CLDC обучает активистов, организации и спонсоров в области охраны окружающей среды и социальной справедливости по правовым вопросам. Мы представим серию информационных справочников, которые особенно важны в периоды усиления государственного репрессивного давления и корпоративных атак на инакомыслие. Эта серия, “Относитесь к себе серьезно”, предоставит лучшие практики для отдельных лиц, некоммерческих организаций, активистских групп и спонсоров, чтобы предотвратить убытки, которые могут быть вызваны заказными исками (SLAPP), делами RICO, повестками в суд, ордерами на обыск и другими попытками сорвать вашу работу по защите планеты и ее жителей.

Почему политическим активистам следует заниматься гигиеной документов?

Когда наши движения сильны и эффективны, противники часто удваивают свои усилия, используя деньги для злоупотребления судебной системой, втягивая активистов и организации в суды — будь то путем возбуждения уголовных дел или подачи гражданских исков. Мы мало что можем сделать, чтобы остановить их манипулирование или использование закона в качестве оружия, но мы можем предпринять многое, чтобы защитить себя и наши сообщества, чтобы уменьшить ущерб, который может возникнуть от таких атак.

Наша первая тема, правила документооборота, охватывает как политику и практику хранения и уничтожения документов, так и связанные с ними практики цифровой безопасности. Это включает в себя, какие документы, тексты, фотографии, электронные письма, записи календаря или файлы вам следует хранить для самозащиты, а какие следует удалить или уничтожить (тем самым устраняя угрозу повесток в суд, кражи, взлома и т. д.). Мы приветствуем ваши отзывы и предложения относительно будущих тем, которые мы должны осветить.

Помни: Знание — сила. Государство (включая корпорации и промышленные группы) всерьез относится к вашему активизму и серьезно пытается подорвать вашу работу и отвадить людей от этого важного дела. Даже если вы волонтер или неоплачиваемый активист, пора серьезно отнестись к своей работе и прикрыть свою задницу.

ЕСЛИ “ДОКУМЕНТ” НЕ СУЩЕСТВУЕТ, ТО НЕТ УГРОЗЫ ЕГО ПЕРЕДАЧИ ПРОТИВНИКУ ИЛИ КРАЖИ/ИЗЪЯТИЯ

• Тебе нужно это записать? Или лучше позвонить или поговорить?
• Как это записать (цифровым способом или на бумаге)
• Заметки — какой контент нужно записывать? Какая запись создается?
• Примите себя всерьез = меньше беспокойтесь

Шаг 1: Создайте политику хранения и уничтожения письменной документации

Каждый — частные лица, организации (и некоторые профессии), коллективы, кампании, коалиции и спонсоры — должны создать письменную политику хранения и уничтожения документов, чтобы в худшем случае, если ваши документы будут вызваны повесткой, изъяты или украдены, вы могли представить эту политику, которая подтверждает, что у вас ничего нет для передачи, потому что вы занимались гигиеной документов и удаляли документы каждые 30 дней (или любой другой выбранный вами период времени). Различные профессии и типы документов будут иметь разные сроки, в течение которых вы можете быть обязаны их хранить. Таким образом, политики хранения и уничтожения документов (“Политика DRD”) будут различаться, чтобы гарантировать, что организации/частные лица хранят документы, которые могут потребоваться позже для деловых или нормативных целей. Например, хранение налоговых документов на случай аудита или другого расследования, кадровых записей, документов по контрактам или грантам, а также документов, связанных с судебными разбирательствами, каждый имеет обязательные сроки, в течение которых вы должны их хранить — эти сроки должны быть включены в вашу DRD.

Политика и программа DRD экономят ваше время и деньги.                                                           

В случае, если вы и ваши документы окажетесь вовлечены в судебный процесс или государственное расследование, чем меньше документов существует, тем меньше работы вам придется выполнить для их проверки, сбора и предоставления. Фактически, особенно в свете развития электронного (или e-) раскрытия информации, надлежащее ведение и своевременное уничтожение электронных (а также бумажных) документов может сэкономить значительные средства организации, вынужденной искать громоздкие и объемные записи в связи с запросами о раскрытии информации.

Форма 990 налоговой службы США (IRS Form 990) гласит: “Политика хранения и уничтожения документов определяет обязанности персонала, волонтеров, членов правления и сторонних лиц по ведению учета и документированию хранения и уничтожения документов и записей организации”.”

Шаг 2: Соображения и процедуры для реализации политики DRD

Сначала, Обсуждение способов создания документов и мест их сохранения или существования.

Документы включают как физические копии, так и электронно хранимую информацию (ESI). Основываясь на недавних делах SLAPP и других делах, связанных с правовыми войнами, которые CLDC защищало, вот список форм ESI из повестки в суд:

1. Электронные письма и другие электронные сообщения
2. Сообщения в Twitter/X; Instagram, Facebook, фейковые аккаунты, WhatsApp, Telegram, Signal, Wire; или сообщения на любых других платформах/сервисах социальных сетей, включая все прямые сообщения на любой платформе; и все другие формы коммуникации
3. База данных
4. Изображения, включая PDF, фотографии, видео, графику
5. Электронные файлы (например, файлы, созданные в Microsoft Word, Pages, Google Docs, PowerPoint, Excel, Dropbox, Open Office и т. д.)
6. Компьютерные календари
7. Метаданные, унаследованные данные и базы данных
8. Отмененные чеки, квитанции Venmo, Zelle, PayPal, CashApp, Patreon, платежей ACH, банковских переводов, Western Union MoneyGram и квитанции о любых других способах отправки, получения или перевода денег.
9. Записки
10. Переписка
11. Электронные таблицы
12. Фотографии и видео
13. Колоды
14. Договоры (включая поправки)
15. Черновики договоров
16. Отчеты
17. Заметки (включая рукописные)
18. Черновики (всего вышеперечисленного)
19. Книги учёта
20. Тексты
21. Формы продаж
22. Квитанции
23. Счета
24. Записные книжки
25. Аудио- и видеокассеты
26. Голосовые сообщения
27. Дневники и журналы

Вы можете быть обязаны сохранять или получать эту информацию независимо от того, где она хранится, в том числе, но не ограничиваясь:

1. Рабочие станции
2. Ноутбуки
3. Планшеты
4. Портативные устройства (внешние накопители, флеш-накопители)
5. Мобильные телефоны
6. Корпоративная сеть
7. Облачные сервисы
8. Зашифрованные службы
9. Записи видеоконференций Zoom и/или Microsoft Teams.

Второй, сохраняются или ведутся обособленно, чтобы при необходимости уничтожить (или сохранить) эти документы, их можно было легко выделить из остальных для дальнейшего распоряжения? Многие группы, с которыми мы работаем, используют традиционную систему цветового кодирования: красный — для очень конфиденциальных записей, зеленый — для документов, не имеющих существенного значения. Какие типы записей попадают в каждую цветовую категорию, может быть включено в политику или процедуры, чтобы все члены обеспечивали соблюдение. Убедитесь, что политика охватывает электронную почту, социальные сети, внутренние каналы связи и т. д.

Третье, Определите, как законы о конфиденциальности, привилегия адвоката и клиента или другие привилегии будут применяться к документам и данным, касающимся сотрудников, результатам работы и членам/спонсорам/волонтерам.

Четвёртое,  Тщательно продумайте обязанности сотрудников, добровольцев, членов правления и внешних сторон (включая партнерские организации и коалиционные партнеров) по ведению и документированию хранения и уничтожения документов и записей организации.

Хотя IRS в своих инструкциях 990, по-видимому, подразумевает, что волонтеры должны нести некоторую ответственность за гигиену документов, волонтеры должны нести минимально возможную ответственность.. Рассмотрите возможность использования таких платформ, как Keybase.io или Cryptpad, которые позволяют администраторам безопасно удалять или сохранять документы для всех. Любой, кто является добровольцем (то есть вносит свой вклад своим временем, бесплатноволонтеры дважды подумают, прежде чем продолжать волонтерскую деятельность, если они будут нести ответственность за поддержание документов на своих личных или рабочих компьютерах в течение определенного периода времени, за поиск документов на своих компьютерах и/или за уничтожение определенных документов. Эти обязанности, по возможности, должны лежать на сотрудниках организации.

Включайте только те требования, которые, как известно, могут быть выполнены отдельными лицами/организациями в рамках их возможностей. Если организация не может соблюдать политику, не вводите ее. Худшее, что может сделать организация, частное лицо, коалиция и т.д., — это принять политику, которой она сама не следует, создавая ложное чувство безопасности. (*keybase.io отлично подходит для ‘обеспечения’ уничтожения документов в рамках коалиций и т.д., поскольку удаляет их для всех)

Другие советы:

Убедитесь, что политика включает стандарты целостности документов, в том числе руководства по работе с электронными файлами, резервному копированию, архивированию документов и регулярным проверкам надежности системы.

Для организаций и коалиций назначьте одного конкретного администратора политики (с помощниками, при необходимости), который будет нести ответственность за администрирование и соблюдение политики. Обязанности включают периодический пересмотр политик на предмет их актуальности и соответствия требованиям. Если этот администратор не является исполнительным директором/генеральным директором, то администратор должен отчитываться перед этим лицом (поскольку оно несет конечную ответственность практически за все).

Политика должна содержать конкретные процедуры введения приостановки судебного разбирательства, когда ожидается судебное разбирательство, аудит или государственное расследование. Обычно это активируется письменным уведомлением от виновной стороны. Это область, где ответственность может быть значительной, если надлежащие процедуры не будут введены и не будут соблюдаться.

Для организаций: Политику DRD следует тщательно разъяснить и принять Совету директоров. Сотрудники также должны пройти вводный инструктаж и обучение по своим обязательным обязанностям.

Политики хранения документов распространяются в равной степени на документы, хранящиеся в облаке, на сервере или в картотеке. Если ваша некоммерческая организация использует цифровое хранилище, убедитесь, что у вас есть план резервного копирования!

Хотя политика хранения документов дает сотрудникам «зеленый свет» на уничтожение определенных документов (желательно по графику), при создании политики специально для вашей некоммерческой организации подумайте, существуют ли такие типы документов или конкретные документы, которые ради истории или институциональной памяти должны храниться постоянно.

Законы штатов, касающиеся трудоустройства (такие как законы, регулирующие трудоустройство/расчет заработной платы), различаются от штата к штату и часто имеют последствия для политик хранения документов.

Некоммерческие организации, обслуживающие несовершеннолетних детей, могут быть обязаны хранить документы, касающиеся несовершеннолетних детей, по крайней мере, до достижения ребенком совершеннолетия, плюс время, разрешенное законом штата об исковой давности для совершеннолетнего ребенка, чтобы предъявить иск некоммерческой организации.

Особые соображения для определенных групп:

Требования Сарбейнса — Оксли  Раздел 802 (Уголовная ответственность за подделку документов) Закона Сарбейнса-Оксли («SOX») Раздел 1519 федерального уголовного кодекса предусматривает: Любое лицо, которое умышленно изменяет, уничтожает, искажает, скрывает, затемняет, фальсифицирует или вносит ложную запись в любой документ, запись или материальный объект с намерением воспрепятствовать, помешать или повлиять на расследование или надлежащее осуществление любого вопроса, находящегося в компетенции любого департамента или агентства Соединенных Штатов или в любом деле, возбужденном в соответствии с разделом 11, или в связи с любым таким вопросом или делом либо в целях рассмотрения такого вопроса или дела, налагается штраф, предусмотренный настоящим разделом, лишение свободы на срок до 20 лет или оба эти наказания.

Статья 1102 SOX (Вмешательство в запись или иное препятствование официальному разбирательству) подпункт (c), добавленный к статье 1512 Федерального уголовного кодекса, гласит: (c) Кто бы ни действовал недобросовестно: (1) изменяет, уничтожает, искажает или скрывает запись, документ или иной предмет, или пытается сделать это, с намерением нарушить целостность или пригодность объекта для использования в официальном разбирательстве; или (2) иным образом препятствует, влияет или затрудняет официальное судопроизводство или пытается сделать это, наказывается штрафом в соответствии с настоящим разделом или лишением свободы на срок до 20 лет, или обоими видами наказания.

В дополнение к возможной уголовной ответственности, гражданско-правовая ответственность может возникнуть в результате неправомерного уничтожения доказательств или их сокрытия (spoliation), если против вас уже возбуждено судебное разбирательство (или вы подали иск против других лиц). См. Федеральные правила гражданского судопроизводства США (“FRCP”) 26; 37(e); Зубулаке против UBS Warburg, – 220 F.R.D. 216 (S.D.N.Y. 2003) (“Организация обязуется сохранять (или прекращать уничтожение) документы, когда судебное разбирательство, аудит или государственное расследование может быть разумно предвидено”); Уильям Т. Томпсон Ко. против Джен. Нутришн Корп., 593 F. Supp. 1443, 1455 (C.D. Calif. 1984) (“Хотя сторона, участвующая в судебном разбирательстве, не обязана хранить или сохранять каждый документ, находящийся в ее распоряжении, после подачи жалобы, она обязана сохранять то, что, как ей известно или должно быть разумно известно, имеет отношение к делу, разумно может привести к обнаружению допустимых доказательств, вероятно будет запрошено в ходе раскрытия информации и/или является предметом ожидающего рассмотрения запроса на раскрытие информации”).