registros da equipe, voluntários, membros do conselho e terceiros para manter e documentar o armazenamento e a destruição dos documentos e registros da organização.”

Passo 2: Considerações e Procedimentos para Implementação de uma Política de DGR

Primeiro, Discutir as maneiras pelas quais os documentos são criados e onde eles são salvos ou existem.

Os documentos incluem cópias físicas e informações armazenadas eletronicamente (ESI). Com base em casos recentes de SLAPP e outras lawfare que a CLDC defendeu, aqui está uma lista dos formatos de ESI de uma intimação:

1. E-mails e outras comunicações eletrônicas
2. Mensagens do Twitter/X; Instagram, Facebook, contas de fantoche, WhatsApp, Telegram, Signal, Wire; ou quaisquer outras mensagens de plataformas/serviços de mídia social, incluindo todas as mensagens diretas em qualquer plataforma; e todas as outras formas de comunicação
3. Banco de dados
4. Imagens, incluindo PDFs, fotos, vídeos, gráficos
5. Arquivos armazenados eletronicamente (por exemplo, arquivos criados no Microsoft Word, Pages, Google Docs, PowerPoint, Excel, Dropbox, Open Office, etc.)
6. Calendários computadorizados
7. Metadados, dados legados e bancos de dados
8. Cheques cancelados, recibos de Venmo, Zelle, PayPal, CashApp, Patreon, pagamentos ACH, transferências bancárias, Western Union MoneyGram e recibos de quaisquer outros métodos de envio, recebimento ou transferência de dinheiro.
9. Memorandos
10. Correspondência
11. Planilhas
12. Fotografias e vídeos
13. Decks
14. Contratos (incluindo aditivos)
15. Rascunhos de contratos
16. Relatórios
17. Anotações (incluindo notas manuscritas)
18. Rascunhos (de tudo isso acima)
19. Livros contábeis
20. Textos
21. Formulários de vendas
22. Recibos
23. Faturas
24. Agendas de compromissos
25. Fitas de áudio e vídeo
26. Mensagens de voz
27. Diários e cadernos

Você poderá ser obrigado a preservar ou produzir estas informações independentemente de onde elas estejam armazenadas, incluindo, mas não se limitando a:

1. Computadores de estação de trabalho
2. Notebooks
3. Tablets
4. Dispositivos portáteis (discos externos, pendrives)
5. Celulares
6. Rede da empresa
7. Serviços em nuvem
8. Serviços criptografados
9. Gravações de videoconferências do Zoom e/ou Microsoft Teams.

Segundo, eles são salvos ou mantidos de forma segregada para que, quando chegar a hora de destruir (ou reter) esses documentos, eles possam ser facilmente separados dos outros para descarte? Muitos grupos com os quais trabalhamos utilizam um sistema tradicional de codificação por cores: vermelho para registros muito sensíveis, verde para documentos de natureza significativamente não sensível. Que tipos de registros se enquadram em cada cor pode ser incluído na política ou nos procedimentos, para que todos os membros garantam a conformidade. Certifique-se de que a política inclua e-mail, mídias sociais, canais de comunicação interna, etc.

Terceiro, Determine como leis de privacidade, sigilo advogado-cliente ou outros privilégios se aplicarão a documentos e dados de e em relação a funcionários, trabalho em andamento e membros/doadores/voluntários.

Quarto,  Pense cuidadosamente sobre as responsabilidades de retenção de registros para funcionários, voluntários, membros do conselho e terceiros (incluindo organizações parceiras e parceiros de coalizão) na manutenção e documentação do armazenamento e destruição dos documentos e registros da organização.

Embora o IRS, em suas instruções do formulário 990, pareça implicar que os voluntários devam ter alguma responsabilidade em relação à higiene documental, os voluntários devem ter o mínimo de responsabilidade possível.. Considere usar plataformas como Keybase.io ou Cryptpad, que permitem aos administradores destruir ou manter documentos para todos com segurança. Qualquer pessoa que seja voluntária (significando que está contribuindo com seu tempo, grátispensarão duas vezes antes de continuar a trabalhar como voluntários se forem responsáveis pela manutenção de documentos em seus computadores pessoais ou de trabalho por um determinado período de tempo, pela busca de documentos em seus computadores e/ou pela destruição de certos documentos. Essas responsabilidades deveriam, na verdade, recair sobre a equipe da organização, se possível.

Inclua apenas requisitos que indivíduos/organizações sabem que podem ser atendidos dentro de suas capacidades Se a organização não puder seguir a política, não a implemente. A pior coisa que uma organização, indivíduo, coalizão, etc., pode fazer é adotar políticas que não segue, dando uma falsa sensação de segurança. (keybase.io é ótimo para ‘impor’ a destruição de documentos em coalizões, etc., pois deleta para todos)

Outras dicas:

Certifique-se de que a política inclua padrões de integridade de documentos, incluindo diretrizes para o manuseio de arquivos eletrônicos, procedimentos de backup, arquivamento de documentos e verificações regulares da confiabilidade do sistema.

Para organizações e coalizões, designe um administrador de políticas específico (com assistentes, se necessário) que será responsável pela administração e conformidade da política. As responsabilidades incluem a revisão periódica das políticas quanto à relevância atual e conformidade. Se esse administrador não for o Diretor Executivo/CEO, então o administrador deverá reportar a essa pessoa (já que ela é a responsável final por quase tudo).

A política deve conter procedimentos específicos para instituir um bloqueio de litígio quando litígio, auditoria ou investigação governamental forem razoavelmente antecipados. Isso é normalmente ativado por um aviso por escrito da parte contrária. Esta é uma área onde a responsabilidade pode ser significativa se procedimentos adequados não forem instituídos e seguidos.

Para organizações: A Política de DRD deve ser cuidadosamente explicada e adotada pelo Conselho de Administração. A equipe também deve ser integrada e treinada em seus deveres obrigatórios.

As políticas de retenção de documentos se aplicam igualmente a documentos salvos na nuvem, em um servidor ou em um arquivo físico. Se sua organização sem fins lucrativos estiver usando armazenamento digital, certifique-se de ter um plano de backup!

Embora ter uma política de retenção de documentos dê à equipe luz verde para descartar certos documentos (em um cronograma, de preferência), ao criar uma política especificamente para sua organização sem fins lucrativos, pense se existem certos tipos de documentos ou documentos específicos que, por uma questão de história ou memória institucional, devem ser mantidos permanentemente.

As leis estaduais relacionadas ao emprego (como as que regem emprego/folha de pagamento) variam de estado para estado e frequentemente têm implicações nas políticas de retenção de documentos.

Organizações sem fins lucrativos que atendem menores podem precisar reter registros relacionados a menores de idade pelo menos até que a criança atinja a maioridade, mais o tempo permitido pelo estatuto de limitações do estado para que a criança, agora adulta, entre com uma ação contra a organização sem fins lucrativos.

Considerações Específicas para Certos Grupos:

Requisitos Sarbanes-Oxley:  A Seção 802 (Penalidades Criminais pela Alteração de Documentos) da Lei Sarbanes-Oxley (―SOX‖), Seção 1519 do código penal federal, estabelece: Quem deliberadamente alterar, destruir, mutilar, ocultar, encobrir, falsificar ou fizer uma entrada falsa em qualquer registro, documento ou objeto tangível com a intenção de impedir, obstruir ou influenciar a investigação ou a correta administração de qualquer assunto dentro da jurisdição de qualquer departamento ou agência dos Estados Unidos ou qualquer caso registrado sob o Título 11, ou em relação a, ou em contemplação de qualquer um desses assuntos ou casos, será multado sob este título, aprisionado por não mais de 20 anos, ou ambos.

SOX Seção 1102 (Adulteração de Registro ou Obstrução de Procedimento Oficial) subseção (c) adicionada à Seção 1512 do código penal federal, que afirma: (c) Quem, de forma corrupta— (1) alterar, destruir, mutilar ou ocultar um registro, documento ou outro objeto, ou tentar fazê-lo, com a intenção de prejudicar a integridade ou a disponibilidade do objeto para uso em um processo oficial; ou (2) de outra forma obstruir, influenciar ou impedir qualquer procedimento oficial, ou tentar fazê-lo, será multado sob este título ou preso por não mais de 20 anos, ou ambos.

Além da possível responsabilidade criminal, a responsabilidade civil pode resultar da destruição indevida de provas, ou “spoliation” se já houver um processo judicial contra você (ou se você tiver iniciado um processo contra terceiros). Ver Federal Rules of Civil Procedure (“FRCP”) 26; 37(e); Zubulake v. UBS Warburg, 220 F.R.D. 216 (S.D.N.Y. 2003) (“Uma organização se sujeita ao dever de preservar (ou interromper a destruição de) registros assim que um litígio, uma auditoria ou uma investigação governamental são razoavelmente antecipados.”); William T. Thompson Co. contra Gen. Nutrition Corp., 593 F. Supp. 1443, 1455 (C.D. Calif. 1984) (“Embora um litigante não tenha o dever de guardar ou reter todos os documentos em sua posse após a apresentação de uma reclamação, ele tem o dever de preservar aquilo que sabe, ou razoavelmente deveria saber, ser relevante na ação, ser razoavelmente calculado para levar à descoberta de provas admissíveis, ser razoavelmente provável de ser solicitado durante a descoberta e/ou ser o assunto de um pedido de descoberta pendente.”)