CLDC educa a activistas, organizaciones y financiadores de justicia ambiental y social sobre temas relacionados con el derecho. Presentaremos una serie de guías informativas que son particularmente importantes en tiempos de creciente represión estatal y ataques corporativos a la disidencia. Esta serie, “Tómate en serio”, proporcionará las mejores prácticas para individuos, organizaciones sin fines de lucro, grupos activistas y financiadores, con el fin de prevenir pérdidas que podrían ser causadas por demandas estratégicas contra la participación pública (SLAPP), casos RICO, citaciones judiciales, órdenes de registro y otros intentos de descarrilar tu trabajo para proteger el planeta y sus habitantes.

¿Por qué los activistas políticos deberían practicar la higiene documental?

Cuando nuestros movimientos son fuertes y efectivos, los adversarios a menudo redoblan sus esfuerzos usando su dinero para abusar del sistema legal, arrastrando a activistas y organizaciones a los tribunales, ya sea presentando cargos penales o demandas civiles. No hay mucho que podamos hacer para evitar que manipulen o utilicen la ley como arma, pero hay muchas cosas que podemos hacer para protegernos a nosotros mismos y a nuestras comunidades a fin de reducir los daños que puedan ocurrir a causa de este tipo de ataques.

Nuestro primer tema, las prácticas de higiene documental, abarca tanto las políticas y prácticas de retención y destrucción de documentos, como las prácticas de seguridad digital que se entrelazan. Esto incluye qué documentos, textos, fotos, correos electrónicos, entradas de calendario o archivos debe conservar para protegerse, y cuáles debe eliminar o destruir (eliminando así la amenaza de citaciones judiciales, robos, hackeos, etc.). Agradecemos sus comentarios y sugerencias sobre temas futuros que deberíamos cubrir.

Recuerda: el conocimiento es poder. El Estado (que incluye corporaciones y grupos de la industria) está tomando tu activismo en serio y está intentando seriamente socavar tu trabajo y alejar a la gente de esta importante labor. Incluso si eres un activista voluntario o no remunerado, es hora de tomarte tu trabajo en serio y cubrirte las espaldas.

SI EL “DOCUMENTO” NO EXISTE, NO HAY AMENAZA DE QUE SEA ENTREGADO AL ENEMIGO O ROBADO/CONFISCADO.

• ¿Necesitas anotarlo? ¿O sería mejor una llamada telefónica o una conversación?
• ¿Cómo deberías escribirlo (digital o en papel)?
• Toma de notas: ¿qué contenido se debe registrar? ¿Qué registro se crea?
• Tomarse a sí mismo en serio = menos preocupaciones

Paso 1: Creación de una Política de Retención y Destrucción de Documentos Escritos

Todos —individuos, organizaciones (y algunas profesiones), colectivos, campañas, coaliciones y financiadores— deben crear una política escrita de retención y destrucción de documentos para que, en el peor de los casos, si sus documentos son citados, incautados o robados, usted pueda presentar esta política que establece que la razón por la que no tiene nada que entregar es porque ha estado practicando higiene documental y ha estado eliminando documentos cada 30 días (o el período de tiempo que elija). Diferentes profesiones y tipos de documentos tendrán diferentes períodos de tiempo durante los cuales usted puede estar obligado a retenerlos. Por lo tanto, las Políticas de Retención y Destrucción de Documentos (“Política DRD”) variarán para garantizar que las organizaciones/individuos retengan documentos que posteriormente puedan ser requeridos para fines comerciales o regulatorios. Por ejemplo, el mantenimiento de documentos fiscales en caso de una auditoría u otra investigación, registros de empleo, documentos contractuales o de subvención, o documentos de litigio, cada uno tiene períodos de tiempo obligatorios que debe mantener; esos períodos de tiempo deben incluirse en su DRD.

Una política y programa de DRD le ahorra tiempo y dinero                                                           

En caso de que usted y sus documentos se vean envueltos en un litigio o una investigación gubernamental, cuantos menos documentos existan, menos trabajo tendrá que hacer para revisar, compilar y producir dichos registros. De hecho, particularmente a la luz de los avances en la recuperación electrónica (o e-discovery), el mantenimiento adecuado y la destrucción oportuna de documentos electrónicos (así como en papel) podrían ahorrar una gran cantidad de dinero a una organización obligada a buscar en registros voluminosos y difíciles de manejar ante solicitudes de información.

El Formulario 990 del IRS instruye: “Una política de retención y destrucción de documentos identifica las responsabilidades de retención de registros del personal, voluntarios, miembros de la junta directiva y terceros para mantener y documentar el almacenamiento y la destrucción de los documentos y registros de la organización”.”

Paso 2: Consideraciones y procedimientos para la implementación de una política DRD

Primero, discutir las formas en que se crean los documentos y dónde se guardan o existen.

Los documentos incluyen copias físicas e información almacenada electrónicamente (ESI, por sus siglas en inglés). Basándonos en recientes casos de SLAPP y otras "lawfare" que CLDC ha defendido, aquí hay una lista de las formas de ESI provenientes de una citación:

1. Correos electrónicos y otras comunicaciones electrónicas
2. Mensajes de Twitter/X; Instagram, Facebook, cuentas títere (sock puppet accounts), WhatsApp, Telegram, Signal, Wire; o mensajes de cualquier otra plataforma/servicio de redes sociales, incluyendo todos los mensajes directos en cualquier plataforma; y todas las demás formas de comunicación.
3. Base de datos
4. Imágenes, incluyendo PDFs, fotos, videos, gráficos
5. Archivos almacenados electrónicamente (por ejemplo, archivos creados en Microsoft Word, Pages, Google Docs, PowerPoint, Excel, Dropbox, Open Office, etc.)
6. Calendarios computarizados
7. Metadatos, datos heredados y bases de datos
8. Cheques cancelados, recibos de Venmo, Zelle, PayPal, CashApp, Patreon, pagos ACH, transferencias bancarias, Western Union MoneyGram y recibos de cualquier otro método para enviar, recibir o transferir dinero.
9. Memorandos
10. Correspondencia
11. Hojas de cálculo
12. Fotografías y videos
13. Cubiertas
14. Contratos (incluidas enmiendas)
15. Redacción de contratos
16. Informes
17. Notas (incluidas notas escritas a mano)
18. Borradores (de todo lo anterior)
19. Libros de contabilidad
20. Textos
21. Formularios de ventas
22. Recibos
23. Facturas
24. Agendas de citas
25. Cintas de audio y video
26. Mensajes de voz
27. Diarios y bitácoras

Es posible que se te exija conservar o producir esta información independientemente de dónde se almacene, incluyendo, entre otros:

1. Estaciones de trabajo
2. Laptops
3. Tabletas
4. Dispositivos portátiles (discos externos, memorias USB)
5. Celulares
6. Red de la empresa
7. Servicios en la nube
8. Servicios cifrados
9. Grabaciones de videoconferencias de Zoom y/o Microsoft Teams.

Segundo, ¿se guardan o mantienen de manera segregada para que, al momento de destruir (o retener) esos documentos, puedan separarse fácilmente de los demás para su disposición? Muchos grupos con los que trabajamos utilizan un sistema tradicional de codificación por colores: rojo para registros muy sensibles, verde para documentos de naturaleza significativamente no sensible. Qué tipos de registros caen en cada color se puede incluir en la política o procedimientos para que todos los miembros garanticen el cumplimiento. Asegúrese de que la política incluya correo electrónico, redes sociales, canales de comunicación interna, etc.

Tercero, Determine cómo se aplicarán las leyes de privacidad, el privilegio abogado-cliente u otros privilegios a los documentos y datos de y con respecto a empleados, trabajo de resultado y miembros/donantes/voluntarios.

En cuarto lugar,  Analice detenidamente las responsabilidades en materia de conservación de registros que tienen el personal, los voluntarios, los miembros de la junta directiva y las personas externas (incluidas las organizaciones aliadas y los socios de la coalición) para mantener y documentar el almacenamiento y la destrucción de los documentos y registros de la organización.

Aunque el IRS en sus instrucciones del formulario 990 parece implicar que los voluntarios deberían tener alguna responsabilidad con respecto a la higiene de los documentos, los voluntarios deberían tener la menor responsabilidad posible.. Considera usar plataformas como Keybase.io o Cryptpad que permiten de forma segura a los administradores destruir o mantener documentos para todos. Cualquiera que sea voluntario (lo que significa que está aportando su tiempo, gratis) se lo pensarán dos veces antes de seguir colaborando como voluntarios si deben encargarse de conservar documentos en sus computadoras personales o de trabajo durante un plazo determinado, de buscar documentos en sus computadoras y/o de destruir ciertos documentos. En la medida de lo posible, estas responsabilidades deberían recaer en el personal de la organización.

Incluye únicamente aquellos requisitos que las personas u organizaciones sepan que pueden cumplir dentro de sus capacidades Si la organización no puede cumplir la política, no la aplique. Lo peor que puede hacer una organización, un individuo, una coalición, etc., es adoptar políticas que no cumple, dando una falsa sensación de seguridad. (keybase.io es excelente para ‘hacer cumplir’ la destrucción de documentos entre coaliciones, etc., porque la elimina para todos)

Otros consejos:

Asegurar que la política incluya estándares para la integridad de los documentos, incluyendo directrices para el manejo de archivos electrónicos, procedimientos de copia de seguridad, archivo de documentos y verificaciones regulares de la confiabilidad del sistema.

Para organizaciones y coaliciones, designar un administrador de políticas específico (con asistentes, si es necesario) que será responsable de la administración y el cumplimiento de la política. Las responsabilidades incluyen la revisión periódica de las políticas para verificar su relevancia y cumplimiento actuales. Si ese administrador no es el Director Ejecutivo/CEO, entonces el administrador debe reportar a esa persona (ya que es la responsable en última instancia de casi todo).

La política debe contener procedimientos específicos para instituir una retención de litigio cuando se anticipa razonablemente un litigio, una auditoría o una investigación gubernamental. Esto normalmente se activa mediante una notificación escrita del infractor. Esta es un área donde la responsabilidad podría ser significativa si no se instituyen y siguen los procedimientos adecuados.

Para las organizaciones: La Política DRD debe ser explicada cuidadosamente y adoptada por la Junta Directiva. El personal también debe ser incorporado y capacitado en sus deberes obligatorios.

Las políticas de retención de documentos se aplican por igual a los documentos guardados en la nube, en un servidor o en un archivador. Si su organización sin fines de lucro utiliza almacenamiento digital, asegúrese de tener un plan de respaldo.

Si bien contar con una política de retención de documentos les da luz verde al personal para desechar ciertos documentos (preferiblemente según un calendario), al elaborar una política específica para tu organización sin fines de lucro, considera si hay ciertos tipos de documentos o documentos específicos que, por razones históricas o de memoria institucional, deban conservarse de manera permanente.

Las leyes estatales relacionadas con el empleo (como las que rigen el empleo y la nómina) varían de un estado a otro y, con frecuencia, tienen implicaciones para las políticas de retención de documentos.

Las organizaciones sin fines de lucro que atienden a menores de edad pueden necesitar conservar los registros relacionados con los menores al menos hasta que el niño alcance la mayoría de edad, más el tiempo permitido por el estatuto de limitaciones del estado para que el niño, ahora adulto, presente una reclamación contra la organización sin fines de lucro.

Consideración específica para ciertos grupos:

Requisitos de la ley Sarbanes-Oxley:  Sección 802 (Penalidades Criminales por Alteración de Documentos) de la Ley Sarbanes-Oxley (―SOX‖) Sección 1519 del código penal federal, establece: Quien a sabiendas altere, destruya, mutile, oculte, encubra, falsifique o haga una anotación falsa en cualquier registro, documento u objeto tangible con la intención de impedir, obstruir o influir en la investigación o la administración adecuada de cualquier asunto que sea competencia de cualquier departamento u organismo de los Estados Unidos o cualquier caso presentado en virtud del título 11, o en relación con dicho asunto o caso, o con la intención de hacerlo, será sancionado con una multa conforme a este título, con una pena de prisión de hasta 20 años, o con ambas.

Sección 1102 de la Ley SOX (Alteración de un registro u otro tipo de obstrucción de un procedimiento oficial), subapartado (c), agregado a la Sección 1512 del Código Penal Federal, que establece lo siguiente: (c) Quien, con fines ilícitos: (1) altere, destruya, mutile u oculte un registro, documento u otro objeto, o intente hacerlo, con la intención de afectar la integridad o la disponibilidad del objeto para su uso en un procedimiento oficial; o (2) de otra manera obstruya, influencie o impida un procedimiento oficial, o intente hacerlo, será multado conforme a este título o penado con no más de 20 años de prisión, o ambas cosas.

Además de la posible responsabilidad penal, la destrucción indebida de pruebas —o “destrucción de pruebas”— puede dar lugar a responsabilidad civil si ya se ha presentado una demanda en su contra (o si usted ha iniciado una demanda contra terceros). Véanse las Reglas Federales de Procedimiento Civil (“FRCP”) 26; 37(e); Zubulake contra UBS Warburg, 220 F.R.D. 216 (Distrito Sur de Nueva York, 2003) (“Una organización queda sujeta a la obligación de conservar (o impedir la destrucción de) los registros una vez que se prevea razonablemente la posibilidad de un litigio, una auditoría o una investigación gubernamental.”); William T. Thompson Co. contra Gen. Nutrition Corp., 593 F. Supp. 1443, 1455 (Distrito Central de California, 1984) (“Si bien una parte litigante no tiene la obligación de conservar o retener todos los documentos que obren en su poder una vez presentada la demanda, sí tiene la obligación de preservar aquello que sabe, o que razonablemente debería saber que es relevante para la acción, que razonablemente pueda conducir al descubrimiento de pruebas admisibles, que sea razonablemente probable que se solicite durante el proceso de descubrimiento y/o que sea objeto de una solicitud de descubrimiento pendiente.”)