CLDC onderwijst milieu- en sociale rechtvaardigheidsactivisten, organisaties en financiers met betrekking tot juridische onderwerpen. We zullen een reeks informatieve handleidingen presenteren die bijzonder belangrijk zijn in tijden van verhoogde staatsonderdrukking en bedrijfsaanvallen op dissidentie. Deze serie, “Neem Jezelf Serieus”, biedt best practices voor individuen, non-profitorganisaties, activistengroepen en financiers, om verliezen te voorkomen die veroorzaakt kunnen worden door SLAPP-zaken (strategische rechtszaken tegen publieke participatie), RICO-zaken (Racketeer Influenced and Corrupt Organizations Act), dagvaardingen, huiszoekingsbevelen en andere pogingen om jullie werk ter bescherming van de planeet en haar bewoners te ontsporen.

Waarom zouden politieke activisten zich bezighouden met documenthygiëne?

Wanneer onze bewegingen sterk en effectief zijn, verdubbelen tegenstanders vaak hun inspanningen door hun geld te gebruiken om het rechtssysteem te misbruiken, door activisten en organisaties voor de rechter te slepen – hetzij door strafrechtelijke aanklachten in te dienen, hetzij door civiele rechtszaken aan te spannen. Er is niet veel dat we kunnen doen om hen te stoppen met het manipuleren of bewapenen van de wet, maar er zijn veel dingen die we kunnen doen om onszelf en onze gemeenschappen te wapenen om de schade die kan voortvloeien uit dit soort aanvallen te verminderen.

Ons eerste onderwerp, documenthygiëne, omvat zowel beleid en praktijken voor het bewaren en vernietigen van documenten, als digitale beveiligingspraktijken die daarmee samenhangen. Dit omvat welke documenten, teksten, foto's, e-mails, agenda-afspraken of bestanden u moet bewaren ter bescherming van uzelf, en welke u moet verwijderen of vernietigen (waardoor de dreiging van dagvaardingen, diefstal, hacking, enz. wordt weggenomen). We ontvangen graag uw feedback en suggesties voor toekomstige onderwerpen die we moeten behandelen.

Onthoud: Kennis is Macht. De staat (inclusief bedrijven en brancheorganisaties) neemt jullie activisme serieus en probeert serieus om jullie werk te ondermijnen en mensen weg te houden van dit belangrijke werk. Zelfs als je een vrijwilliger of onbetaalde activist bent, is het tijd om je werk serieus te nemen en je eigen hachje te redden.

ALS HET “DOCUMENT” NIET BESTAAT, IS ER GEEN BEDREIGING DAT HET WORDT OVERGEDRAGEN AAN DE VIJAND OF GESTOLEN/GECONFISCEERD

• Moet je het opschrijven? Of is een telefoontje of gesprek beter?
• Hoe moet je het opschrijven (digitaal of op papier)
• Notities maken — welke inhoud moet worden vastgelegd? Welke registratie wordt gemaakt?
• Neem jezelf serieus = minder zorgen

Stap 1: Creëer een beleid voor het bewaren en vernietigen van schriftelijke documenten

Iedereen — individuen, organisaties (en sommige beroepsgroepen), collectieven, campagnes, coalities en financiers — zou een schriftelijk beleid voor het bewaren en vernietigen van documenten moeten opstellen, zodat in het ergste geval, als uw documenten worden opgevraagd, in beslag genomen of gestolen, u dit beleid kunt overleggen dat de reden vaststelt waarom u niets kunt overhandigen, namelijk omdat u zich hebt beziggehouden met documenthygiëne en documenten elke 30 dagen (of welke periode u ook kiest) hebt verwijderd. Verschillende beroepsgroepen en soorten documenten zullen verschillende bewaartermijnen hebben. Documentenbeleid voor bewaren en vernietigen (“DRD-beleid”) zal dus variëren om ervoor te zorgen dat organisaties/individuen documenten bewaren die later voor zakelijke of regelgevingsdoeleinden nodig kunnen zijn. Het bewaren van belastingdocumenten in het geval van een audit of ander onderzoek, personeelsdossiers, contract- of subsidiedocumenten, of processtukken, heeft bijvoorbeeld verplichte bewaartermijnen die u moet aanhouden — die bewaartermijnen moeten in uw DRD worden opgenomen.

Een DRD-beleid en -programma bespaart u tijd en geld                                                           

In het geval dat u en uw documenten verwikkeld raken in een rechtszaak of een overheids))(onderzoek, geldt dat hoe minder documenten er bestaan, hoe minder werk u hoeft te doen om die gegevens in te zien, samen te stellen en te produceren. In feite, met name in het licht van ontwikkelingen in elektronische (of e-) ontdekking, kan het juiste beheer en tijdige vernietiging van elektronische (evenals papieren) documenten een organisatie die gedwongen wordt om onhandelbare en omvangrijke dossiers te doorzoeken in het kader van ontdekkingsverzoeken, enorm veel geld besparen.

IRS-formulier 990 instrueert: “Een beleid voor het bewaren en vernietigen van documenten identificeert de verantwoordelijkheden van personeel, vrijwilligers, bestuursleden en buitenstaanders met betrekking tot het bewaren en documenteren van de opslag en vernietiging van de documenten en gegevens van de organisatie.”

Stap 2: Overwegingen en Procedures voor Implementatie van een DRD-beleid

Eerst, Bespreken hoe documenten worden gemaakt en waar ze worden opgeslagen of bestaan.

Documenten omvatten zowel fysieke kopieën als elektronisch opgeslagen informatie (ESI). Gebaseerd op recente SLAPP- en andere lawfare-zaken die CLDC heeft verdedigd, volgt hier een lijst van de vormen van ESI uit een dagvaarding:

1. E-mails en andere elektronische communicatie
2. Twitter/X-berichten; Instagram, Facebook, nepaccounts, WhatsApp, Telegram, Signal, Wire; of berichten op een ander sociaal mediaplatform/service, inclusief alle directe berichten op elk platform; en alle andere vormen van communicatie
3. Database
4. Afbeeldingen, waaronder pdf's, foto's, video's, grafieken
5. Elektronisch opgeslagen bestanden (bijv. bestanden gemaakt in Microsoft Word, Pages, Google Docs, PowerPoint, Excel, Dropbox, Open Office, etc.)
6. Digitale agenda's
7. Metadata, legacy data en databases
8. Geannuleerde cheques, kwitanties voor Venmo, Zelle, PayPal, CashApp, Patreon, ACH-betalingen, overschrijvingen, Western Union MoneyGram, en kwitanties van alle andere methoden voor het verzenden, ontvangen of overmaken van geld.
9. Memo's
10. Correspondentie
11. Spreadsheets
12. Foto's en video's
13. Dekken
14. Overeenkomsten (inclusief wijzigingen)
15. Conceptcontracten
16. Rapporten
17. Notities (inclusief handgeschreven notities)
18. Conceptversies (van het bovenstaande)
19. Grootboeken
20. Teksten
21. Verkoopformulieren
22. Bonnen
23. Facturen
24. Afsprakenboeken
25. Audio- en videobanden
26. Spraakberichten
27. Dagboeken en journaals

U kunt verplicht worden deze informatie te bewaren of te produceren, ongeacht waar deze is opgeslagen, met inbegrip van, maar niet beperkt tot:

1. Werkstationcomputers
2. Laptops
3. Tablets
4. Draagbare apparaten (externe schijven, USB-sticks)
5. Mobiele telefoons
6. Bedrijfsnetwerk
7. Cloudgebaseerde diensten
8. Versleutelde diensten
9. Video-opnames van Zoom en/of Microsoft Teams.

Ten tweede, worden ze gescheiden opgeslagen of onderhouden, zodat wanneer het tijd is om die documenten te vernietigen (of te bewaren), ze gemakkelijk uit de andere kunnen worden gehaald voor verwijdering? Veel groepen waarmee we samenwerken gebruiken een traditioneel kleurcoderingssysteem: rood voor zeer gevoelige gegevens, groen voor documenten van aanzienlijk niet-gevoelige aard. Welke soorten gegevens in elke kleur vallen, kan worden opgenomen in het beleid of de procedures, zodat alle leden naleving garanderen. Zorg ervoor dat het beleid e-mail, sociale media, interne communicatiekanalen, enz. omvat.

Ten derde, Bepaal hoe privacywetgeving, het beroepsgeheim van advocaten of andere privileges van toepassing zullen zijn op documenten en gegevens van en met betrekking tot werknemers, werkproducten en leden/donateurs/vrijwilligers.

Vierde,  Denk nauwkeurig na over de verantwoordelijkheden van medewerkers, vrijwilligers, bestuursleden en externe partijen (waaronder partnerorganisaties en coalitiepartners) met betrekking tot het bewaren en documenteren van de opslag en vernietiging van de documenten en gegevens van de organisatie.

Hoewel de IRS in zijn 990-instructies impliceert dat vrijwilligers enige verantwoordelijkheid moeten hebben met betrekking tot documenthygiëne, moeten vrijwilligers zo min mogelijk verantwoordelijkheid hebben. Overweeg het gebruik van platforms zoals Keybase.io of Cryptpad die beheerders veilig in staat stellen om documenten voor iedereen te vernietigen of te bewaren. Iedereen die vrijwilliger is (wat betekent dat ze hun tijd bijdragen, gratis) zullen twee keer nadenken over het voortzetten van hun vrijwilligerswerk als ze verantwoordelijk zijn voor het bewaren van documenten op hun persoonlijke of zakelijke computers voor een bepaalde periode, voor het zoeken naar documenten op hun computers en/of voor het vernietigen van bepaalde documenten. Deze verantwoordelijkheden zouden indien mogelijk bij het organisatiepersoneel moeten liggen.

Neem alleen vereisten op waarvan individuen/organisaties weten dat ze binnen hun mogelijkheden kunnen worden vervuld Als de organisatie zich niet aan het beleid kan houden, voer het dan niet in. Het ergste wat een organisatie, individu, coalitie, etc. kan doen, is beleid aannemen dat men niet naleeft, wat een vals gevoel van veiligheid geeft. (*keybase.io is geweldig om documentvernietiging te ‘handhaven’ binnen coalities, etc. omdat het voor iedereen wist)

Andere tips:

Zorg ervoor dat het beleid standaarden voor documentintegriteit bevat, inclusief richtlijnen voor het omgaan met elektronische bestanden, back-upprocedures, archivering van documenten en regelmatige controles van de betrouwbaarheid van het systeem.

Voor organisaties en coalities, zorg voor één specifieke beleidsbeheerder (met assistenten, indien nodig) die verantwoordelijk is voor de administratie en naleving van het beleid. Verantwoordelijkheden omvatten periodieke toetsing van het beleid op actualiteit en naleving. Als die beheerder niet de ED/CEO is, rapporteert de beheerder aan die persoon (aangezien die persoon uiteindelijk verantwoordelijk is voor vrijwel alles).

Het beleid moet specifieke procedures bevatten voor het instellen van een gerechtelijk opschortingsbevel (litigation hold) in het geval van een redelijkerwijs te verwachten rechtszaak, audit of overheidsinstelling. Dit wordt normaal gesproken geactiveerd door een schriftelijke kennisgeving van de verantwoordelijke partij. Dit is een gebied waar de aansprakelijkheid aanzienlijk kan zijn als er geen passende procedures worden ingesteld en gevolgd.

Voor organisaties: Het DRD-beleid moet zorgvuldig worden uitgelegd aan en worden aangenomen door de Raad van Bestuur. Medewerkers moeten tevens worden ingewerkt en getraind in hun verplichte taken.

Documentretentiebeleid is evenzeer van toepassing op documenten die in de cloud, op een server of in een archiefkast zijn opgeslagen. Als uw non-profitorganisatie digitale opslag gebruikt, zorg dan voor een back-up plan!

Hoewel een documentenretentiebeleid personeel groen licht geeft om bepaalde documenten weg te gooien (bij voorkeur volgens een schema), moet u, wanneer u een beleid speciaal voor uw non-profit opstelt, nadenken over het feit of er bepaalde soorten documenten of specifieke documenten zijn die, omwille van de geschiedenis of institutioneel geheugen, permanent moeten worden bewaard.

Wetten op staatsniveau met betrekking tot werkgelegenheid (zoals die de aanstelling/salarisadministratie regelen) verschillen per staat en hebben vaak gevolgen voor beleid inzake documentretentie.

Non-profitorganisaties die minderjarige kinderen dienen, moeten mogelijk gegevens met betrekking tot minderjarige kinderen bewaren in ieder geval totdat het kind meerderjarig is geworden, plus de tijd die is toegestaan door de wettelijke verjaringstermijn van de staat voor het nu volwassen geworden kind om een claim in te dienen tegen de non-profitorganisatie.

Specifieke overwegingen voor bepaalde groepen:

Sarbanes-Oxley Vereisten:  Sectie 802 (Strafrechtelijke sancties voor het wijzigen van documenten) van de Sarbanes-Oxley Act (―SOX‖) Sectie 1519 van de federale strafwet, bepaalt: Wie opzettelijk wijzigt, vernietigt, verminkt, verbergt, bedekt, vervalst, of een valse vermelding aanbrengt in enig verslag, document of tastbaar voorwerp met de bedoeling de onderzoeking of de correcte uitvoering van een zaak onder de bevoegdheid van een afdeling of agentschap van de Verenigde Staten te belemmeren, te hinderen of te beïnvloeden of enige zaak aanhangig gemaakt onder titel 11, of in verband met of ter overweging van een dergelijke aangelegenheid of zaak, zal worden beboet zoals bepaald onder deze titel, gevangenisstraf van ten hoogste 20 jaar, of beide.

SOX Sectie 1102 (Frauderen met een document of anderszins belemmeren van een officiële procedure) met het onderschrift (c) toegevoegd aan Sectie 1512 van de federale strafwet, welke stelt: (c) Wie op frauduleuze wijze— (1) een document, document of ander voorwerp verandert, vernietigt, verminkt of verbergt, of tracht dit te doen, met de intentie om de integriteit of beschikbaarheid van het voorwerp voor gebruik in een officiële procedure te schaden; of (2) anderszins een officiële procedure belemmert, beïnvloedt of hindert, of tracht dit te doen, wordt bestraft met een geldboete volgens deze titel of een gevangenisstraf van ten hoogste 20 jaar, of beide.

Naast mogelijke strafrechtelijke aansprakelijkheid kan er civielrechtelijke aansprakelijkheid voortvloeien uit het onrechtmatig vernietigen van bewijsmateriaal, of - spoliation als er reeds een rechtszaak tegen u is aangespannen (of u een rechtszaak tegen anderen hebt aangespannen). Zie Federal Rules of Civil Procedure (“FRCP”) 26; 37(e); Zubulake v. UBS Warburg, 220 F.R.D. 216 (S.D.N.Y. 2003) (“Een organisatie wordt gehouden tot het bewaren (of stoppen van de vernietiging) van documenten zodra een rechtszaak, een audit of een overheidsrecherchein redelijkerwijs te verwachten is;”).; William T. Thompson Co. V. Gen. Nutrition Corp., 593 F. Supp. 1443, 1455 (C.D. Calif. 1984) (“Hoewel een partij geen plicht heeft om elk document dat zich in haar bezit bevindt te bewaren of te behouden nadat een dagvaarding is ingediend, heeft zij wel de plicht te bewaren wat zij weet, of redelijkerwijs zou moeten weten, relevant is voor de zaak, redelijkerwijs berekend kan worden om ontdekking van toelaatbaar bewijs te leiden, waarschijnlijk zal worden aangevraagd tijdens de ontdekking en/of het onderwerp is van een lopend verzoek tot ontdekking.”)