CLDC istruisce attivisti, organizzazioni e finanziatori ecologisti e di giustizia sociale riguardo a tematiche legali. Presenteremo una serie di guide informative particolarmente importanti in periodi di accresciuta repressione statale e attacchi aziendali al dissenso. Questa serie, “Prenditi sul serio”, fornirà le migliori pratiche per individui, organizzazioni no-profit, gruppi di attivisti e finanziatori, al fine di prevenire perdite che potrebbero essere causate da cause SLAPP, processi RICO, mandati di comparizione, mandati di perquisizione e altri tentativi di deragliare il vostro lavoro per proteggere il pianeta e i suoi abitanti.

Perché gli attivisti politici dovrebbero praticare l'igiene documentale?

Quando i nostri movimenti sono forti ed efficaci, gli avversari spesso raddoppiano i loro sforzi nell'usare denaro per abusare del sistema legale trascinando attivisti e organizzazioni in tribunale, sia intentando accuse penali che cause civili. Non c'è molto che possiamo fare per impedir loro di manipolare o militarizzare la legge, ma ci sono molte cose che possiamo fare per armarci e armare le nostre comunità al fine di ridurre i danni che possono derivare da questi tipi di attacchi.

Il nostro primo argomento, le pratiche di igiene documentale, comprende sia le politiche e le pratiche di conservazione e distruzione dei documenti, sia le pratiche di sicurezza digitale che si intersecano. Questo include quali documenti, testi, foto, e-mail, voci di calendario o file è opportuno conservare per proteggersi, e quali invece eliminare o distruggere (riducendo così la minaccia di citazioni in giudizio, furti, hackeraggi, ecc.). Accogliamo con favore il tuo feedback e i tuoi suggerimenti per futuri argomenti da trattare.

Ricorda: la conoscenza è potere. Lo Stato (che include corporazioni e gruppi industriali) prende sul serio il tuo attivismo e sta seriamente tentando di minare il tuo lavoro e allontanare le persone da quest'importante attività. Anche se sei un attivista volontario o non retribuito, è ora che tu prenda sul serio il tuo lavoro e ti protegga.

SE IL “DOCUMENTO” NON ESISTE, NON C’È IL PERICOLO CHE VENGA CONSEGNATO AL NEMICO O RUBATO/SEQUESTRATO

• Devi scriverlo? O sarebbe meglio una telefonata o una conversazione?
• Come dovresti scriverlo (digitale o cartaceo)
• Appunti: quali contenuti devono essere registrati? Quale registro viene creato?
• Prenditi sul serio = meno preoccupazioni

Passaggio 1: Creare una politica di conservazione e distruzione dei documenti scritti

Tutti — Individui, Organizzazioni (e alcune professioni), collettivi, campagne, coalizioni e finanziatori dovrebbero creare una politica scritta di conservazione e distruzione dei documenti in modo che, nello scenario peggiore dei casi, se i vostri documenti vengono citati in giudizio, sequestrati o rubati, possiate presentare questa politica che stabilisce che la ragione per cui non avete nulla da consegnare è perché vi siete impegnati nell'igiene documentale e avete eliminato i documenti ogni 30 giorni (o qualunque sia il periodo di tempo scelto). Diverse professioni e tipologie di documenti avranno periodi di tempo diversi per cui potreste essere obbligati a conservarli. Pertanto, le politiche di conservazione e distruzione dei documenti (“Politica DRD”) varieranno al fine di garantire che le organizzazioni/gli individui conservino i documenti che potrebbero essere successivamente richiesti per scopi commerciali o normativi. Ad esempio, la conservazione dei documenti fiscali in caso di audit o altre indagini, i registri di lavoro, i documenti contrattuali o di sovvenzione, o i documenti di contenzioso hanno ciascuno periodi di tempo obbligatori che dovete mantenere — tali periodi di tempo dovrebbero essere inclusi nella vostra DRD.

Una politica e un programma DRD ti fanno risparmiare tempo e denaro                                                           

Nel caso in cui voi e i vostri documenti veniate coinvolti in un contenzioso o in un’indagine delle autorità, minore è il numero di documenti esistenti, minore sarà il lavoro che dovrete svolgere per esaminare, raccogliere e produrre tali documenti. Infatti, soprattutto alla luce degli sviluppi nel campo dell’e-discovery, la corretta gestione e la tempestiva distruzione dei documenti elettronici (così come di quelli cartacei) potrebbero far risparmiare una notevole quantità di denaro a un’organizzazione costretta a setacciare archivi ingombranti e voluminosi a seguito di richieste di discovery.

Il modulo 990 dell’IRS recita: “Una politica di conservazione e distruzione dei documenti definisce le responsabilità in materia di conservazione dei documenti a carico del personale, dei volontari, dei membri del consiglio di amministrazione e dei soggetti esterni, al fine di garantire la gestione e la documentazione della conservazione e della distruzione dei documenti e degli atti dell’organizzazione”.”

Passo 2: Considerazioni e Procedure per l'Implementazione di una Politica DRD

Prima, I documenti possono essere creati in diversi modi, a seconda del loro scopo e del supporto su cui vengono realizzati. I metodi più comuni includono: **Creazione Digitale:** * **Software di elaborazione testi:** Programmi come Microsoft Word, Google Docs, LibreOffice Writer permettono di creare documenti di testo formattati, ideali per lettere, relazioni, tesi, libri, ecc. * **Fogli di calcolo:** Software come Microsoft Excel, Google Sheets, LibreOffice Calc sono utilizzati per creare documenti che contengono dati organizzati in tabelle, grafici e formule, adatti per budget, analisi finanziarie, liste, ecc. * **Software di presentazione:** Programmi come Microsoft PowerPoint, Google Slides, LibreOffice Impress consentono di creare documenti in formato di slide per presentazioni, con testo, immagini e altri elementi multimediali. * **Software di progettazione grafica e desktop publishing:** Strumenti come Adobe Photoshop, Illustrator, InDesign, GIMP, Scribus sono usati per creare documenti visivamente più complessi, come brochure, volantini, manifesti, riviste, libri con layout elaborati. * **Software di disegno tecnico e CAD:** Programmi come AutoCAD, SketchUp sono specifici per la creazione di disegni tecnici, progetti architettonici e ingegneristici. * **Editor di codice:** Sviluppatori e programmatori usano editor come VS Code, Sublime Text, Notepad++ per creare file di codice sorgente, script e altri file di programmazione. * **Applicazioni web e mobili:** Molti servizi online e app consentono la creazione di documenti direttamente nel browser o sullo smartphone, spesso sincronizzati con archiviazione cloud. * **Strumenti di scansione e OCR:** Scanner di documenti o app per smartphone possono digitalizzare documenti cartacei, e software OCR (Optical Character Recognition) possono convertirli in testo modificabile. **Creazione Cartacea:** * **Scrittura a mano:** Utilizzo di penne, matite o altri strumenti su carta, per appunti, lettere, diari, ecc. * **Macchine da scrivere:** Dispositivi meccanici o elettrici che imprimono lettere su carta. * **Stampa da supporti digitali:** Documenti creati digitalmente possono essere stampati su carta utilizzando stampanti. **Dove i Documenti Sono Salvati o Esistono:** La loro ubicazione dipende da come sono stati creati e dal tipo di supporto. **Documenti Digitali:** * **Archiviazione locale:** * **Disco rigido (HDD/SSD) del computer:** La maggior parte dei documenti creati sul proprio computer viene salvata direttamente sui suoi dischi di archiviazione. * **Dispositivi di archiviazione esterni:** Chiavette USB, hard disk esterni, schede SD vengono utilizzate per salvare o trasferire documenti. * **Server locali:** In ambienti aziendali, i documenti possono essere salvati su server interni all'organizzazione. * **Archiviazione nel cloud:** * **Servizi di cloud storage:** Google Drive, Dropbox, OneDrive, iCloud offrono spazi di archiviazione online dove i documenti possono essere salvati, accessibili da qualsiasi dispositivo connesso a Internet. Questi servizi spesso offrono anche funzionalità di sincronizzazione tra dispositivi. * **Piattaforme di collaborazione:** Strumenti come Google Workspace o Microsoft 365 integrano la creazione e l'archiviazione di documenti nelle loro piattaforme cloud. * **Database:** Informazioni strutturate o semistrutturate, come record di clienti, transazioni, dati di inventario, sono spesso memorizzate in database relazionali o NoSQL. * **Sistemi di gestione documentale (DMS):** Software specializzati progettati per archiviare, organizzare, indicizzare e recuperare documenti in modo efficiente, spesso utilizzati in contesti aziendali per gestire flussi di lavoro e versioni dei documenti. **Documenti Cartacei:** * **Archivi fisici:** Documenti stampati o scritti a mano vengono spesso conservati in raccoglitori, archivi, scaffali, armadi in uffici, case, biblioteche, archivi storici o governativi. * **Cassette di sicurezza:** Documenti importanti o sensibili possono essere conservati in cassette di sicurezza per una maggiore protezione. * **Archivi personali:** Cartelle e scatole in casa per organizzare corrispondenza, ricevute, documenti legali, ecc. La tendenza moderna è verso la digitalizzazione, con un crescente spostamento dall'archiviazione cartacea a quella digitale, spesso integrata con soluzioni cloud per facilitare l'accesso, la condivisione e la collaborazione.

I documenti includono sia copie fisiche che informazioni memorizzate elettronicamente (ESI). Sulla base di recenti casi SLAPP e altre cause legali intentate da CLDC, ecco un elenco delle forme di ESI da un mandato di comparizione:

1. Email e altre comunicazioni elettroniche
2. Messaggi su Twitter/X; Instagram, Facebook, account fittizi, WhatsApp, Telegram, Signal, Wire; o messaggi su qualsiasi altra piattaforma o servizio di social media, compresi tutti i messaggi diretti su qualsiasi piattaforma; e tutte le altre forme di comunicazione
3. Database
4. Immagini, inclusi PDF, foto, video, grafiche
5. File archiviati in formato elettronico (ad esempio, file creati con Microsoft Word, Pages, Google Docs, PowerPoint, Excel, Dropbox, OpenOffice, ecc.)
6. Calendari computerizzati
7. Metadati, dati storici e banche dati
8. Assegni incassati, ricevute relative a Venmo, Zelle, PayPal, CashApp, Patreon, pagamenti ACH, bonifici bancari, Western Union e MoneyGram, nonché ricevute relative a qualsiasi altro metodo di invio, ricezione o trasferimento di denaro.
9. Promemoria
10. Corrispondenza
11. Fogli di calcolo
12. Fotografie e video
13. Mazzi
14. Contratti (incluse modifiche)
15. Bozze di contratto
16. Rapporti
17. Appunti (inclusi appunti scritti a mano)
18. Bozze (di tutto quanto sopra)
19. Registri
20. Testi
21. Moduli di vendita
22. Ricevute
23. Fatture
24. Agende
25. Nastri audio e video
26. Messaggi vocali
27. Diari e agende

Potrebbe esserti richiesto di conservare o fornire tali informazioni indipendentemente dal luogo in cui sono archiviate, inclusi, a titolo esemplificativo ma non esaustivo:

1. Workstation
2. Portatili
3. Tavolette
4. Dispositivi portatili (unità esterne, unità USB)
5. Cellulari
6. Rete aziendale
7. Servizi basati su cloud
8. Servizi crittografati
9. Registrazioni di videoconferenze Zoom e/o Microsoft Teams.

Secondo, sono conservati o mantenuti in modo segregato in modo che, al momento della distruzione (o conservazione) di tali documenti, possano essere facilmente separati dagli altri per lo smaltimento? Molti gruppi con cui lavoriamo utilizzano un tradizionale sistema di codifica a colori: rosso per i documenti molto sensibili, verde per i documenti di natura significativamente non sensibile. Quali tipi di registri rientrano in ciascun colore può essere incluso nella politica o nelle procedure in modo che tutti i membri garantiscano la conformità. Assicurati che la politica includa e-mail, social media, canali di comunicazione interni, ecc.

Terzo, Determinare come le leggi sulla privacy, il privilegio avvocato-cliente o altri privilegi si applicheranno ai documenti e ai dati relativi a e nei confronti di dipendenti, lavoro prodotto e membri/donatori/volontari.

Quarto,  Pensare attentamente alle responsabilità di conservazione dei registri di personale, volontari, membri del consiglio e soggetti esterni (comprese organizzazioni partner e partner di coalizione) per la manutenzione e la documentazione della conservazione e distruzione dei documenti e dei registri dell'organizzazione.

Sebbene l'IRS nelle sue istruzioni per il modulo 990 sembri implicare che i volontari debbano avere una certa responsabilità per quanto riguarda l'igiene dei documenti, i volontari dovrebbero avere la minor responsabilità possibile.. Considera l'utilizzo di piattaforme come Keybase.io o Cryptpad che consentono agli amministratori di distruggere o conservare documenti in modo sicuro per tutti. Chiunque sia un volontario (cioè che contribuisca con il proprio tempo, gratis) ci pensare due volte prima di continuare a fare volontariato se responsabili della manutenzione di documenti sui propri computer personali o aziendali per un certo periodo di tempo, della ricerca di documenti sui propri computer e/o della distruzione di determinati documenti. Queste responsabilità dovrebbero invece ricadere sullo staff dell'organizzazione, se possibile.

Includere solo i requisiti che individui/organizzazioni sanno di poter soddisfare con le proprie capacità Se l'organizzazione non può seguire la politica, non attuarla. La cosa peggiore che un'organizzazione, un individuo, una coalizione, ecc. possa fare è adottare politiche che non segue, dando un falso senso di sicurezza. (*keybase.io è ottimo per ‘imporre’ la distruzione dei documenti tra coalizioni, ecc. perché elimina per tutti)

Altri consigli:

Assicuratevi che la policy includa standard per l'integrità dei documenti, comprese linee guida per la gestione dei file elettronici, procedure di backup, archiviazione dei documenti e controlli regolari sull'affidabilità del sistema.

Per organizzazioni e coalizioni, prevedere un responsabile specifico della politica (con assistenti, se necessario) che sarà responsabile dell'amministrazione e della conformità della politica. Le responsabilità includono la revisione periodica delle politiche per la pertinenza e la conformità attuali. Se quel responsabile non è l'ED/CEO, allora il responsabile dovrebbe riferire a quella persona (poiché è in ultima analisi responsabile di quasi tutto).

La policy deve contenere procedure specifiche per l'istituzione di un blocco legale laddove sia ragionevolmente prevedibile una causa legale, un audit o un'indagine governativa. Questo di solito viene attivato da un avviso scritto da parte del soggetto responsabile. Questa è un'area in cui la responsabilità potrebbe essere significativa se non vengono attuate e seguite procedure corrette.

Per le organizzazioni: La Politica DRD dovrebbe essere spiegata attentamente e adottata dal Consiglio di Amministrazione. Anche il personale dovrebbe essere formato e addestrato sui propri doveri obbligatori.

Le politiche di conservazione dei documenti si applicano di pari passo ai documenti salvati nel cloud, su un server o in un archivio fisico. Se la tua organizzazione no-profit utilizza l'archiviazione digitale, assicurati di avere un piano di backup!

Sebbene una politica di conservazione dei documenti dia ai dipendenti il via libera a scartare determinati documenti (su base programmata, preferibilmente), mentre si crea una politica specificamente per la propria organizzazione no profit, si consideri se vi siano determinati tipi di documenti o documenti specifici che, ai fini storici o di memoria istituzionale, dovrebbero essere mantenuti permanentemente.

Le leggi statali relative all'occupazione (come quelle che disciplinano l'impiego/il payroll) variano da stato a stato e spesso hanno implicazioni per le politiche di conservazione dei documenti.

Le organizzazioni non profit che servono minori potrebbero dover conservare i registri relativi ai minori almeno fino a quando il bambino non raggiunge la maggiore età, più il tempo consentito dalla legge statale sulla prescrizione affinché il bambino diventato adulto possa intentare una causa contro l'organizzazione non profit.

Considerazioni specifiche per determinati gruppi:

Requisiti Sarbanes-Oxley  La Sezione 802 (Sanzioni Penali per la Manomissione di Documenti) del Sarbanes-Oxley Act (―SOX‖) La Sezione 1519 del codice penale federale, stabilisce: Chiunque alteri, distrugga, mutili, nasconda, copra, falsifichi o apporti una falsa annotazione in qualsiasi registro, documento o oggetto tangibile, volontariamente con l'intento di impedire, ostacolare o influenzare l'indagine o la corretta amministrazione di qualsiasi questione rientrante nella giurisdizione di qualsiasi dipartimento o agenzia degli Stati Uniti o in qualsiasi caso archiviato ai sensi del titolo 11, o in relazione o in previsione di tale questione o caso, sarà multato ai sensi del presente titolo, imprigionato non più di 20 anni, o entrambi.

SOX Sezione 1102 (Alterazione di un documento o altro impedimento di un procedimento ufficiale) sottosezione (c) aggiunta alla Sezione 1512 del codice penale federale, che afferma: (c) Chiunque, in modo fraudolento— (1) alteri, distrugga, mutili o nasconda un registro, un documento o un altro oggetto, o tenti di farlo, con l'intento di comprometterne l'integrità o la disponibilità per l'uso in un procedimento ufficiale; o (2) altrimenti ostacola, influenza o impedisce un procedimento ufficiale, o vi tenta di farlo, sarà multato secondo questo titolo o imprigionato non più di 20 anni, o entrambi.

Oltre alla possibile responsabilità penale, può derivare una responsabilità civile dalla distruzione illecita di prove, o “spoliazione” se è già stata intentata un'azione legale contro di te (o tu ne hai iniziata una contro altri). Vedi Federal Rules of Civil Procedure ("FRCP") 26; 37(e); Zubulake contro UBS Warburg, 220 F.R.D. 216 (S.D.N.Y. 2003) (“Un'organizzazione diventa soggetta all'obbligo di conservare (o cessare la distruzione di) registri una volta che contenzioso, audit o indagine governativa sono ragionevolmente prevedibili.”); William T. Thompson Co. contro Gen. Nutrition Corp., 593 F. Supp. 1443, 1455 (C.D. Calif. 1984) (“Sebbene un contendente non abbia alcun obbligo di conservare o mantenere ogni documento in suo possesso una volta presentata una denuncia, ha l'obbligo di preservare ciò che sa, o dovrebbe ragionevolmente sapere, è pertinente all'azione, è ragionevolmente calcolato per portare alla scoperta di prove ammissibili, è ragionevolmente probabile che venga richiesto durante l'accertamento probatorio e/o è oggetto di una richiesta di accertamento probatorio pendente.”)