تقوم CLDC بتثقيف النشطاء والمنظمات والممولين في مجالات البيئة والعدالة الاجتماعية فيما يتعلق بالمواضيع المتعلقة بالقانون. سنقدم سلسلة من الأدلة التثقيفية ذات الأهمية الخاصة في أوقات تزايد القمع الحكومي والهجمات المؤسسية على المعارضة. هذه السلسلة، “خذ نفسك على محمل الجد” ، ستقدم أفضل الممارسات للأفراد والمنظمات غير الربحية والمجموعات النشطة والممولين ، وذلك لمنع الخسائر التي يمكن أن تنجم عن دعاوى SLAPP ، وقضايا RICO ، والمذكرات القضائية ، ومذكرات التفتيش ، وغيرها من المحاولات لتعطيل عملك لحماية الكوكب وسكانه.

لماذا يجب على الناشطين السياسيين الانخراط في تنظيف الوثائق؟

عندما تكون تحركاتنا قوية وفعالة، غالباً ما يضاعف الخصوم استخدام أموالهم للإساءة إلى النظام القانوني بسحب النشطاء والمنظمات إلى المحاكم - سواء عن طريق توجيه اتهامات جنائية أو رفع دعاوى مدنية. ليس هناك الكثير مما يمكننا فعله لمنعهم من التلاعب بالقانون أو استخدامه كسلاح، ولكن هناك العديد من الأشياء التي يمكننا القيام بها لحصن أنفسنا ومجتمعاتنا للحد من الأضرار التي قد تنجم عن هذه الأنواع من الهجمات.

موضوعنا الأول، ممارسات النظافة الوثائقية، يشمل سياسات وممارسات الاحتفاظ بالوثائق وتدميرها، بالإضافة إلى ممارسات الأمن الرقمي التي تتفاعل معها. يتضمن ذلك أي مستندات ونصوص وصور ورسائل بريد إلكتروني وإدخالات تقويم أو ملفات يجب عليك الاحتفاظ بها لحماية نفسك، وأيها يجب عليك حذفها أو تدميرها (مما يزيل خطر الاستدعاءات، السرقة، القرصنة، إلخ). نرحب بتعليقاتكم واقتراحاتكم للمواضيع المستقبلية التي يجب أن نتناولها.

تذكر: المعرفة قوة. تأخذ الدولة (التي تشمل الشركات ومجموعات الصناعة) نشاطك على محمل الجد وتحاول بجدية تقويض عملك وصد الناس عن هذا العمل الهام. حتى لو كنت ناشطًا متطوعًا أو غير مدفوع الأجر، فقد حان الوقت لأخذ عملك على محمل الجد ولحماية نفسك.

إذا لم يكن “المستند” موجودًا، فلا يوجد خطر من تسليمه للعدو أو سرقته / الاستيلاء عليه.

• هل تحتاج لكتابتها؟ أم سيكون مكالمة هاتفية أو محادثة أفضل؟
• كيف يجب أن تدون ذلك (رقمياً أم ورقياً)
• تدوين الملاحظات - ما هو المحتوى الذي يحتاج إلى تسجيل؟ ما هو السجل الذي يتم إنشاؤه؟
• خذ نفسك على محمل الجد = قلق أقل

الخطوة 1: إنشاء سياسة للاحتفاظ بالمستندات المكتوبة وإتلافها

ينبغي للجميع – الأفراد والمؤسسات (وبعض المهن) والمجموعات والحملات والتحالفات والجهات الممولة – إنشاء سياسة مكتوبة للاحتفاظ بالمستندات وإتلافها، بحيث يكون في أسوأ الأحوال، إذا تم استدعاء مستنداتك أو مصادرتها أو سرقتها، يمكنك تقديم هذه السياسة التي تثبت أن سبب عدم تقديمك لشيء هو أنك كنت تمارس النظافة المستندية وتحذف المستندات كل 30 يومًا (أو أي فترة زمنية تحددها). ستكون للمهن المختلفة وأنواع المستندات فترات زمنية مختلفة قد يُطلب منك الاحتفاظ بها. لذلك، ستختلف سياسات الاحتفاظ بالمستندات وإتلافها (“سياسة DRD”) لضمان احتفاظ المؤسسات/الأفراد بالمستندات التي قد تكون مطلوبة لاحقًا لأغراض تجارية أو تنظيمية. على سبيل المثال، الاحتفاظ بالمستندات الضريبية في حالة التدقيق أو أي تحقيق آخر، وسجلات التوظيف، أو وثائق العقود أو المنح، أو وثائق التقاضي، لكل منها فترات زمنية إلزامية يجب عليك الاحتفاظ بها – يجب تضمين تلك الفترات الزمنية في سياسة DRD الخاصة بك.

سياسة وبرنامج DRD توفر عليك الوقت والمال                                                           

في حال تورطك أنت ومستنداتك في دعوى قضائية أو تحقيق حكومي، فإن قلة عدد المستندات الموجودة تعني عملاً أقل يتعين عليك القيام به لمراجعة وتجميع وإصدار تلك السجلات. في الواقع، لا سيما في ضوء التطورات في الكشف الإلكتروني (أو الإلكتروني)، فإن الصيانة السليمة والتدمير في الوقت المناسب للمستندات الإلكترونية (وكذلك الورقية) يمكن أن يوفر الكثير من المال للمؤسسة التي ترغم على البحث في سجلات مرهقة وضخمة في مواجهة طلبات الكشف.

ينص نموذج مصلحة الضرائب 990 على: “تحدد سياسة الاحتفاظ بالسجلات والتخلص منها مسؤوليات الاحتفاظ بالسجلات للموظفين والمتطوعين وأعضاء مجلس الإدارة والأطراف الخارجية فيما يتعلق بصيانة وتوثيق تخزين وتدمير مستندات وسجلات المنظمة.”

الخطوة 2: اعتبارات وإجراءات تنفيذ سياسة DRD

أولاً،, تتم مناقشة الطرق التي يتم بها إنشاء المستندات وأين يتم حفظها أو وجودها.

تشمل المستندات النسخ المادية والمعلومات المخزنة إلكترونياً (ESI). استناداً إلى القضايا الأخيرة المتعلقة بالدعاوى الاستراتيجية ضد المشاركة العامة (SLAPP) وغيرها من القضايا القانونية التي دافعت عنها CLDC، إليك قائمة بأشكال المعلومات المخزنة إلكترونياً من أمر استدعاء:

1. رسائل البريد الإلكتروني والاتصالات الإلكترونية الأخرى
2. رسائل تويتر/X؛ انستجرام، فيسبوك، حسابات الوهم، واتساب، تيليجرام سيجنال، واير؛ أو أي منصات/خدمات وسائط اجتماعية أخرى، بما في ذلك جميع الرسائل المباشرة على أي منصة؛ وجميع أشكال الاتصال الأخرى
3. قاعدة بيانات
4. صور، بما في ذلك ملفات PDF، صور فوتوغرافية، مقاطع فيديو، رسوم بيانية
5. الملفات المخزنة إلكترونياً (مثل الملفات التي تم إنشاؤها في Microsoft Word، Pages، Google Docs، PowerPoint، Excel، Dropbox، Open Office، إلخ)
6. التقويمات الحاسوبية
7. البيانات الوصفية، البيانات القديمة، وقواعد البيانات
8. شيكات ملغاة، إيصالات Venmo، Zelle، PayPal، CashApp، Patreon، مدفوعات ACH، حوالات بنكية، MoneyGram Western Union، وإيصالات من أي وسيلة أخرى لإرسال أو استلام أو تحويل الأموال.
9. مذكرات
10. مراسلات
11. جداول البيانات
12. صور ومقاطع فيديو
13. أسطح
14. العقود (بما في ذلك التعديلات)
15. مسودات عقود
16. تقارير
17. ملاحظات (بما في ذلك الملاحظات المكتوبة بخط اليد)
18. مسودات (لكل ما سبق)
19. سجلات
20. نصوص
21. نماذج المبيعات
22. إيصالات
23. فواتير
24. دفاتر المواعيد
25. شرائط صوتية ومرئية
26. رسائل صوتية
27. يوميات ومجلات

قد يُطلب منك الاحتفاظ بهذه المعلومات أو إنتاجها بغض النظر عن مكان تخزينها، بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر:

1. محطات العمل
2. أجهزة كمبيوتر محمولة
3. حبوب
4. أجهزة محمولة (أقراص خارجية، أقراص فلاش)
5. هواتف محمولة
6. شبكة الشركة
7. خدمات سحابية
8. خدمات مشفرة
9. تسجيلات مؤتمرات الفيديو عبر Zoom و/أو Microsoft Teams.

ثانياً،, هل يتم حفظها أو الاحتفاظ بها بشكل منفصل بحيث يمكن، عند حلول موعد إتلاف (أو الاحتفاظ بـ) تلك الوثائق، فصلها بسهولة عن غيرها من أجل التخلص منها؟ تستخدم العديد من المجموعات التي نعمل معها نظام الترميز اللوني التقليدي: اللون الأحمر للسجلات شديدة الحساسية، والأخضر للوثائق ذات الطبيعة غير الحساسة إلى حد كبير.  يمكن تضمين أنواع السجلات التي تندرج تحت كل لون في السياسة أو الإجراءات حتى يضمن جميع الأعضاء الامتثال لها. تأكد من أن السياسة تشمل البريد الإلكتروني، ووسائل التواصل الاجتماعي، وقنوات الاتصال الداخلية، وما إلى ذلك.

ثالثاً،, تحديد كيفية تطبيق قوانين الخصوصية، أو امتياز المحامي والموكل، أو الامتيازات الأخرى على الوثائق والبيانات المتعلقة بالموظفين، أو مخرجات العمل، أو الأعضاء/ المتبرعين/ المتطوعين.

رابعاً،,  فكر مليًا في مسؤوليات حفظ السجلات للموظفين والمتطوعين وأعضاء مجلس الإدارة والأطراف الخارجية (بما في ذلك المنظمات الشريكة والتحالفات) فيما يتعلق بصيانة وتوثيق تخزين وتدمير مستندات وسجلات المنظمة.

على الرغم من أن مصلحة الضرائب (IRS) في تعليماتها للنموذج 990 توحي بأن المتطوعين يجب أن يتحملوا بعض المسؤولية فيما يتعلق بنظافة المستندات، إلا أنه ينبغي أن تقع على المتطوعين أقل قدر ممكن من المسؤولية.. ضع في اعتبارك استخدام منصات مثل Keybase.io أو Cryptpad التي تسمح للمسؤولين بشكل آمن بتدمير أو الاحتفاظ بالمستندات للجميع. أي شخص متطوع (مما يعني أنه يساهم بوقته،, مجانيسيفكر المتطوعون مرتين في الاستمرار في التطوع إذا كانوا مسؤولين عن الاحتفاظ بالمستندات على أجهزة الكمبيوتر الشخصية أو التجارية الخاصة بهم لفترة زمنية محددة، أو عن البحث عن المستندات على أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم، و/أو عن إتلاف مستندات معينة. يجب أن تقع هذه المسؤوليات بدلاً من ذلك على عاتق موظفي المنظمة إن أمكن.

ضمّن فقط المتطلبات التي تعرف المنظمات/الأفراد أنه يمكن تلبيتها ضمن قدراتهم إذا لم تستطع المنظمة اتباع السياسة، فلا تطبقها. أسوأ ما يمكن أن تقوم به منظمة أو فرد أو ائتلاف، وما إلى ذلك، هو اعتماد سياسات لا تتبعها، مما يعطي شعوراً زائفاً بالأمان. (موقع keybase.io رائع لـ ‘فرض’ تدمير المستندات عبر الائتلافات، إلخ لأنه يحذفها للجميع)

نصائح أخرى:

تأكد من أن السياسة تتضمن معايير لسلامة المستندات، بما في ذلك إرشادات للتعامل مع الملفات الإلكترونية، وإجراءات النسخ الاحتياطي، وأرشفة المستندات، وفحص دوري لموثوقية النظام.

بالنسبة للمنظمات والتحالفات، يتم تعيين مسؤول سياسة واحد محدد (مع مساعدين، إذا لزم الأمر) ليكون مسؤولاً عن إدارة السياسة والامتثال لها. تشمل المسؤوليات المراجعة الدورية للسياسات للتأكد من ملاءمتها الحالية والامتثال لها. إذا لم يكن هذا المسؤول هو المدير التنفيذي/الرئيس التنفيذي، فيجب أن يقدم المسؤول تقاريره إلى هذا الشخص (لأنه المسؤول في النهاية عن كل شيء تقريبًا).

يجب أن تتضمن السياسة إجراءات محددة لبدء إجراء احتجاز قضائي عند توقع التقاضي أو التدقيق أو التحقيق الحكومي بشكل معقول. عادةً ما يتم تفعيل هذا عن طريق إشعار كتابي من الطرف المذنب. هذا مجال يمكن أن تكون فيه المسؤولية كبيرة إذا لم يتم وضع الإجراءات المناسبة واتباعها.

للمؤسسات: يجب شرح سياسة DRD بعناية واعتمادها من قبل مجلس الإدارة. كما يجب تأهيل الموظفين وتدريبهم على واجباتهم الإلزامية.

تنطبق سياسات الاحتفاظ بالمستندات بشكل متساوٍ على المستندات المحفوظة في السحابة، أو على خادم، أو في خزانة ملفات. إذا كانت منظمتك غير الربحية تستخدم التخزين الرقمي، فتأكد من أن لديك خطة احتياطية!

في حين أن وجود سياسة للاحتفاظ بالوثائق يمنح الموظفين الضوء الأخضر للتخلص من وثائق معينة (وفقًا لجدول زمني، ويفضل أن يكون ذلك)، وبينما تقوم بإنشاء سياسة مخصصة لمؤسستك غير الربحية، فكر فيما إذا كانت هناك أنواع معينة من الوثائق أو وثائق محددة يجب الاحتفاظ بها بشكل دائم من أجل التاريخ أو الذاكرة المؤسسية.

تختلف قوانين الولاية المتعلقة بالتوظيف (مثل تلك التي تحكم التوظيف/كشوف المرتبات) من ولاية إلى أخرى وغالبًا ما يكون لها آثار على سياسات الاحتفاظ بالسجلات.

قد تحتاج المنظمات غير الربحية التي تخدم الأطفال القصر إلى الاحتفاظ بالسجلات المتعلقة بالأطفال القصر على الأقل حتى يصل الطفل إلى سن الرشد، بالإضافة إلى الوقت الذي تسمح به قوانين التقادم المعمول بها في الولاية لاتخاذ إجراءات من قبل الطفل البالغ حاليًا ضد المنظمة غير الربحية.

اعتبارات محددة لفئات معينة:

متطلبات ساربينز-أوكسلي  المادة 802 (العقوبات الجنائية لتغيير الوثائق) من قانون ساربنز أوكسلي (―SOX‖) المادة 1519 من القانون الجنائي الفيدرالي، تنص على: كل من يعلم أنه قام بتغيير، أو إتلاف، أو تشويه، أو إخفاء، أو تغطية، أو تزوير، أو وضع إدخال كاذب في أي سجل، أو وثيقة، أو شيء مادي بهدف إعاقة أو عرقلة أو التأثير على التحقيق أو الإدارة السليمة لأي مسألة تقع ضمن اختصاص أي إدارة أو وكالة من وكالات الولايات المتحدة أو أي قضية مرفوعة بموجب العنوان 11، أو فيما يتعلق بأي مسألة أو قضية من هذا القبيل أو تصور لها، سيتم تغريمه بموجب هذا العنوان، أو سجن لمدة لا تزيد عن 20 عامًا، أو كليهما.

ينص القسم 1102 من قانون ساربينز-أوكسلي (SOX) (التلاعب بسجل أو تعطيل إجراء رسمي بخلاف ذلك) ضمن القسم الفرعي (ج) المضاف إلى القسم 1512 من القانون الجنائي الفيدرالي، على ما يلي: (ج) كل من قام بطريقة فاسدة بما يلي: (1) تغيير أو إتلاف أو تشويه أو إخفاء سجل أو مستند أو أي شيء آخر، أو حاول القيام بذلك،, بقصد المساس بسلامة الشيء أو فعاليته للاستخدام في إجراء رسمي; أو (2) يعرقل أو يؤثر أو يعيق أي إجراء رسمي، أو يحاول القيام بذلك، يعاقب بغرامة بموجب هذا العنوان أو بالسجن لمدة لا تزيد عن 20 عامًا، أو كليهما.

بالإضافة إلى المسؤولية الجنائية المحتملة، قد تنشأ المسؤولية المدنية عن التدمير غير المشروع للأدلة، أو “التخريب” إذا تم رفع دعوى قضائية ضدك بالفعل (أو رفعت دعوى ضد آخرين). انظر القواعد الفيدرالية للإجراءات المدنية ("FRCP") 26؛ 37 (هـ)؛; زوبولاك ضد يو بي إس واربورغ, ، 220 ف.ر.د. 216 (إس.دي.إن.واي. 2003) (“يصبح المنظمة خاضعة لواجب الحفاظ على (أو وقف تدمير) السجلات بمجرد توقع التقاضي أو التدقيق أو التحقيق الحكومي بشكل معقول.; ويليام تي. طومسون وشركاه ضد جنرال نيوتريشن كورب., ، 593 ف. سوب. 1443 ، 1455 (سي. دي. كاليفورنيا ، 1984) (“بينما لا يقع على عاتق المتقاضي واجب الاحتفاظ بكل وثيقة في حوزته أو الاحتفاظ بها بمجرد تقديم الشكوى ، فإنه يقع على عاتقه واجب الحفاظ على ما يعرفه ، أو ينبغي أن يعرف بشكل معقول ، أنه ذي صلة بالإجراء ، ويتم حسابه بشكل معقول لقيادة اكتشاف الأدلة المقبولة ، ومن المحتمل بشكل معقول أن يتم طلبه أثناء الاكتشاف و / أو هو موضوع طلب اكتشاف معلق.”)