CLDC éduque les militants, les organisations et les bailleurs de fonds en matière de justice environnementale et sociale sur des sujets liés au droit. Nous présenterons une série de guides d'information particulièrement importants en période de répression accrue de l'État et d'attaques de la part des entreprises contre la dissidence. Cette série, “ Prenez-vous au sérieux ”, fournira les meilleures pratiques pour les individus, les organisations à but non lucratif, les groupes de militants et les bailleurs de fonds, afin de prévenir les pertes qui pourraient être causées par des procès bâillons (SLAPP), des affaires RICO, des citations à comparaître, des mandats de perquisition et d'autres tentatives visant à faire dérailler votre travail de protection de la planète et de ses habitants.

Pourquoi les militants politiques devraient-ils pratiquer l'hygiène documentaire ?

Lorsque nos mouvements sont forts et efficaces, les adversaires redoublent souvent d'efforts pour utiliser leur argent afin d'abuser du système juridique en traînant des militants et des organisations devant les tribunaux, que ce soit en intentant des poursuites pénales ou des actions civiles. Nous ne pouvons pas faire grand-chose pour les empêcher de manipuler ou d'utiliser la loi comme une arme, mais il y a beaucoup de choses que nous pouvons faire pour nous protéger, nous et nos communautés, afin de réduire les préjudices qui peuvent découler de ce type d'attaques.

Notre premier sujet, les pratiques d'hygiène documentaire, englobe les politiques et pratiques de conservation et de destruction des documents, ainsi que les pratiques de sécurité numérique qui interagissent. Cela inclut les documents, textes, photos, e-mails, entrées de calendrier ou fichiers que vous devriez conserver pour vous protéger, et ceux que vous devriez supprimer ou détruire (éliminant ainsi la menace de citations à comparaître, de vol, de piratage, etc.). Nous apprécions vos commentaires et suggestions pour les futurs sujets que nous devrions aborder.

Rappelez-vous : Savoir, c'est pouvoir. L'État (qui comprend les entreprises et les groupes industriels) prend votre activisme au sérieux et tente sérieusement de saper votre travail et d'éloigner les gens de ce travail important. Même si vous êtes un militant bénévole ou non rémunéré, il est temps de prendre votre travail au sérieux et de vous couvrir les fesses.

SI le “ DOCUMENT ” N'EXISTE PAS, IL N'Y A AUCUN RISQUE QU'IL SOIT REMIS À L'ENNEMI OU VOLÉ/SAISI

• Dois-tu l'écrire ? Ou un appel téléphonique ou une conversation serait-il mieux ?
• Comment devriez-vous l'écrire (numérique ou papier)
• Prise de notes — quel contenu doit être enregistré ? Quel enregistrement est créé ?
• Se prendre au sérieux = moins de soucis

Étape 1 : Créer une politique de conservation et de destruction des documents

Toutes les personnes — individus, organisations (et certaines professions), collectifs, campagnes, coalitions et bailleurs de fonds — devraient créer une politique écrite de conservation et de destruction des documents afin que, dans le pire des cas, si vos documents font l'objet d'une citation à comparaître, sont saisis ou volés, vous puissiez présenter cette politique qui établit que la raison pour laquelle vous n'avez rien à remettre est que vous avez pratiqué l'hygiène documentaire et que vous supprimez des documents tous les 30 jours (ou toute autre période que vous choisirez). Les différentes professions et types de documents auront des périodes différentes pendant lesquelles vous pourriez être tenu de les conserver. Ainsi, les politiques de conservation et de destruction des documents (“ politique de CDD ”) varieront afin de garantir que les organisations/individus conservent les documents qui pourraient être ultérieurement requis à des fins commerciales ou réglementaires. Par exemple, la conservation des documents fiscaux en cas d'audit ou d'autre enquête, les dossiers d'emploi, les contrats ou les documents de subvention, ou les documents de litige ont chacun des périodes obligatoires pendant lesquelles vous devez les conserver — ces périodes doivent être incluses dans votre CDD.

Une politique et un programme de DRD vous font gagner du temps et de l'argent                                                           

Dans le cas où vous et vos documents seriez impliqués dans un litige ou une enquête gouvernementale, moins il y aurait de documents, moins vous auriez de travail à faire pour examiner, compiler et produire ces dossiers. En fait, compte tenu notamment de l'évolution de la procédure de divulgation électronique (ou e-discovery), la bonne gestion et la destruction en temps voulu des documents électroniques (ainsi que papier) pourraient permettre à une organisation contrainte de rechercher des dossiers lourds et volumineux face à des demandes de divulgation d'économiser beaucoup d'argent.

Le formulaire 990 de l'IRS stipule : “ Une politique de conservation et de destruction des documents identifie les responsabilités du personnel, des bénévoles, des membres du conseil d'administration et des tiers en matière de conservation et de documentation du stockage et de la destruction des documents et archives de l'organisation. ”

Étape 2 : Considérations et procédures de mise en œuvre d'une politique de DRD

D'abord, Les documents peuvent être créés de plusieurs manières. Ils peuvent être rédigés à la main sur du papier, imprimés à partir d'un ordinateur, ou générés numériquement via des logiciels spécialisés. Les documents sont ensuite sauvegardés ou existent à différents endroits. Les documents physiques, comme les lettres ou les livres, sont généralement conservés dans des bibliothèques, des archives, des bureaux ou des domiciles. Les documents numériques, quant à eux, peuvent exister sur des disques durs d'ordinateurs, des clés USB, des disques SSD, des serveurs distants (cloud computing), ou encore être stockés sur des supports optiques comme les CD ou les DVD.

Les documents comprennent à la fois des copies physiques et des informations stockées électroniquement (ESI). Sur la base de récentes affaires SLAPP et autres tactiques juridiques ("lawfare") que CLDC a défendues, voici une liste des formes d'ESI provenant d'une assignation à comparaître :

1. Courriels et autres communications électroniques
2. Messages Twitter/X ; Instagram, Facebook, comptes marionnettes, What’s App, Telegram Signal, Wire ; ou tout autre message de plateforme/service de médias sociaux, y compris tous les messages directs sur toute plateforme ; et toutes autres formes de communication
3. Base de données
4. Images, y compris les PDF, photos, vidéos, graphiques
5. Fichiers stockés électroniquement (par exemple, les fichiers créés dans Microsoft Word, Pages, Google Docs, PowerPoint, Excel, Dropbox, Open Office, etc.)
6. Calendriers informatisés
7. Métadonnées, données héritées et bases de données
8. Chèques annulés, reçus pour Venmo, Zelle, PayPal, CashApp, Patreon, paiements ACH, virements bancaires, Western Union MoneyGram, et reçus de toute autre méthode d'envoi, de réception ou de transfert d'argent.
9. Mémos
10. Correspondance
11. Tableurs
12. Photographies et vidéos
13. Planches
14. Contrats (y compris les amendements)
15. Rédiger des contrats
16. Rapports
17. Notes (y compris les notes manuscrites)
18. Brouillons (de tout ce qui précède)
19. Régistres
20. Textes
21. Formulaires de vente
22. Reçus
23. Factures
24. Agendas
25. Magnétoscopes et cassettes vidéo
26. Messages vocaux
27. Journaux intimes et carnets

Vous pourriez être tenu de préserver ou de produire ces informations, quel que soit leur lieu de stockage, y compris, mais sans s'y limiter :

1. Ordinateurs de station de travail
2. Ordinateurs portables
3. Tablettes
4. Appareils portables (disques externes, clés USB)
5. Téléphones portables
6. Réseau d'entreprise
7. Services basés sur le cloud
8. Services chiffrés
9. Enregistrements de visioconférences Zoom et/ou Microsoft Teams.

Deuxièmement, sont-ils sauvegardés ou conservés de manière séparée afin que, le moment venu de détruire (ou de conserver) ces documents, ils puissent être facilement extraits des autres pour disposition ? De nombreux groupes avec lesquels nous travaillons utilisent un système traditionnel de codage couleur : rouge pour les documents très sensibles, vert pour les documents de nature nettement non sensible. Les types de documents relevant de chaque couleur peuvent être inclus dans la politique ou les procédures afin que tous les membres garantissent la conformité. Assurez-vous que la politique inclut les e-mails, les médias sociaux, les canaux de communication internes, etc.

Troisièmement, Déterminer comment les lois sur la protection de la vie privée, le privilège avocat-client, ou d'autres privilèges s'appliqueront aux documents et données provenant et concernant les employés, le travail produit, et les membres/donateurs/bénévoles.

Quatrièmement,  Pensez attentivement aux responsabilités du personnel, des bénévoles, des membres du conseil d'administration et des personnes extérieures (y compris les organisations partenaires et les partenaires de coalition) en matière de conservation et de documentation du stockage et de la destruction des documents et archives de l'organisation.

Bien que l'IRS dans ses instructions relatives au formulaire 990 semble impliquer que les bénévoles devraient avoir une certaine responsabilité en matière d'hygiène documentaire, les bénévoles devraient avoir le moins de responsabilité possible.. Envisagez d'utiliser des plateformes telles que Keybase.io ou Cryptpad qui permettent aux administrateurs de détruire ou de conserver des documents en toute sécurité pour tous. Quiconque est bénévole (ce qui signifie qu'il consacre son temps, gratuitLes bénévoles réfléchiront à deux fois avant de continuer à faire du bénévolat s'ils sont responsables de la tenue de documents sur leurs ordinateurs personnels ou professionnels pendant un certain temps, de la recherche de documents sur leurs ordinateurs et/ou de la destruction de certains documents. Ces responsabilités devraient plutôt incomber au personnel de l'organisation si possible.

Ne mentionnez que les exigences que les individus/organisations savent pouvoir satisfaire dans leurs capacités. Si l'organisation ne peut pas suivre la politique, ne l'appliquez pas. La pire chose qu'une organisation, un individu, une coalition, etc. puisse faire est d'adopter des politiques qu'elle ne suit pas, donnant un faux sentiment de sécurité. (*keybase.io est idéal pour ‘ faire respecter ’ la destruction de documents au sein de coalitions, etc. car il supprime pour tout le monde)

Autres conseils :

Veillez à ce que la politique comprenne des normes pour l'intégrité des documents, y compris des directives pour la gestion des fichiers électroniques, les procédures de sauvegarde, l'archivage des documents et les vérifications régulières de la fiabilité du système.

Pour les organisations et les coalitions, désigner un administrateur de politique spécifique (avec des assistants, si nécessaire) qui sera responsable de l'administration et de la conformité de la politique. Ces responsabilités comprennent l'examen périodique des politiques pour s'assurer de leur pertinence actuelle et de leur conformité. Si cet administrateur n'est pas le directeur exécutif/PDG, il doit rendre compte à cette personne (puisqu'elle est ultimement responsable de presque tout).

La politique doit contenir des procédures spécifiques pour instituer une mesure de conservation des preuves en cas de litige, d'audit ou d'enquête gouvernementale raisonnablement anticipés. Celle-ci est normalement activée par un avis écrit de la partie adverse. C'est un domaine où la responsabilité pourrait être importante si des procédures appropriées ne sont pas mises en place et suivies.

Pour les organisations : La politique DRD doit être soigneusement expliquée au conseil d'administration et adoptée par celui-ci. Le personnel doit également être intégré et formé à ses fonctions obligatoires.

Les politiques de conservation des documents s'appliquent indistinctement aux documents sauvegardés dans le cloud, sur un serveur ou dans un classeur. Si votre organisation à but non lucratif utilise le stockage numérique, assurez-vous d'avoir un plan de sauvegarde !

Bien qu'une politique de conservation des documents donne au personnel le feu vert pour rejeter certains documents (de préférence selon un calendrier), alors que vous élaborez une politique spécifiquement pour votre organisation à but non lucratif, réfléchissez à l'opportunité de conserver certains types de documents ou des documents spécifiques de manière permanente, que ce soit pour des raisons historiques ou de mémoire institutionnelle.

Les lois des États relatives à l'emploi (telles que celles régissant l'emploi/la paie) varient d'un État à l'autre et ont souvent des implications pour les politiques de conservation des documents.

Les organisations à but non lucratif qui servent des enfants mineurs peuvent avoir besoin de conserver les dossiers relatifs aux enfants mineurs au moins jusqu'à ce que l'enfant atteigne l'âge de la majorité, plus le délai autorisé par la loi d'État sur la prescription pour que l'enfant devenu adulte puisse intenter une action en justice contre l'organisation à but non lucratif.

Considérations spécifiques pour certains groupes :

Exigences Sarbanes-Oxley :  Section 802 (Sanctions pénales pour falsification de documents) du Sarbanes-Oxley Act (ci-après « SOX »), Article 1519 du code pénal fédéral, stipule : Quiconque altère, détruit, mute, dissimule, couvre, falsifie ou inscrit de manière mensongère en connaissance de cause un enregistrement, un document ou un objet tangible dans le but d'entraver, d'obstruer ou d'influencer l'enquête ou le bon déroulement de toute affaire relevant de la compétence de tout département ou agence des États-Unis ou dans toute affaire déposée en vertu du titre 11, ou en relation avec ou en prévision de toute affaire de ce genre, sera condamné à une amende en vertu de ce titre, à une peine d'emprisonnement n'excédant pas 20 ans, ou aux deux peines.

SOX, Section 1102, sous-section (c) (altération ou entrave à une procédure officielle) ajoutée à la Section 1512 du code pénal fédéral, qui stipule : (c) Quiconque, de manière malveillante : (1) altère, détruit, mutilent ou dissimule un enregistrement, un document ou un autre objet, ou tente de le faire, dans l'intention de compromettre l'intégrité de l'objet ou sa disponibilité pour une utilisation dans une procédure officielle; ou (2) entrave, influence ou gêne de toute autre manière un acte officiel, ou tente de le faire, sera passible d'une amende en vertu du présent titre ou d'un emprisonnement d'une durée maximale de 20 ans, ou des deux.

Outre la responsabilité pénale éventuelle, une responsabilité civile peut découler de la destruction fautive de preuves, ou d'une — spoliation si une procédure judiciaire a déjà été intentée contre vous (ou si vous avez initié une action en justice contre d'autres). Voir les Federal Rules of Civil Procedure (“FRCP”) 26 ; 37(e) ; Zubulake c. UBS Warburg, 220 F.R.D. 216 (S.D.N.Y. 2003) (“ Une organisation est soumise à une obligation de conserver (ou de cesser la destruction de) documents dès qu'un litige, un audit ou une enquête gouvernementale est raisonnablement anticipé. ”) ; William T. Thompson Co. c. Gen. Nutrition Corp., 593 F. Supp. 1443, 1455 (C.D. Calif. 1984) (“ Bien qu’un plaideur n’ait pas l’obligation de conserver ou de garder tous les documents en sa possession une fois qu’une plainte est déposée, il a l’obligation de conserver ce qu’il sait, ou devrait raisonnablement savoir, être pertinent dans l’action, être raisonnablement calculé pour mener à la découverte de preuves admissibles, être raisonnablement susceptible d’être demandé pendant la procédure de requête et/ou faire l’objet d’une requête de découverte en suspens. ”)